Nie możesz prowadzić udanej firmy zajmującej się planowaniem wydarzeń bez klientów, więc musisz zaimponuj każdemu potencjalnemu klientowi, który pojawi się na Twojej drodze. Jednak współpraca z niewłaściwym klientem może kosztować Cię czas i pieniądze, które można wykorzystać do znalezienia bardziej odpowiednich projektów.
Rozmiar i zakres każdego wydarzenia mogą się szybko zmienić, a Ty musisz czuć się komfortowo w towarzystwie osoby, która płaci rachunki. Dlatego tak ważna jest pierwsza rozmowa z klientem. Jeśli nie uzyskasz odpowiedzi, których potrzebujesz lub jeśli sytuacja wydaje się po prostu dziwna, możesz skorzystać z usług gdzie indziej, aby uniknąć katastrofy w przyszłości.
Jaka jest przewidywana data i miejsce wydarzenia?
To być może najbardziej podstawowe pytanie, ale ważne jest, aby Twój klient udzielił bezpośredniej odpowiedzi. Jeśli wyczuwasz dużo niezdecydowania lub konfliktu w tym temacie, może to być zły znak. Oczywiście niektórzy klienci będą potrzebować Twojej pomocy przy wyborze miejsca, ale tak naprawdę powinni mieć na uwadze przynajmniej kilka miejsc. Można spędzić znaczną ilość czasu
Ilu gości uczestniczy?
Różnica w kosztach między 200 a 500 uczestnikami jest ogromna, więc jeśli a potencjalny klient podaje szerokie liczby, to prawdopodobnie nie przeprowadzili żadnych badań dotyczących kosztów. W takim przypadku od razu będziesz chciał przejść do następnego pytania na liście.
Jaki jest Twój budżet na osobę?
Możesz preferować przeprowadzenie zapytania dotyczącego budżetu „na osobę”, ponieważ pozwala to lepiej zorientować się, ile uwagi klient włożył w wydarzenie. Odpowiedzi zawierające ogólne kwoty, takie jak 5000 lub 20 000 dolarów, są zbyt odległe od wrażeń gościa. Bez względu na to, jaką liczbę wykorzysta Twój klient do przedstawienia swojego budżetu, powinieneś rozbić ją na stawkę za osobę, aby oboje mogli zobaczyć, nad czym naprawdę muszą pracować.
Jakie są trzy niezbędne elementy Twojego wydarzenia?
Kiedy już wiesz więcej o budżecie, czas sprawdzić, czy jest on wystarczająco duży, aby spełnić oczekiwania Twojego klienta. Niezbędne produkty mogą w niektórych sytuacjach stanowić poważną przeszkodę. Wyobraź sobie, że Twój klient chce, aby na jego wydarzeniu wystąpiła konkretna gwiazda, ale nie ma pojęcia, ile kosztuje i czy ta osoba w ogóle jest dostępna. Tego typu problemy należy rozwiązać na początku i nie zawsze można polegać na tym, że klient o nich wspomni.
Jakie są trzy rzeczy, których nie chcesz na swoim wydarzeniu?
Chociaż jest to bardzo podobne do poprzedniego pytania, dodanie negatywnej konotacji może zapewnić planiście znaczący wgląd. Powiedzmy na przykład, że klient stanowczo sprzeciwia się podawaniu kurczaka na obiad. Konsekwencją tego będzie wzrost koszty żywności. Bez kurczaka w opcji będziesz musiał rozważyć wołowinę lub ryby, które są zazwyczaj droższe. Zrozumienie, jak lista „nie, nie” wpływa na ogólny obraz, jest kluczową umiejętnością w ocenie zgodności klienta.
Te pięć prostych pytań dotyczących planowania wydarzenia powie Ci wiele o Twoim kliencie, zanim zgodzisz się na współpracę. I chociaż nowe perspektywy są niezbędne Twój biznes eventowy, niewłaściwy typ klienta pochłonie wszystkie Twoje zasoby i na dłuższą metę będzie Cię kosztować.
