Event Planner Pytania do wywiadu i wskazówki dotyczące odpowiedzi

Przygotowujesz się do rozmowy kwalifikacyjnej jako organizator wydarzeń? Planiści wydarzeń robią dokładnie to, na co wskazuje nazwa stanowiska: zarządzają całą logistyką i planowaniem związanym z organizacją wydarzenia. Te specjalne okazje mogą obejmować wesela i konferencje, od zjazdów firmowych po imprezy niezobowiązujące i wszystko pomiędzy.

Bez względu na to, jaką rolę w planowaniu wydarzeń chcesz przyjąć, warto wcześniej przejrzeć często zadawane pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej, abyś czuł się przygotowany i pewny siebie podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Co ankieter chce wiedzieć

Wykonywanie tej pracy wymaga kreatywności i wyobraźni: planiści wydarzeń muszą przeprowadzić burzę mózgów na pomysły na wyjątkowe uroczystości i niezapomniane wydarzenia, a także być w stanie zidentyfikować, zrozumieć i zaspokoić potrzeby klientów.

Ale planiści wydarzeń muszą być również intensywnie zorganizowani w śledzeniu terminów i harmonogramów, upewniając się, że wszystko dbamy o najdrobniejsze szczegóły, takie jak planowanie przerw kawowych na spotkaniach i organizacja transportu z. Umiejętności komunikacyjne są również ważne dla planistów wydarzeń.

Ankieterzy będą się koncentrować na ustaleniu, czy posiadasz równowagę kreatywności i organizacji wymaganą na tym stanowisku. Zadadzą wiele pytań na temat twojego konkretnego doświadczenia i spróbują dowiedzieć się, jak poradzisz sobie z typowymi problemami i sytuacjami, które mogą pojawić się podczas planowania wydarzeń.

Jak odpowiedzieć na pytania dotyczące planowania wydarzeń

Przygotuj się do omówienia wydarzeń, które zaplanowałeś w przeszłości. Pomyśl o przykładach sytuacji, w których musiałeś myśleć na nogach, aby rozwiązać nieoczekiwany problem, poradzić sobie z trudnymi klientami lub pracować z ograniczonym budżetem. Pomyśl też o sytuacjach, w których impreza, którą zorganizowałeś, przebiegła bez zarzutu.

Wszystkie te przykłady będą pomocne podczas odpowiadania na pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej i dadzą Twoim rozmówcom historie do zapamiętania.

Ponieważ planowanie wydarzeń to rola, która wymaga pracy pod presją i podejmowania szybkich decyzji, dobrze jest przewidzieć, że ankieterzy będą zadawać trudne pytania. Jeśli tak się stanie, pamiętaj, że osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną jest prawdopodobnie zainteresowana tym, jak reagujesz na bycie pod presją.

Zachowanie spokoju i kontroli jest prawie tak samo ważne, jak właściwa odpowiedź na pytanie, więc zwracaj uwagę na mowę ciała podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Przykłady pytań do wywiadu Event Planner

Przygotuj się do rozmowy kwalifikacyjnej, przeglądając listę najczęściej zadawanych pytań dla osób zajmujących się planowaniem wydarzeń i przećwicz odpowiadanie na każde pytanie.

