Organizacje rządowe podejmują projekty, gdy jakiś aspekt wykonywania pracy ludzi wymaga zmiany. Według Instytut Zarządzania Projektem, projekt to „tymczasowe działanie grupowe mające na celu wytworzenie unikalnego produktu, usługi lub rezultatu”. Kiedy projekt zmienia sposób organizacja prowadzi działalność gospodarczą, produkty końcowe projektu są włączane do codziennej pracy i tym samym usprawniają pracę organizacji wieczność.
Może się to wydawać łatwe, ale tak nie jest. Zmiany są trudne, a projekty bardzo łatwo wypadają z torów. Każdy dzień przynosi wyzwania, które zagrażają postępowi projektu i ostatecznemu sukcesowi. Aby zwalczyć to zagrożenie, projekty wymagają pewnych istotnych elementów. Projekt ma duże szanse na powodzenie przy uwzględnieniu następujących elementów.
Zaangażowany Sponsor Projektu
Sponsor projektu to osoba wysokiego szczebla w organizacji, która jest właścicielem projektu. Zaangażowany sponsor projektu oczekuje, że projekt odniesie sukces i zrobi wszystko, co w jego mocy, aby sukces się powiódł.
Sponsor projektu ma cztery podstawowe obowiązki związane z projektem. Po pierwsze, sponsor wspiera projekt. Publicznie i prywatnie kibicuje zespołowi projektowemu. Po drugie, sponsor wspiera menadżer projektu. Kiedy kierownik projektu musi usunąć przeszkody, zwraca się do sponsora o pomoc, ponieważ sponsor ma organizacyjną siłę przebicia, dzięki której coś się dzieje. Po trzecie, sponsor wyrównuje zasoby, dostarczając je bezpośrednio lub współpracując z innymi osobami wysokiego szczebla, aby je zdobyć. Kiedy sponsor jest silnym orędownikiem projektu, jego współpracownicy są bardziej skłonni do wniesienia znaczących zasobów. Po czwarte, sponsor ułatwia podejmowanie decyzji. Kiedy zespół projektowy ugrzęźnie, sponsor może pośredniczyć w podjęciu decyzji lub podjąć ją od razu.
Sponsor jest na bieżąco informowany poprzez stałą komunikację z kierownikiem projektu. Obaj pracują razem, aby określić, kiedy sponsor musi wkroczyć i bardziej stanowczo wykonywać obowiązki sponsora w celu wsparcia kierownika projektu. Na przykład kierownik projektu może mieć problem z uzyskaniem informacji z działu finansowego organizacji. Sponsor projektu może zwrócić się do dyrektora finansowego w sprawie sytuacji i poprosić, aby zadanie uzyskania informacji miało priorytet nad zadaniami konkurencyjnymi.
Jasne cele i zakres
Zanim praca nad projektem zostanie zakończona lub nawet zaplanowana, sponsor projektu musi sformułować cele i zakres projektu. Cele to wielkie rzeczy, które projekt ma osiągnąć. Weźmy na przykład projekt ulepszania oprogramowania. Dział kadr używa dobrze znanego, konfigurowalnego oprogramowania biznesowego do zarządzania listą płac. Organizacja chce dodać moduł do zarządzania nauczaniem. Celem projektu jest dostosowanie oprogramowania do zarządzania nauczaniem do potrzeb biznesowych organizacji oraz integracja z istniejącym systemem kadrowo-płacowym.
Zakres określa parametry projektu. Kontynuując przykład projektu oprogramowania; zakres tego projektu ogranicza się do wdrożenia systemu zarządzania nauczaniem i zintegrowania go z systemem kadrowo-płacowym. Wiele razy pomocne jest zidentyfikowanie rzeczy, które są poza zakresem, aby zrozumieć, co jest w zakresie. W przypadku tego projektu dodawanie innych modułów jest poza zakresem. Dział księgowości nie może przyjść do kierownika projektu i poprosić o moduł rozliczeń, należności lub zobowiązań.
Dodanie modułu po zdefiniowaniu projektu umożliwia pełzanie zakresu. Dobrzy sponsorzy projektów i kierownicy projektów chronią przed pełzaniem zakresu i bardzo niechętnie dodają zakres w trakcie projektu. Zwiększenie zakresu projektu zwiększa zapotrzebowanie projektu na zasoby, takie jak czas i pieniądze. Dodatkowo praca nad dodatkowym zakresem zagraża jakości produktów pracy.
