Punkty do dyskusji są jak ściągawka dla każdego, kto komunikuje się w imieniu firmy, organizacji, polityka, a nawet siebie. Zapewniają szybki i łatwy sposób pozostawania na właściwej drodze, bez odchodzenia od tematu i upewnienia się, że komunikacja jest spójna w całej reprezentowanej grupie.
Często są wykorzystywane jako materiał źródłowy do listów, komunikatów prasowych, przemówień, debat i innych. Punkty do dyskusji są komunikacją wewnętrzną i nie są udostępniane docelowym odbiorcom.
Co uwzględnić
Pod pewnymi względami punkty mówiące są podobne do konturu, ale nie są tak gęste. Urzędnicy ds. komunikacji, którzy używają ich do przemówień, debat lub wywiadów na żywo, muszą mieć możliwość szybkiego odniesienia się do nich. Punkty do omówienia, które mają kierować komunikacją pisemną, taką jak komunikaty prasowe, mogą być nieco bardziej szczegółowe.
Najszersze punkty zazwyczaj będą tematami, które należy rozwiązać. Na przykład osoba udzielająca wywiadu w telewizji może chcieć mieć pewność, że poruszy dwa lub trzy tematy o szczególnym znaczeniu dla organizacji, którą reprezentuje. Punkty do dyskusji służą jako przypomnienie, aby w jak największym stopniu kierować rozmowę na te tematy. Natomiast osoba wypowiadająca się w imieniu organizacji powinna umieć wypowiadać się na wymienione tematy inteligentnie i dogłębnie, tematy do dyskusji mogą również zawierać szczegóły lub statystyki, które nie są takie łatwo zapamiętywane.
Dla każdego, kto jest przed kamerą lub przemawia do publiczności na żywo, punkty do dyskusji nie powinny być dłuższe niż jedna strona, dzięki czemu można je łatwo i szybko odwoływać. Mogą nawet zmieścić się na czymś nie większym niż karta katalogowa.
Skuteczne punkty do rozmowy
Podczas pisania punktów do przemówienia ważne jest, aby pamiętać o kilku kluczowych szczegółach, które pomogą Ci wykonać najlepszą możliwą pracę, przygotowując siebie lub innych do przekazania Twojej wiadomości:
- Priorytet: Jedna rzecz, którą przede wszystkim chcesz, aby Twoi odbiorcy wynieśli z Twojego przesłania, musi być Twoim najwyższym priorytetem i najważniejszą rzeczą wymienioną w Twoich punktach do przemówienia. Stamtąd uszereguj według priorytetów to, do czego chcesz się odnieść, ale zrozum, że jakość Twojej wiadomości jest zazwyczaj ważniejsza niż liczba punktów, którymi chcesz się zająć. Więc możesz nie dotrzeć do wszystkiego, co zanotowałeś w swoich punktach rozmów, ale jeśli odniosłeś się do szczytu priorytetów, a także dotknął dwóch lub trzech innych priorytetów, które można rozważyć udany. A twoi odbiorcy są bardziej skłonni do zapamiętania jednego lub dwóch dokładnie omówionych punktów niż tuzina przemilczanych tematów.
- Przygotowywać: Punkty rozmowy są przydatne tylko wtedy, gdy osoby, które ich używają, znają już szczegóły wiadomości, którą należy przekazać. Zanim przejdziesz do etapu pisania punktów do przemówienia, upewnij się, że ty i inni, którzy będą przekazywać wiadomość, jesteście dokładnie wykształceni w zakresie szczegółów. Punkty do dyskusji służą jako przypomnienie i podkreślenie pewnych szczegółów, które mogą wymagać wyrecytowania. Nikt nie powinien polegać na gadaninie, jeśli chodzi o obszerność i głębię.
- Nabyć w drodze pierwokupu: Zwłaszcza w wywiadach lub debatach, kiedy osoby przemawiające będą pytane o ich przesłanie, ważne jest, aby przewidzieć, jakie będą te pytania. Na przykład przedstawia statystyki lub inne dane i oczekujesz, że ty lub mówca, do którego się przygotowujesz, zostaniesz zapytany ważność twojego źródła, bądź przygotowany do obrony swojego źródła i umieść kilka słów w punktach do omówienia, aby służyć jako przypomnienie.
- Skoncentruj się na faktach: Profesjonalni komunikatorzy powinni wiedzieć, jak angażować się bez gadania, ale aby wiadomość była niezapomniana i skuteczna, potrzebuje treści — a to oznacza fakty. Dowiedz się, jakimi faktami chcesz podzielić się z odbiorcami, i przygotuj się na wyjaśnienie odbiorcom, w jaki sposób te fakty na nich wpływają. Twoje punkty do dyskusji mają przypominać Ci o faktach, którymi musisz się podzielić.
- Bądź bezpośredni: Nawet jeśli twoja wiadomość jest negatywna, przejdź od razu do sedna i bądź właścicielem tego, co mówisz. Jeśli dzielisz się złą wiadomością, twoje punkty do rozmowy powinny również zawierać przypomnienia o tym, jak reagujesz na negatywną sytuację i pracujesz nad jej poprawą. Jeśli szczerze mówisz o złych wiadomościach i dzielisz się planem radzenia sobie z nimi, twoi odbiorcy są bardziej skłonni postrzegać cię jako osobę rozwiązującą problemy. Jeśli owijasz w bawełnę lub próbujesz osłodzić sytuację, twoi odbiorcy są bardziej skłonni postrzegać cię jako niegodnego zaufania.
Czego unikać
Tak jak są rzeczy, o których należy mówić, są też rzeczy, których należy unikać:
- Długość: Ty nie jesteś napisanie przemówienia. Jeśli musisz polegać na swoich punktach mówienia, aby pomóc w formułowaniu zdań i akapitów, nie jesteś jeszcze wystarczająco przygotowany, aby nawet pisać punkty mówienia. Osoby korzystające z punktów do omówienia muszą po prostu być w stanie szybko rzucić okiem na arkusz lub kartę, aby przypomnieć sobie tematy do poruszenia lub szczegółowe fakty do przytoczenia.
- Pełne zdania: Każdy punkt nie może być niczym więcej niż słowem lub krótką frazą — wystarczy, aby wzbudzić pamięć mówcy. Jeśli jest to liczba lub inna część danych, należy dołączyć nie więcej niż rzeczywistą liczbę i jedno- lub dwuwyrazową etykietę dla tych danych.
- Nadmierne pogrubienie, podkreślenie, użycie kursywy itp.: Dla kogoś, kto tylko szybko zerka na stronę, te próby wyróżnienia informacji są niczym innym jak szumem i często rozpraszają uwagę. Jeśli dobrze ustalasz priorytety i zachowujesz zwięzłość i prostotę, nie powinno być potrzeby dodawania wielu dodatkowych elementów.
