Czy musisz napisać list w celach biznesowych, zawodowych lub związanych z zatrudnieniem? Treść i format listu, który napiszesz, będą zależeć od okoliczności. Być może będziesz musiał napisać list lub wiadomość e-mail, aby ubiegać się o pracę lub skontaktować się z klientem. A może potrzebujesz wysłać list z podziękowaniami, ogłoszenie biznesowe lub list z rezygnacją lub przejściem na emeryturę.
Niezależnie od powodu, dla którego piszesz, ważne jest, aby wysyłać dobrze napisaną korespondencję, która jest dokładnie sprawdzana i redagowana.
Nie wiesz, co napisać lub jak zacząć? Zobacz listę rodzajów listów, a także przykłady każdego z nich. Przejrzyj także listę elementów, które należy uwzględnić w każdym liście biznesowym lub e-mailu.
Katie Karpel / Równowaga
Co zawrzeć w liście biznesowym lub e-mailu
W niektórych przypadkach, co dołączasz, jak piszesz korespondencję i format pisma Bedzie się różnić. Jednak podstawowy list zawodowy będzie zawierał:
-
Wiersz tematu: Jeśli wysyłasz e-mail, dołącz jasny temat, który zwięźle wyjaśnia cel e-maila. Może to na przykład brzmieć: „Temat: Gratulujemy awansu”.
- Informacje kontaktowe: Dołącz wszystkie swoje dane kontaktowe — imię i nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail. W ten sposób osoba, z którą się kontaktujesz, może z łatwością odpowiedzieć. W liście umieścisz tę informację na górze strony (później po tej informacji wpiszesz datę i dane kontaktowe osoby, do której piszesz). W wiadomości e-mail umieścisz te informacje w podpisie pod swoim imieniem i nazwiskiem.
- Powitanie: Uwzględnij pozdrowienie na początku twojego listu. Upewnij się, że używasz odpowiednie imię i tytuł dla osoby.
- Krótkie wprowadzenie: Po powitaniu dołącz krótkie wprowadzenie. Może to obejmować krótkie „Mam nadzieję, że masz się dobrze” lub inne przyjazne zdanie wprowadzające. Następnie przejdź od razu do wyjaśnienia, dlaczego piszesz.
- Główny cel twojego listu: Główna część twojego listu będzie koncentrować się na twoim celu pisania. Pisząc list, bądź zwięzły. Dwa, trzy akapity wystarczą.
Twój list nie powinien być dłuższy niż jedna strona. Jeśli jest to e-mail, powinien być jeszcze krótszy.
- Jeśli masz dodatkowe informacje do podzielenia się z czytelnikiem, zaproponuj omówienie ich podczas rozmowy telefonicznej lub dołącz załącznik lub załącznik ze szczegółami.
- Zamknięcie: Zakończ swój list literą A profesjonalne zamknięcie które wyrażają wdzięczność i szacunek. Zakończenia, takie jak „Z poważaniem”, „Pozdrawiam” i „Pozdrawiam”, działają dobrze.
- Podpis: Jeśli wysyłasz pocztą papierową kopię listu, umieść swój odręczny podpis nad wpisanym imieniem i nazwiskiem. Jeśli wysyłasz list jako załącznik, po prostu dołącz wpisane imię i nazwisko. Jeśli Twój adres e-mail jest listem, podaj swoje dane kontaktowe pod wpisanym imieniem i nazwiskiem.
Oto jak skonfigurować i sformatować plik podpis E-mail który zawiera Twoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe.
Jak korzystać z przykładów listów
Dobrym pomysłem jest przejrzenie przykładów listów i e-maili przed napisaniem własnej korespondencji. Przykłady pozwalają zobaczyć, jakie treści powinieneś zawrzeć w swoim liście. Mogą również pomóc w układzie i formacie listu.
Chociaż przykłady, szablony i wytyczne są doskonałym punktem wyjścia dla Twojego listu, zawsze powinieneś być elastyczny.
