Konflikt w projektach jest całkowicie normalny. Powinieneś oczekiwać, że ludzie się nie zgodzą. Wszyscy jesteśmy różni i to różnice sprawiają, że nasze zespoły są bardzo wydajne.
Dyskusje, które mają miejsce, gdy ludzie się nie zgadzają, mogą zaowocować niezwykle kreatywnymi i inspirującymi rozwiązaniami problemów. Spory pomagają ludziom odkryć prawdziwe problemy i dokopać się do korzeni tego, co się dzieje, gdy próbują sformułować własne argumenty.
Innymi słowy, nie zaczynajmy od myślenia, że powinniśmy unikać konfliktów. W pewnych okolicznościach może być bardzo korzystny, ale wymaga aktywnego zarządzania. Spory mogą zniszczyć zespoły, gdy są pozostawione, by się jątrzyły. Te wskazówki wyjaśniają, jak zarządzać konfliktami i jak aktywnie pomagać stronom, które się różnią, w osiągnięciu wzajemnego zrozumienia, nawet jeśli przyznajesz, że tak naprawdę nigdy się nie dogadają.
Czym jest zarządzanie konfliktami?
Zacznijmy od kilku definicji. Zarządzanie konfliktem w miejscu pracy to coś, co wszyscy robimy, niezależnie od tego, czy jesteśmy tego świadomi. Konflikt ma miejsce, gdy dwie lub więcej osób (lub grup) ma różne cele, postawy lub opinie na ten sam temat.
„Zarządzanie konfliktem” to termin, który określamy, jak sobie z nim radzimy. To jest to, co robimy, aby zidentyfikować problem, odkryć różnice i ustalić, jak możemy zaradzić temu, co się dzieje.
Wiele konfliktów można rozwiązać w drodze dyskusji, zwłaszcza jeśli bierze się pod uwagę potrzeby i cele projektu lub firmy, ale czasami w grę wchodzą inne czynniki.
Dlaczego potrzebujemy zarządzania konfliktami?
Obecnie w wielu środowiskach pracy iw wielu zespołach projektowych konfiguracja ma strukturę macierzową. Oznacza to, że osoby w zespole nie pracują bezpośrednio dla Ciebie. Może to być idealna sytuacja pod wieloma względami: zarządzasz ich zadaniami, ale nie musisz zajmować się wszystkimi innymi sprawami związanymi z zasobami ludzkimi, takimi jak pensje, świadczenia, urlopy i tak dalej. Dzięki temu masz więcej czasu na skupienie się na doprowadzeniu projektu do ostatecznego celu.
To powiedziawszy, struktury macierzowe obfitują w konflikty lojalności, czasu, priorytetów lub zespołu. Wiedza o tym, jak rozpakować to wszystko, jest przydatną umiejętnością.
Zarządzanie projektami to praca, która powoduje konflikty:
- Szukamy tego, czego nie zrobiono, ścigając ludzi i wyłapując ich błędy.
- Kierujemy pracą osób, które podporządkowują się innym.
- Ścigamy odpowiedzi i decyzje, a to często wiąże się z eskalacją problemów, które mogą sprawić, że inni będą źle wyglądać w oczach sponsora projektu.
Najważniejsze jest to, że jeśli nie wiesz, jak rozwiązywać konflikty w pracy, Twój zespół będzie cierpieć z powodu większej liczby konfliktów, niż jest to zdrowe. Debaty nie będą moderowane. Powstają frakcje. Konflikty uniemożliwiają wykonanie zadań, gdy argumenty nie zostaną rozwiązane. Radzenie sobie z trudnymi interesariuszami staje się Twoją codzienną pracą. Jeśli nie rozwiążesz problemów, ostatecznie wpłynie to na twoją zdolność do realizacji celów. W najgorszym przypadku może to oznaczać, że twoi najlepsi ludzie zrezygnują, a twój zespół całkowicie się rozpadnie.
Wiele konfliktów wymaga jedynie tego, abyś usiadł i ułatwił rozmowę między osobami o różnych poglądach. Innym razem może być konieczne rozpoznanie, kiedy konflikt będzie miał duży wpływ na projekt, i podjęcie odpowiednich działań, być może poruszenie problemu z komitetem sterującym.
