Budżetowanie od zera brzmi jak jeden z tych pomysłów, które nowicjusze przedsiębiorcy wprowadzają do rozmowy, gdy chcą zaimponować kapitanom branży i aniołom biznesu. Ale ta koncepcja nie musi cię odstraszać ani zmuszać do korzystania z niej na każdym wydarzeniu networkingowym. Zamiast tego zrozum, że jest to podstawowe podejście do zarządzania biznesem, które firmy wykorzystują na każdym kroku skalę, od mikroprzedsiębiorstw po międzynarodowe korporacje, a także może pomóc w rozwoju Twojego przedsiębiorstwa zrównoważony rozwój.
Budżet od zera
Zaczynając od „zerowej bazy” (tj. bez przenoszonych sald i wydatków), każdy okres w kalendarzu firmy jest budżetowany w całości w odniesieniu do potrzeb i kosztów na ten okres. Niezależnie od tego, czy jest to miesiąc, kwartał czy rok, okresem może być dowolna miara czasu, która najlepiej pasuje do Twojej firmy.
Na początku nowego okresu najważniejsze są wymagania finansowe i uzasadnione wydatki nakładów do budżetu firmy, niezależnie od tego, czy budżet był wyższy, czy niższy od poprzedniego okres. Gdy rozpocznie się kolejny okres, wracasz do bazy zerowej i powtarzasz proces.
Jak to działa
Budżetowanie tradycyjne, inaczej budżetowanie kosztowe, polega na zarządzaniu działalnością firmy w oparciu o budżet z poprzednich okresów. Na przykład, jeśli firma przewiduje 5-procentowy wzrost produkcji dzięki pozyskaniu nowego klienta, to po prostu dokłada 5 procent do budżetu z poprzedniego okresu. Budżetowanie oparte na kosztach zakłada, że wszystkie poprzednie wydatki na produkcję i operacje są konieczne i posuwa się naprzód z utrzymaniem budżetu dla tych funkcji bez dalszej analizy.
W budżetowaniu od zera każdy wydatek musi być uzasadniony w każdym okresie, więc powtarzające się wydatki są przeglądane, a następnie zatwierdzane, korygowane lub przerywane w zależności od konieczności. A nowe wydatki są analizowane z taką samą uwagą, jak w przypadku tradycyjnego budżetowania, ale zawsze ze zrozumieniem, że koszty powinny być optymalizowane pod kątem wydajności i wartości.
Na przykład, jeśli jesteś samotnym przedsiębiorcą i prowadzisz poza domem firmę zajmującą się kreatywnymi artykułami papierniczymi, możesz zdecydować się na wdrożyć budżet od zera, aby poprawić wydajność po podjęciu decyzji o przeniesieniu przedsiębiorstwa za granicę i wysyłce za granicą. Jednym z obszarów, na które może to mieć wpływ, są koszty drukowania. Po kompleksowej analizie zdałeś sobie sprawę, że możesz zrekompensować dodatkowe opłaty za wysyłkę i skrócić czas realizacji o ok zakup dwóch nowych drukarek i skorzystanie z hurtowego zakupu tuszu do drukarek dzięki nowej współpracy z lokalną firmą dostawca. W każdym okresie przeglądałbyś wszystkie lub swoje wydatki, aby określić, czy koszt jest uzasadniony w Twoim budżecie i zapewnia cenny zwrot z inwestycji.
Jak zacząć
Kroki prowadzące do zainicjowania metody budżetowania od zera są proste:
- Zidentyfikuj swój cel. Czy masz nadzieję zwiększyć przychody o 10 procent? Chcesz obniżyć koszty o 2 procent? Twój cel musi być mierzalny i osiągalny w wybranym przez Ciebie przedziale czasowym.
- Zastanów się, jak możesz osiągnąć ten cel. Co masz w swoim arsenale, co możesz wykorzystać do dostosowania kosztów, wydajności lub zasobów, aby osiągnąć swój cel?
- Przejrzyj opcje z kroku 2. Czy realizacja jednego zadania pomogłaby Ci osiągnąć cel? A może potrzebujesz wdrożyć kilka kierunków działań? A jeśli tak, czy wdrażasz je indywidualnie w czasie, czy wszystkie naraz?
- Nadaj priorytet nowym zadaniom i udokumentuj niezbędne koszty wdrożenia.
- Oceniać Wszystko koszty i wydatki niezbędne w nadchodzącym okresie w każdym aspekcie Twojej firmy (lub działu, który planujesz dostosować, aby osiągnąć swój cel). Uwzględnij niezbędne koszty nowego zadania (zadań), które udokumentowałeś w kroku 4.
- Jeśli ocena spotka się z Twoją aprobatą, a wszystkie wydatki są uzasadnione, zaangażuj się w realizację i trzymaj się budżetu.
- Pod koniec okresu sprawdź swoje pomiary i ustal, czy osiągnąłeś swój cel. Czy wdrożenie przebiegło sprawnie? Jeśli popełniono błędy, czy chcesz się dostosować i przejść do przodu z procesem w następnym okresie? Lub całkowicie przerwać zadanie (zadania)?
- Zacznij od kroku 1 na początku nowego okresu.
Dlaczego może być odpowiedni dla Ciebie
Ze względu na swoją szczegółową strukturę budżetowanie od zera pozwala właścicielom firm na wdrażanie nowych strategii przez pewien okres czasu bez obawy o utratę stabilności. Proces ten, często konfigurowany w sposób ciągły, oferuje właścicielom firm możliwość głębokiego zagłębienia się w ich sprawy plany wdrażania i unikanie zwiększania budżetu carte blanche, które może nie przynosić zwrotu z inwestycji przez długi czas okresy czasu.
Kolejną zaletą tej metody zarządzania biznesem jest to, że może skutecznie obniżyć koszty codziennych operacji. Zasoby są przydzielane tylko wtedy, gdy są potrzebne, co zmniejsza ilość odpadów i redundancję, a jednocześnie poprawia komunikację między działami, które wymagają lepszej koordynacji, aby zmieścić się w budżecie.
Dlaczego może nie być odpowiedni dla Ciebie
To prawda, że ta metoda może prowadzić do niższych kosztów operacyjnych w przypadku dużych firm, ale często oznacza to, że działy niegenerujące przychodów mogą zostać niedofinansowane. Tam, gdzie niektóre obszary Twojego budżetu, takie jak produkcja czy sprzedaż, z łatwością usprawiedliwią wydatki, inne niezbędne funkcjonalności jak obsługa klienta czy badania i rozwój mogą mieć większe trudności z uzasadnieniem swoich wydatków minimum.
Inną wadą budżetowania od zera jest to, że może być czasochłonne w porównaniu z budżetowaniem kosztowym lub budżetowaniem zadaniowym. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku większych firm, ale sprawdza się również w przypadku właścicieli małych firm. Przeglądanie każdej pozycji w każdym okresie uzasadniającym jej konieczność może być pracochłonne i nieefektywnie wykorzystywać Twój czas.
Gdzie może cię zabrać
Niezależnie od wielkości Twojej firmy, budżetowanie od zera wymaga bliższego przyjrzenia się temu, co tworzy wartość w Twoim procesie. Chociaż jest to metoda czasochłonna, przy prawidłowym stosowaniu może prowadzić do większej stabilności i zrównoważonego wzrostu.
Ostatecznie każdy przedsiębiorca, który zdecyduje się na budżetowanie od zera w swoich operacjach, będzie to robił z pewnością dowiedzą się, jak ważne jest inwestowanie czasu i zasobów w kierowanie wydajnością ich firmy i wartość.
