Dobrym pomysłem jest utrzymanie przez pracodawcę tzw akt osobowych dla każdego pracownika. Dokumentacja historii zatrudnienia, ewidencja wkładu i osiągnięć, zawiadomienia dyscyplinarne, promocje, plany rozwoju wydajności, i wiele więcej, należy do akt osobowych. Odpowiedzialni, ostrożni pracodawcy również przechowują więcej niż jedną teczkę osobową, ponieważ każdy rodzaj akt zawiera treść odpowiednią do ich celu.
Pracodawca ma dobre powody, aby przechowywać kilka akt osobowych — niektóre prawne, a inne do celów związanych z najlepszymi praktykami w zakresie zatrudnienia. Dokumentacja jest potrzebna, aby pracodawca miał dokładny wgląd w historię zatrudnienia pracownika. Dokumentacja wspiera decyzje pracodawcy i może chronić pracodawcę w procesie sądowym - prawidłowo zachowany.
The zawartość akt osobowych zapewniają historyczny przegląd ważnych wydarzeń w karierze pracownika. Wspierają podejmowane decyzje dotyczące pracownika i jego kariery. Wykazują one uzasadnienie pracodawcy przemawiające za zatrudnieniem, awanse, transfery, nagrody i uznanie, i decyzji o zwolnieniu.
Różne wytyczne są powiązane z różnymi typami akt osobowych
Ponieważ zalecanych jest kilka typów akt osobowych, z każdym typem akt osobowych związane są różne zasady i wytyczne dotyczące miejsca ich przechowywania i osób, które mają do nich dostęp.
Na przykład większość organizacji nie zezwala kierownikowi pracownika na dostęp do ogólnych akt osobowych. Oczekują, że kierownicy będą przechowywać odpowiednią dokumentację we własnych aktach pracowniczych kierownictwa, które nie są oficjalnymi aktami personalnymi.
- Każdy typ akt osobowych ma inny powód istnienia i inną zawartość, w oparciu o ten powód.
- Każdy typ akt osobowych jest przechowywany w inny sposób.
- W większości organizacji dostęp do akt osobowych jest ograniczony do określonych pracowników. Wiele organizacji ogranicza dostęp do plików personelu tylko do personelu działu kadr. Różne typy akt osobowych mają również różne wytyczne dotyczące dostępu.
- Dostęp pracownika do jego akt osobowych jest dozwolony, ale większość pracodawców ustanawia wytyczne dotyczące dostępu pracownika wraz z polityką dostępu do akt osobowych w podręcznik pracownika. (Różne stany i jurysdykcje mają różne zasady, więc bądź na bieżąco z wymaganiami dotyczącymi Twojej lokalizacji).
- Dział kadr jest właścicielem i odpowiada za akta osobowe pracowników.
Zalecane akta osobowe
Oto zalecane typy akt osobowych i informacje, które należy wiedzieć o pracy z nimi.
Akta osobowe pracownika
To jest główne akta osobowe prowadzone przez pracodawcę dla każdego pracownika. W teczce personalnej przechowywana jest historia zatrudnienia każdego pracownika. Oto, co warto wiedzieć o aktach osobowych pracownika.
Akta medyczne
Pracownik akta medyczne ma poważne ograniczenia prawne, o których pracodawca musi wiedzieć i których musi przestrzegać. Oto, co musisz wiedzieć o poufności i zawartości dokumentacji medycznej pracownika.
Plik listy płac
Dostęp pracownika do pracownika plik płac jest mniej restrykcyjny niż dostęp do akt medycznych lub osobowych. W kartotece płac znajdują się informacje o wynagrodzeniu, wybór korzyści, zmiany stawki wynagrodzenia, zajęcia i inne dokumenty prawne, które mają wpływ na wypłatę pracownika. Różni pracownicy działu księgowości i kadr mają dostęp do informacji zawartych w pliku listy płac.
Formularze I-9 dla pracowników
Ze względu na prawa dostępu różnych agencji rządowych, zgodnie z najlepszymi praktykami prowadzisz oddzielne akta dla wszystkich formularzy I-9 dla pracowników. Nie chcesz, aby agencje rządowe grzebały w twoich głównych aktach osobowych pracowników. Dowiedz się więcej o przechowywaniu formularzy I-9.
Zasady dostępu do akt osobowych dla pracowników
Chcesz, aby każdy pracownik wiedział, co znajduje się w jego aktach osobowych, ale musisz kontrolować integralność, kompletność i dokładność akt. Zachowanie poufności pracownika i pracodawcy oraz ograniczony dostęp zapewnia polityka dostępu do akt osobowych.
Czego nie należy umieszczać w aktach osobowych pracownika
Szukasz wytycznych dotyczących treści, które nigdy nie powinny być uwzględnione w aktach osobowych pracownika? Oto moje najlepsze rekomendacje dotyczące treści, które chcesz zachować w oddzielnej, nieformalnej lokalizacji lub w ogóle nie przechowywać. Przechowywanie niepotrzebnej i czysto opiniotwórczej dokumentacji może cię skrzywdzić.
Dokumentacja
Czy wiesz, co to jest dokumentacja? Słowo dokumentacja często pojawia się w świecie zatrudnienia i zasobów ludzkich. Jednak znaczenie dokumentacji i powody, dla których warto dokumentować określone zdarzenia związane z zatrudnieniem, zostały dokładnie omówione w tym artykule „Znaczenie dokumentacji w zasobach ludzkich.” Przyjrzyj się, ponieważ odpowiednia dokumentacja jest niezbędna dla dokładnych akt zatrudnienia.
Zastrzeżenie: Należy pamiętać, że podane informacje, choć wiarygodne, nie gwarantują dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez odbiorców na całym świecie iprawa pracy a przepisy różnią się w zależności od stanu i kraju. Proszę zwrócić się o pomoc prawnąlub pomoc ze strony władz stanowych, federalnych lub międzynarodowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są właściwe dla Twojej lokalizacji. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.