Rozwiązywanie konfliktów w miejscu pracy
The Instrument trybu konfliktu Thomasa-Kilmanna (TKI) to sposób na wypracowanie preferowanego stylu radzenia sobie z konfliktami w każdej sytuacji, nie tylko w pracy. Jest często używany w miejscach pracy. Jako narzędzie jest naprawdę przydatne do zrozumienia, jakie opcje są dostępne, gdy masz problem, którym należy się zająć.
TKI to kwestionariusz, który pyta, jak naturalnie reagujesz, gdy napotykasz sytuację, w której opinie lub obawy dwóch osób nie są zgodne. Pomaga ci opisać własną reakcję i reakcję, gdy napotykasz kogoś, kto nie podziela twoich poglądów.
Asertywność i umiejętność współpracy
TKI przygląda się dwóm różnym aspektom twojego podejścia do zarządzania konfliktem:
- Asertywność: Jak daleko posuwasz się ze swoimi troskami kosztem innych?
- Współpraca: jak daleko się posuniesz, aby zaspokoić obawy drugiej osoby?
To dwa ważne obszary do rozważenia. Musisz zrozumieć, jak daleko jesteś gotów się posunąć, aby chronić i zdobyć własną pozycję oraz jak bardzo zależy ci na tym, aby pomóc drugiej osobie osiągnąć to, czego chce. Zapytaj swój zespół HR, czy ma dostęp do oceny Thomasa-Kilmanna, abyś mógł z niej skorzystać. Znajdź swój osobisty styl.
Po określeniu swojego stylu możesz pomyśleć o następnej części TKI: pięciu różnych trybach reagowania na konflikt:
- Rywalizacja
- Uprzejmy
- Unikanie
- Współpraca
- Kompromis
Konkurencyjny tryb konfliktu
Tryb rywalizacji jest czasami nazywany „forsowaniem”. To bardzo asertywny styl, który jest również niechętny do współpracy. To jest dokładnie to, czego można się spodziewać: narzucasz swoją opinię drugiej osobie. On traci."
Rywalizacja to tak naprawdę coś, co możesz zrobić tylko wtedy, gdy masz jakąś uzasadnioną władzę w danej sytuacji:
- Pełnisz rolę kierowniczą i jesteś wyższy niż druga osoba.
- Kontrolujesz coś w danej sytuacji, na przykład budżet lub zasoby.
- Masz specjalistyczną wiedzę na temat sytuacji, której druga osoba nie podziela.
Weź pod uwagę kwestie związane ze zdrowiem i bezpieczeństwem, w których musisz wymusić noszenie sprzętu ochronnego, nawet jeśli ktoś w zespole nie chce się do tego zastosować. Techniki rozwiązywania konfliktów w tym trybie obejmowałyby:
- Mówienie komuś innemu, co ma robić.
- Wydanie mandatu lub zarządzenia.
Zamiast „rozwiązać” konflikt, zdusiłeś go i umożliwiłeś postęp projektu. Podjąłeś decyzję, ale prawdopodobnie straciłeś przez to kilku przyjaciół. Używaj go ostrożnie lub gdy sytuacja naprawdę tego wymaga ze względów prawnych lub bezpieczeństwa. Nigdy nie popadaj w mobbing w pracy.
Przystosowujący tryb konfliktu
Dostosowanie jest przeciwieństwem konkurowania. Jest mało asertywny i chętny do współpracy, ponieważ twoje interesy są pomijane, a ty przestrzegasz woli drugiej osoby.
Nie zawsze powinieneś postrzegać to jako „przegrywanie” lub poświęcenie. Czasami kłótnie nie są warte twojego czasu ani zainteresowania. Uważaj jednak, jeśli używasz tego zbyt często, ponieważ możesz postrzegać cię jako „zbyt miękkiego”, jeśli zbyt często kapitulujesz.
