Karta projektu formalnie określa projekt w organizacji. Obejmuje zakres tego, co projekt ma osiągnąć, a także zaangażowanych ludzi, kamienie milowe, budżet i możliwe ryzyko. Wiele organizacji uważa ten dokument za istotną część planowania projektu — chociaż tak nie jest to samo co plan projektu, ponieważ nie zawiera szczegółów poszczególnych zadań w ramach projektu projekt.
Skuteczna karta projektu może wykonać następujące czynności:
- Przedstaw zakres i cele projektu
- Upewnij się, że sponsorzy projektu i wszyscy interesariusze są zgodni w projekcie
- Bądź jasnym, pojedynczym punktem odniesienia dla wszystkich zaangażowanych w projekt
- Pomóż sponsorom projektów uzyskać zgodę interesariuszy, gdy nadal potrzebne jest wpisowe
Karty projektów mogą się różnić w zależności od rodzaju projektu i organizacji, ale podstawowe elementy zazwyczaj obejmują tło projektu, interesariuszy, budżet, ryzyka, kamienie milowe,
tło projektu
Pierwsza sekcja karty projektu zawiera podstawowe informacje, takie jak nazwa projektu, sponsorzy i kierownik projektu oraz data sporządzenia dokumentu.
W tej sekcji zostanie również wyjaśniony cel projektu. Możesz odwołać się do uzasadnienia biznesowego lub umowy, która napędza projekt, lub po prostu wyjaśnić, dlaczego jest to ważne dla organizacji. Powinien dotyczyć powodów rozpoczęcia tego projektu: czy rozwiązuje problem firmy? Czy odpowiada na nowy trend? Czy wspiera ogólny kierunek strategiczny firmy?
Interesariusze
Spowoduje to nakreślenie osób i działów zaangażowanych w projekt. Nie będzie wchodzić w szczegóły każdego zadania w projekcie, ale zamiast tego uzna ogólne role i zaangażowanie. Na przykład możesz wymienić głównych sponsorów projektu, głównych kierowników projektów, członków zespołu, wszelkich zewnętrznych pracowników lub partnerów oraz klientów, jeśli dotyczy. Większe projekty mogą nie zawierać listy wszystkich zaangażowanych osób, ale zamiast tego mogą wskazywać kierownika działu dla określonego aspektu projektu.
Cele
Tutaj odpowiadasz na pytanie: „Skąd będziemy wiedzieć, że skończyliśmy?” Obejmuje to, czego oczekujesz od projektu i skąd będziesz wiedzieć, czy go osiągnąłeś. Na przykład w projekcie mającym na celu uruchomienie systemu rejestracji czasu dla wszystkich działów celem może być: „Wszystkie zespoły będą korzystać z systemu grafików do końca roku”.
Zanotuj również, kto będzie odpowiedzialny za wyrażenie zgody na osiągnięcie tego celu. Pozwala to uniknąć problemów na końcu projektu, gdy nagle nikt nie jest gotowy do podpisania pracy jako ukończonej.
Budżet
W tym momencie możesz nie mieć wszystkich szczegółów dotyczących zadań projektu, więc nie możesz umieścić pełnego i szczegółowego budżet projektu razem. Możesz jednak zanotować wszelkie ograniczenia budżetowe lub ogólne oszacowanie oczekiwanych kosztów.
Ryzyka
Wszystkie projekty obarczone są ryzykiem. Ta część karty projektu stanowi wczesną wersję dziennika ryzyka projektu. Udokumentuj wszelkie ryzyka, o których wiesz w tym momencie, aby zespół zarządzający mógł zobaczyć, co może wpłynąć na dalszy rozwój projektu.
Kamienie milowe
Jeśli znasz kamienie milowe wysokiego poziomu, umieść je w karcie projektu w tej sekcji. Należy przynajmniej podać szacowane daty rozpoczęcia i zakończenia projektu. Powinieneś również podać daty zakończenia pracy lub cokolwiek określonego w umowach, z którymi pracujesz. Możesz przenieść te kamienie milowe do swojego Wykres Gantta później, kiedy przyjdziesz, aby ułożyć bardziej szczegółowy plan projektu.
Poziomy uprawnień kierownika projektu
O ile nie jest to jasne i udokumentowane w innym miejscu, warto zawrzeć w statucie sekcję o tym, co kierownik projektu może zrobić bez uzyskiwania dalszego zatwierdzenia przez kogoś na wyższym stanowisku. Ogólnie odnosi się to do tego, jakie poziomy tolerancji zostały ustalone w budżecie i ramach czasowych i będą można wyrazić w następujący sposób: „Kierownik projektu ma 10% tolerancję w odniesieniu do budżetu i 5% w zakresie harmonogram. Każde odstępstwo od tych zatwierdzonych limitów musi zostać zatwierdzone przez sponsora projektu”.
Możesz rozszerzyć tę sekcję, aby określić, czy i jakie uprawnienia ma kierownik projektu w zakresie zatrudniania i zwalniania pracowników z zespołu projektowego.
Zatwierdzenie Karty Projektu
Ostatnia sekcja karty projektu to sekcja zatwierdzeń. The menadżer projektu i sponsor projektu (lub osoba, która rozpoczęła prace, jeśli nie został jeszcze wyznaczony sponsor długoterminowy) powinni podpisać i opatrzyć datą dokument. Dzisiaj będzie to prawdopodobnie odbywało się za pośrednictwem poczty e-mail, więc zachowaj kopię autoryzacji e-mail w plikach projektu na wypadek, gdybyś musiał do niej wrócić.