• W jaki sposób wykształcenie przygotowało Cię do kariery organizatora imprez?
• Dlaczego chcesz pracować w naszej organizacji zajmującej się organizacją imprez?
• Jak oceniasz sukces każdego ze swoich wydarzeń?
• Jaki rodzaj planowania wydarzeń najbardziej Cię interesuje? Imprezy firmowe? Imprezy towarzyskie? Dlaczego?
• Jakie masz doświadczenie w promowaniu wydarzeń (poprzez reklamy, sieci społecznościowe itp.)?
• Jakie są Twoje ulubione sposoby na uatrakcyjnienie imprezy przy ograniczonym budżecie?
• Opisz jedno lub dwa wydarzenia tematyczne, które zorganizowałeś. Jakie szczegóły i działania uwzględniłeś, aby uzupełnić temat?
• Jakie jest największe wydarzenie (na podstawie budżetu lub liczby uczestników), które kiedykolwiek zaplanowałeś lub pomagałeś w planowaniu?
• Opisz sytuację, w której musiałeś poradzić sobie z nieoczekiwanym problemem podczas wydarzenia — jak rozwiązałeś ten problem?
• Opowiedz o sytuacji, w której miałeś do czynienia z trudnym klientem. Jaki był rezultat?
• Opisz sytuację, w której trudno było Ci zmieścić się w budżecie na wydarzenie.
• Opowiedz mi o sytuacji, w której musiałeś zarządzać wieloma wydarzeniami naraz. Jak radziłeś sobie z wieloma zadaniami, aby pomyślnie ukończyć oba wydarzenia?
• Wyobraź sobie, że firma planuje kampanię reklamową, aby przedstawić się jako młoda, świeża i fajna marka. Gdybyś został zatrudniony do zorganizowania ich przyjęcia inauguracyjnego, jakie miejsce wybrałbyś? Dlaczego?
• Wyobraź sobie, że jestem klientem proszącym o zorganizowanie dla mnie wydarzenia; jakie pytania byś mi zadał?
• Jak rozwiniesz relacje z dostawcami w nowym mieście?
• Czy czujesz się komfortowo pracując w długich i/lub nietypowych godzinach?
• Czy uważasz, że bycie niezależnym pracownikiem czy graczem zespołowym jest ważniejsze jako organizator wydarzeń?

Planowanie wydarzeń może być jednym z najbardziej ekscytujących i satysfakcjonujących zadań w branży hotelarskiej. Jeśli poświęcisz czas na zaplanowanie rozmowy kwalifikacyjnej, ta dbałość o szczegóły pokaże to Twoim ankieterom posiadasz dalekowzroczność, umiejętności analitycznego planowania, opanowanie i pewność siebie, których szukają podczas następnego wydarzenia planista.

Wskazówki dotyczące udzielania najlepszej odpowiedzi

• Masz przykłady: Najlepsze odpowiedzi będą miały jakość historyczną. Przyjdź przygotowany z przykładami swojego wcześniejszego doświadczenia w planowaniu wydarzeń. W ten sposób, gdy zostaniesz poproszony o podzielenie się tym, jak poradziłeś sobie z trudnym klientem lub jak poradziłbyś sobie z nieoczekiwanym kryzysem, będziesz miał gotowe przykłady.
• Podkreśl swoje mocne strony: Jak w każdym wywiadzie, będziesz chciał podkreślić, w czym jesteś dobry. Odpowiadając na pytania, szukaj sposobu na zaprezentowanie odpowiednich umiejętności i osiągnięć.
• Przygotuj się też na ogólne pytania: Oprócz pytań związanych z rozmową kwalifikacyjną, otrzymasz również bardziej ogólne pytania dotyczące historii zatrudnienia, wykształcenia, mocnych i słabych stron, osiągnięć, celów i planów.

Czego nie mówić

Nie bądź negatywny: Jeśli pytasz o radzenie sobie z trudnym klientem lub niefortunnym wypadkiem w lokalu, skup się na pozytywnych rzeczach, które zrobiłeś, aby rozwiązać problem. Unikaj obwiniania innych lub narzekania. Chcesz wyglądać na pewną siebie i pod kontrolą.

Nie dyskwalifikuj się: Podczas rozmowy kwalifikacyjnej zawsze powinieneś być szczery. To powiedziawszy, nie chcesz się zdyskwalifikować. Na przykład, jeśli ankieter zapyta: „Jak utrzymujesz porządek?” następnie udziel odpowiedzi, która wskazuje na twoje sukcesy organizacyjne. Nie ma potrzeby wspominać o sytuacjach, w których byłeś mniej zorganizowany.