Tryb unikania konfliktu
Tutaj w ogóle nie angażujesz się w konflikty. Jest mało asertywny, ponieważ nie bierzesz udziału w dyskusji, i jest niechętny do współpracy, ponieważ nie pomagasz również drugiej osobie. W rzeczywistości nic nie robisz. Może to brzmieć okropnie, ale w rzeczywistości może być skuteczne, gdy jest używane z umiarem i we właściwych okolicznościach.
Tak naprawdę nie poradziłeś sobie z problemem, tylko z początkową manifestacją konfliktu. Musisz jeszcze znaleźć czas na rozwiązanie problemów. Istnieje ryzyko, że problem będzie się powiększał, jeśli będziesz czekać zbyt długo.
Wyobraź sobie, że dwóch kolegów głośno się kłóci i przeszkadza to innym osobom w biurze. Interweniujesz i mówisz im, że pomożesz im dojść do porozumienia, kiedy oboje się uspokoją. Dajesz jednemu z nich szansę ochłonięcia w swoim biurze do tego czasu.
Techniki rozwiązywania konfliktów w tym trybie:
- Odłóż dyskusję na lepszy czas lub sytuację.
- Oddal się od zagrażającej sytuacji.
Tryb konfliktu współpracy
Współpraca jest asertywnym sposobem rozwiązywania problemów i jest wysoce kooperacyjna. Nie unikasz konfliktu — od razu zaczynasz działać, pracując razem, aby rozwiązać problemy i dojść do punktu, w którym oba wymagania zostaną spełnione. Podejście do sytuacji w naprawdę pragmatyczny sposób może pomóc w budowaniu zaufania w zespole.
Załóżmy, że dział marketingu chce, aby produkt został wprowadzony na rynek w marcu. IT chce, aby nowy starter dołączył do zespołu, zanim rozpoczną prace nad uruchomieniem produktu. Wspólnie przeglądają wykres Gantta i stosują techniki planowania, aby upewnić się, że nowy starter może w pełni stać się częścią zespołu i nadal wprowadzać produkt na czas. Techniki rozwiązywania konfliktów w tym trybie obejmują dyskusję i mediację.
Tryb konfliktu kompromisowego
Kompromis jest umiarkowanie asertywny i umiarkowanie chętny do współpracy. Jest to pozycja pośrednia, która jest powszechnie stosowana i oczywiście w przeszłości poszedłeś na kompromis w sytuacjach. Nie dostajesz dokładnie tego, czego chcesz, podobnie jak druga osoba. Zamiast tego dochodzicie do polubownego rozwiązania, na które oboje możecie się zgodzić.
Zespół mówi, że sprint Agile powinien trwać dwa tygodnie. Chcesz, żeby to były cztery tygodnie. Idziesz na kompromis i zgadzasz się, że sprinty będą trwały trzy tygodnie. Techniki rozwiązywania konfliktów w tym trybie obejmują:
- Dyskusja
- Negocjowanie
- Wymiana ustępstw — oboje coś rezygnujecie
Jaki jest Twój styl rozwiązywania konfliktów?
Wspaniałą rzeczą w zrozumieniu, gdzie siedzisz na TKI, jest to, że rozumiesz swoje preferencje dotyczące rozwiązywania konfliktów w miejscu pracy, a także w innych miejscach. Daje to przewagę w określeniu, jakie podejście może być najlepsze w konkretnej sytuacji, w której się znajdujesz. Masz osobiste preferencje, ale nie utkniesz w reagowaniu w ten sam sposób we wszystkich sytuacjach. W niektórych przypadkach odejście może być najwłaściwszym sposobem działania, więc zdecydujesz się go uniknąć. W innych kompromis może być najszybszym sposobem na akceptowalną ścieżkę wyjścia z impasu. Możesz zdecydować się na użycie innych technik w innym czasie.
Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że konflikt w miejscu pracy będzie miał miejsce, więc posiadanie kilku technik, z których można skorzystać, daje opcje, gdy masz do czynienia z trudną sytuacją. Znajomość dostępnych opcji daje pewność siebie i może pomóc w rozwiązywaniu sporów, aby wszyscy mogli wrócić do pracy.
