Po przeanalizowaniu wymagań biznesowych i wypełnieniu wyszukiwanie dostawców, jesteś gotowy, aby rozpocząć proces wyboru dostawcy mięsa i ziemniaków. Dobrze napisane zapytanie ofertowe (RFP) lub zapytanie ofertowe (RFQ) jest kluczem do wyboru najlepszego dostawcy w najlepszej cenie dla Twojej firmy. Napisanie dowolnego rodzaju wniosku nie jest trudne, jeśli rozumiesz cele i funkcję dokumentu.
Zdecyduj, które napisać
Jakiś Zapytanie ofertowe jest używany, jeśli jakość, obsługa lub produkt końcowy będą się różnić od każdego dostawcy, który odpowiada.
Jakiś Zapytanie ofertowe jest używany do towarów, prostych usług lub prostych/nieskomplikowanych części z niewielkim lub żadnym miejscem na zróżnicowanie produktów lub usług między odpowiadającymi dostawcami. Punkty negocjacyjne są wąskie, w tym takie elementy, jak harmonogramy dostaw lub opcje pakowania.
Cele każdego z tych dokumentów powinny obejmować:
- Uzyskanie szczegółowych propozycji w celu oceny odpowiedzi każdego dostawcy, tak aby najlepsze interesy Twojej firmy były spełnione na wszystkich frontach.
- Wykorzystanie konkurencyjnego charakteru procesu wyboru dostawcy w celu wynegocjowania najlepszej możliwej oferty.
- Zapewnienie, że interesy wszystkich interesariuszy w Twojej firmie zostaną spełnione i osiągnięty zostanie konsensus.
- Zapewnienie Twojej firmie kontroli nad całym procesem wyboru dostawców i ustalenie zasad wyboru z góry.
- Budowanie partnerstwa między Tobą a dostawcą od samego początku.
Struktura zapytania ofertowego lub zapytania ofertowego
Zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe powinno być skonstruowane w sposób jasno i zwięźle przedstawiający twoje potrzeby dostawcy. Każdy dokument będzie inny w zależności od typu firmy i produktu, którego szukasz, ale istnieją pewne standardowe sekcje, które powinny znaleźć się w każdym typowym zapytaniu ofertowym lub zapytaniu ofertowym. Dopasuj każdą sekcję do swoich indywidualnych potrzeb:
- Szczegóły zgłoszenia podaj ważne informacje dla dostawców, takie jak terminy, adres pocztowy Twojej firmy oraz osoba kontaktowa w przypadku pytań i wyjaśnień.
- Jakiś wstęp i podsumowanie wykonawcze zapewnia potencjalnym dostawcom krótki przegląd Twojej firmy i wymagań dotyczących Twojego produktu lub usługi. Powinien być napisany po zakończeniu całego dokumentu, aby ułatwić podsumowanie kluczowych punktów.
- A przegląd biznesowy i tło opisuje Twoją firmę, produkty i sektor rynku. Pomoże to potencjalnym dostawcom zrozumieć potrzeby, które próbujesz zaspokoić.
- The szczegółowe specyfikacje powinna być najdłuższą częścią dokumentu. W przypadku zapytania ofertowego będzie ono zawierało miary jakościowe i wymagania, które będą miały wpływ na decyzję o wyborze. W przypadku zapytania ofertowego ta sekcja powinna zawierać miary ilościowe, których szukasz w odpowiedzi dostawcy. Przykładowe kryterium może obejmować rysunki produktów, tolerancje techniczne, poziomy usług, kamienie milowe, dostarczanych produktów i terminów, wymagań technicznych lub biznesowych, funkcjonalności oprogramowania i sprzętu wymagania.
- Założenia i ograniczenia Sprzedawcy, o których należy poinformować, są wymienieni w tej sekcji. Brak szczerości i szczerości w stosunku do sprzedawcy otworzy drzwi do renegocjacji umowy w późniejszym terminie i możliwość nadwyrężenia relacji z dostawcą. Możliwe tematy obejmują koszty podróży, koszty aktualizacji/modyfikacji oraz prawa licencyjne.
- Każdy Regulamin umowy muszą być wymienione, aby sprzedawca mógł udzielić rzetelnej i uczciwej odpowiedzi. Mogą one obejmować opcje finansowania, długość umowy, opcje odnowienia, gwarancje, kary za dostawę, poziomy usług itp.
- Kryteria wyboru o tym, jak podejmiesz decyzję, to ostatnia sekcja. Niektóre firmy wolą zachować te informacje w całkowitej poufności, podczas gdy inne uważają, że pomoże to potencjalnym dostawcom skupić się na tym, co jest ważne dla Twojej firmy.
Dystrybucja do dostawców
Wreszcie, ułożyć list motywacyjny i wyślij kopie zapytania ofertowego lub zapytania ofertowego do każdego z dostawców wybranych podczas procesu wyszukiwania. Upewnij się, że podane są odpowiednie informacje kontaktowe, aby zapewnić pomoc każdemu dostawcy, który jej potrzebuje.