Pamiętaj, aby poświęcić trochę czasu na spersonalizowanie listu lub wiadomości e-mail, aby odzwierciedlała ona konkretny powód, dla którego piszesz.
Przykład biznesowej wiadomości e-mail
Przejrzyj przykładową wiadomość e-mail napisaną jako kontynuacja spotkania.
Przykład listu biznesowego e-mail
Temat: Dziękuję za spotkanie ze mną
Szanowny Panie Markhamie,
Doceniam to, że poświęciłeś dziś czas na rozmowę o ABC News Company i ciągle zmieniającym się świecie mediów. Gdy zbliżam się do daty ukończenia XYZ Journalism School, jestem pełen pytań o role dostępne w mediach. Twoje spostrzeżenia zdobyte podczas Twojej kariery w branży, jak również Twoje spojrzenie na pięcioletni plan ABC News Company, były niezwykle pomocne.
Szczególnie uderzyły mnie twoje pomysły na dziennikarstwo długofalowe, a także pomoc (i problemy), jaką media społecznościowe mogą zapewnić dziennikarzom śledczym. Dałeś mi wiele do myślenia, kiedy zaczynam szukać pracy. Doceniam też twoje rady dotyczące mojego portfolio do pisania — to było tak miłe z twojej strony, że naprawdę zagłębiłeś się i podzieliłeś pomysłami na to, jak je uporządkować.
Z niecierpliwością czekam na kontakt i dam znać, jak postępuje moje poszukiwanie pracy. Mam nadzieję, że będziesz o mnie pamiętać, jeśli zwolnią się jakieś stanowiska w ABC New Company. Jeszcze raz dziękuję za poświęcenie czasu na dzisiejsze spotkanie i za przemyślane notatki na temat mojego portfolio.
Z poważaniem,
Jamesa Fitzpatricka
Adres e-mail
Numer telefonu
Adres URL LinkedIn (opcjonalnie)
Rodzaje listów z przykładami
Przejrzyj tę listę listów i wiadomości e-mail z przykładami każdego z nich, w tym listy z podziękowaniami, okładkę listy, listy z podaniami o pracę, listy pracowników, listy referencyjne i polecające, listy z podziękowaniami i więcej.
Użyj próbek jako punktu wyjścia do własnych listów, a następnie dostosuj je tak, aby pasowały do osobistych i zawodowych okoliczności oraz powodów, dla których piszesz.
Listy biznesowe
List biznesowy to korespondencja zawodowa. Oznacza to, że jest zgodny z ustalonym formatem i profesjonalnym, formalnym tonem. Będziesz często używać tego formatu podczas poszukiwania pracy, od listów motywacyjnych po podziękowania.
- Listy biznesowe
- Biznesowe listy z podziękowaniami
- Wiadomości e-mail
Listy pracownicze
Nawet jeśli masz pracę, nadal będziesz musiał pisać profesjonalną korespondencję. Różni się to nieco od codziennych e-maili dotyczących spraw związanych z pracą i komunikacji. W tego rodzaju korespondencji prawdopodobnie będziesz chciał być nieco bardziej formalny i zachować swój język — i format listu — ściśle profesjonalny.
- Listy pracownicze
- Przeprosiny
- Listy pożegnalne
- Spóźniony list z przeprosinami do pracy
- Błąd w pracy List z przeprosinami
- Pismo o obniżeniu wynagrodzenia
Listy informacyjne
Czasami będziesz chciał korespondować z ludźmi, aby powiadomić ich o zmianie w twoim życiu, takiej jak zmiana nazwiska lub nowa lokalizacja biura. Oto przykłady udostępniania informacji o zmianie imienia i nazwiska kolegom i współpracownikom:
- Ogłoszenie o zmianie nazwy — ogólne
- Ogłoszenie o zmianie nazwiska - Nazwisko panieńskie
- List o zmianie nazwiska - Żonaty
Listy kandydatów do pracy od pracodawcy
Jeśli zajmujesz się rekrutacją, będziesz musiał korespondować z kandydatami do pracy. Czasami będą to dobre wieści, takie jak zaplanowanie rozmowy kwalifikacyjnej lub złożenie oferty pracy. Inna korespondencja może wymagać przekazania mniej pozytywnych wiadomości.