Dobry kierownik projektu
Kierownik projektu planuje pracę i organizuje zasoby, aby zrealizować projekt. Osoba ta jest łącznikiem między sponsorem projektu, który ustala wizję, a zespołem projektowym, który ją realizuje. W stosowny i terminowy sposób wprowadza kierownik projektu interesariusze oferować wejście.
Kierownicy projektów zazwyczaj mają następujące cechy, które pomagają im w prowadzeniu projektu:
- Kierownicy projektów to planiści. Myślą o kolejności prac i wiedzą, co musi się wydarzyć po wykonaniu zadania przez zespół. Robią dobre plany, ale także wiedzą, kiedy być elastycznym i odstąpić od planu.
- Kierownicy projektów są godni zaufania. Ponieważ ich sukces zależy od pracy innych, kierownicy projektów potrzebują ludzi, którzy ufają ich dobrym intencjom i kompetencjom. Zaufanie jest szczególnie ważne w relacji między kierownikiem projektu a sponsorem projektu.
- Kierownicy projektów zwykle tacy są ekstrawertyczne ponieważ zdecydowana większość ich pracy polega na komunikowaniu się.
Pociągają ludzi do odpowiedzialności za swoje zobowiązania. Oto przykład. Przełożony członka zespołu projektowego powiedział kierownikowi projektu, że członek zespołu może poświęcić projektowi cztery godziny tygodniowo. Ten członek zespołu opuścił dwa cotygodniowe spotkania z rzędu i nie poczynił żadnych postępów w realizacji przydzielonych mu zadań w strukturze podziału pracy. Po pierwszym opuszczonym spotkaniu kierownik projektu spotkał się z członkiem zespołu w celu omówienia nieobecności i niedotrzymanych terminów. Członek zespołu powiedział, że ma pilniejsze priorytety. Kierownik projektu podejrzewał, że to nieprawda, więc po drugim nieudanym spotkaniu kierownik projektu spotkał się z przełożonym członka zespołu. Przełożona powiedziała kierownikowi projektu, że upewni się, że zachowanie członka zespołu zmieni się.
Zaangażowani interesariusze
Interesariusze w projekcie to ludzie, którzy mają żywotny interes w powodzeniu projektu, ale nie są członkami zespołu projektowego. Nie myślą o projekcie na co dzień jak kierownik projektu czy członkowie zespołu projektowego robią, ale chcą być na bieżąco z kluczowymi decyzjami i ogólnymi postępami w realizacji projektu cele.
Interesariusze mają swoje motywacje, aby być na bieżąco z działaniami projektowymi, ale to jest projekt odpowiedzialność menedżera za wprowadzenie ich do zespołu w sposób, który posuwa prace w stronę projektu cele. W wielu przypadkach robienie tego wymaga delikatnej równowagi między uzyskaniem zbyt dużej ilości danych wejściowych a uzyskaniem zbyt małej wartości wejściowej. Zainteresowane strony nie mogą mieć wpływu na każdą decyzję. To ugrzęzłoby w projekcie i sprawiło, że każda decyzja stałaby się walką. I odwrotnie, interesariuszy nie można wykluczyć, ponieważ istotnym aspektem prawie każdego projektu jest zadowolenie interesariuszy.
Dedykowani Członkowie Zespołu Projektowego
Członkowie zespołu projektowego wykonują pracę w ramach projektu. Często członkowie zespołu projektowego są przydzielani do projektu poza swoimi zwykłymi obowiązkami, co oznacza, że nie ma redukcji innych prac, aby zrekompensować dodatkową pracę wniesioną przez projekt. Menedżerowie projektów mogą pomóc członkom zespołu w negocjacjach z przełożonymi w tej sprawie, ale kierownik projektu nie ma kontroli nad obowiązkami członków zespołu projektowego poza projektem.
Zaangażowanie członków zespołu w projekt jest bardzo cenne. Bez poświęcenia terminy się wymykają, a produkty pracy nie są dobrej jakości. Dedykowani członkowie zespołu są zmotywowani do realizacji celów projektu na czas, w ramach budżetu i zgodnie z oczekiwaniami jakościowymi.
