Często mylony z sekretarką lub asystent administracyjny, kierownicy biur w wielu firmach działają na wysokim poziomie, wykonując jedno z najtrudniejszych zadań w firmie. Kierownicy biur zazwyczaj przewodzą i ściśle współpracują z innymi szefami działów w celu stworzenia zdrowego środowiska pracy.
Ci, którzy chcą zatrudnić kierownika biura, będą selektywni. Jeśli pragniesz tego rodzaju pracy, możesz zwiększyć swoje szanse na zatrudnienie, wiedząc, które ze swoich umiejętności i doświadczeń należy podkreślić podczas procesu aplikacji i rozmowy kwalifikacyjnej.
Jakie umiejętności są potrzebne, aby zostać kierownikiem biura?
Kierownicy biur biorą odpowiedzialność za zapewnienie sprawnego funkcjonowania całego biura lub zespołu biur. Może to obejmować obowiązki takie jak zarządzanie i nadzorowanie jednego lub kilku asystentów administracyjnych.
Menedżerowie biur zwykle nie potrzebują specjalistycznego wykształcenia, ale potrzebują dużego doświadczenia i dobrze rozwiniętych umiejętności zarówno na stanowiskach administracyjnych, jak i kierowniczych.
Nie wszystkie stanowiska kierownika biura wymagają dokładnie tego samego zestawu umiejętności. Wiele zależy od tego, ilu asystentów biurowych musisz nadzorować, ile osób korzysta z biura, którym będziesz zarządzać oraz jakiego rodzaju oprogramowania i innych systemów używa Twój pracodawca.
Rodzaje umiejętności kierownika biura
Administracyjny
Jako kierownik biura będziesz odpowiedzialny za wykonanie kilku zadań administracyjnych. Obejmują one zatrudnianie i zwalnianie pracowników, przeprowadzanie ocen wydajności, szkolenie nowych pracowników i nadzorowanie innych.
Zatwierdzanie formalnych wniosków, prowadzenie ogólnych operacji biznesowych oraz prowadzenie dokumentacji i akt osobowych również może należeć do Twojej jurysdykcji.
- Wielozadaniowość
- Zarządzanie informacją
- Przetwarzanie poczty
- Planowanie
- Rozwiązanie konfliktu
- Delegacja
- Podejmowanie decyzji
Analityczny
Częścią Twojej roli będzie znalezienie sposobów na lepsze wykonywanie swojej pracy. Jeśli potrafisz zidentyfikować nieefektywność w sposobie funkcjonowania biura i zapewnić rozwiązania, być może będziesz w stanie zaoszczędzić pracodawcy dużo pieniędzy i oszczędzić kolegom wielu irytacji.
W odniesieniu do wszystkich procesów, praktyk i procedur doskonały kierownik biura będzie nieustannie zadawał sobie pytanie: „Czy to ma sens? Czy to najlepsze, co możemy zrobić? Zaleca się zamieszczenie w CV listy umiejętności analitycznych.
- Kreatywność
- Optymalizacja
- Rozwiązywanie problemów
- Krytyczne myślenie
- Zarządzanie procesem
- Rozumowanie dedukcyjne
- Rozumowanie indukcyjne
Dbałość o szczegóły
Jako kierownik biura, złotówka zatrzymuje się na tobie. Będziesz odpowiedzialny za terminowe zamawianie odpowiednich materiałów biurowych, za prowadzenie dokumentacji dokładnie i w zorganizowany sposób, a także do śledzenia potrzeb i problemów wszystkich innych osób w firmie biuro.
Jeśli dobrze wykonujesz swoją pracę, biuro wydaje się działać samo. Jeśli pomylisz się w niektórych szczegółach, inne osoby mogą nie być w stanie w pełni wykonywać swojej pracy.
- Ewidencjonowanie
- Zorientowany na szczegóły
- Intuicja
- Proaktywność
- Dokładność
- Identyfikacja problemów systemowych
Komunikacja
Podobnie jak asystenci biurowi, często będziesz jedną z pierwszych osób, które zobaczą odwiedzający, a czasami możesz być jedyną, którą zobaczą, jeśli jeden z profesjonalistów pracujących w Twoim biurze jest poza domem. Musisz działać jako skuteczny recepcjonista, jednocześnie wykonując inne swoje obowiązki.
Możesz także być głównym punktem kontaktowym między różnymi osobami korzystającymi z biura i ewentualnie między Twoim biurem a innymi osobami w tej samej organizacji.