- Listy odrzucające kandydata
- Zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną
Listy z rozmów kwalifikacyjnych dla osób poszukujących pracy
Oprócz wysłania listu z podziękowaniami po rozmowie kwalifikacyjnej, być może będziesz musiał wysłać list uzupełniający, aby dowiedzieć się, czy pracodawca jest bliski podjęcia decyzji o zatrudnieniu. Lub, jeśli całkowicie przegapisz wywiad, będziesz musiał wysłać przeprosiny.
- Listy uzupełniające
- Brak listu z przeprosinami za rozmowę kwalifikacyjną
Listy z ofertami pracy
Otrzymanie oferty pracy to oczywiście świetna wiadomość. Ale w niektórych sytuacjach możesz faktycznie zdecydować się na odrzucenie pracy. Lub możesz chcieć złożyć kontrofertę. Przejrzyj te listy, aby dowiedzieć się, jak najlepiej odpowiedzieć na ofertę pracy, niezależnie od tego, czy przyjmujesz pracę, odrzucasz ją, czy też chcesz spróbować dostosować pakiet wynagrodzeń.
- Listy kontrofertowe
- Listy z ofertami pracy
Poszukiwanie pracy i listy sieciowe
Proces poszukiwania pracy jest pełen momentów, w których trzeba wysłać list. Możesz na przykład chcieć skontaktować się ze swoją siecią, aby uzyskać pomoc w nawiązywaniu połączeń. I oczywiście, gdy ubiegasz się o pracę, będziesz musiał napisać aplikację lub list motywacyjny, aby dołączyć do swojego CV.
- Listy aplikacyjne
- Listy przewodnie
- Listy z zapytaniami
- List motywacyjny
- Listy z prośbą o pomoc w poszukiwaniu pracy
- Listy sieciowe
- Listy propozycji wartości
Listy polecające i polecające
Zarówno osoby ubiegające się o pracę, jak i osoby ubiegające się o przyjęcie na studia lub studia podyplomowe mogą potrzebować rekomendacji lub listu referencyjnego. Te listy, które mogą pochodzić od nauczycieli, przełożonych, współpracowników lub osobistych powiązań, zapewniają wgląd w doświadczenie, charakter i cechy osobowości kandydata. Jeśli nie pisałeś wcześniej tego rodzaju listu, spójrz na próbki, aby zobaczyć, jakie informacje należy uwzględnić.
- Akademickie listy polecające
- Listy referencyjne postaci
- Osobiste listy polecające
- Profesjonalne listy
- Profesjonalne listy polecające
- Listy polecające do pracy
- Referencje
- Listy polecające
Listy rezygnacyjne i emerytalne
Możesz podzielić się wiadomościami o nowym stanowisku lub przejściu na emeryturę za pośrednictwem listu. Możesz wysłać jedną notatkę do współpracowników, a inną do klientów.
- Listy rezygnacyjne
- Listy emerytalne
- Listy z ogłoszeniami o nowej pracy
Listy z podziękowaniami, wyrazami uznania i gratulacjami
Jeśli ktoś pomaga ci w poszukiwaniu pracy lub przy dużym projekcie w pracy, dobrze jest podziękować za tę przysługę w liście z podziękowaniami. Możesz także użyć listów, aby wysłać gratulacje współpracownikom, ponieważ mają ważne osiągnięcia, takie jak podpisanie umowy lub awans.
- Listy uznania
- Listy gratulacyjne
- Listy dziękczynne
Przejrzyj wytyczne dotyczące pisania listów
Przejrzyj je wytyczne dotyczące pisania listów i wiadomości e-mail które zostaną przeczytane, zanim zaczniesz pisać list.