Być może będziesz musiał poćwiczyć rozwiązywanie konfliktów i delegować pracę. Wszystko to składa się na dużo komunikacji, zarówno pisemnej, jak i ustnej, z których wszystkie muszą być dokładne, skuteczne, przyjazne i profesjonalne przez cały czas.
- Komunikacja pisemna
- Komunikacja werbalna
- Przyjęcie
- Etykieta telefoniczna
- Przystępny
- Aktywne słuchanie
Komputer
Ważne jest, aby kierownicy biur mieli szeroki zakres umiejętności obsługi komputera. Szczegóły będą zależeć od twojego pracodawcy, ale zwykle obejmują wprowadzanie danych, arkusze kalkulacyjne i ogólne zadania informatyczne.
Zarządzanie biurami może wiązać się z ogromną odpowiedzialnością. Menedżerowie biurowi zazwyczaj pracują na szczycie organizacji, mając ręce w każdym aspekcie firmy. Jeśli przemawia do Ciebie ta centralna rola, kontynuuj przeglądanie listy umiejętności, aby sprawdzić, czy może to być kariera dla Ciebie.
- Pakiet Microsoft Office
- System operacyjny
- Wprowadzanie danych
- Kalendarze cyfrowe
- Zarządzanie pocztą e-mail
- Oprogramowanie KPI
- Rozwiązywanie problemów z oprogramowaniem
- Udostępnianie plików
Finanse
Twoje obowiązki mogą obejmować księgowość, fakturowanie, budżetowanie i księgowość. Możesz być również zobowiązany do obsługi listy płac, drobnej gotówki i Szybkie książki wpisy. Raporty kwartalne i półroczne również mogą należeć do Twoich obowiązków. Przynajmniej jeśli twoje biuro w ogóle zajmuje się pieniędzmi, będziesz ostatecznie odpowiedzialny za upewnienie się, że są one dobrze obsługiwane.
- Księgowość
- Asygnowanie
- Oprogramowanie księgowe
- Sprawozdania finansowe
- Faktury
- Zgodność
- Uczciwość
Przywództwo
Jako przełożony dużej grupy asystentów biurowych musisz zapewnić wszystkim motywację i koordynację. Musisz zadbać o pracę zespołową.
Twoje zadanie będzie polegało na ustaleniu standardów dla pracy wszystkich innych i upewnieniu się, że standardy te są przestrzegane.
Przywództwo często oznacza pomaganie innym ludziom w rozwoju ich karier, a także pomaganie ludziom w samodzielnym rozpoczynaniu pracy i dobrej komunikacji między sobą.
- Koordynacja
- Ustalanie i zarządzanie oczekiwaniami
- Praca w zespole
- Współpraca
- Motywacja
- Przewodnictwo
- Kierownictwo
- Umiejętności interpersonalne
Więcej umiejętności kierownika biura
- Audyt
- Analiza porównawcza
- Integracja
- Dane do faktury
- Publikowanie na komputerze
- Transkrypcja
- Formalność
- Łożysko
- Proces pakowania i wysyłania dokumentów prawnych
- Robienie notatek
- Pamięć
- Czułość problemu
- Zarządzanie czasem
- Ustalanie priorytetów
- Tolerancja na stres
- Rozwiązywanie problemów
- Zarządzanie mediami społecznościowymi
- Korekta
- Weryfikacja
- Redakcja
- Właściwe korzystanie z wyszukiwarek
- Pisanie raportu
- Opracuj i utrzymuj standardowe procedury operacyjne (SOP)
- Terminy
- Wielojęzyczny
- Profesjonalizm
- Obsługa klienta
- Odporność
Jak wyróżnić swoje umiejętności
Dodaj odpowiednie umiejętności do swojego CV: Użyj nazw swoich odpowiednich umiejętności jako słów kluczowych w swoim CV, aby przełożony ds. Rekrutacji mógł wyraźnie zobaczyć, że masz to, czego szuka.
Podkreśl umiejętności w liście motywacyjnym: Upewnij się, że list określa twoje podstawowe kompetencje, wykorzystując niektóre z umiejętności wymienionych powyżej.
Używaj słów umiejętności podczas rozmowy kwalifikacyjnej: Kiedy przygotowujesz się do wywiad, podaj przynajmniej jeden konkretny przykład sytuacji, w której wykorzystujesz swoje najbardziej odpowiednie umiejętności.
