Celem tworzenia zespołów jest zapewnienie ram, które zwiększą zdolność pracowników do uczestniczenia w planowaniu, rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu decyzji, aby lepiej służyć klientom. Zwiększone uczestnictwo sprzyja:
- Lepsze zrozumienie decyzji
- Większe wsparcie i udział w planach wdrożeniowych
- Większy wkład w rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji
- Większa odpowiedzialność za decyzje, procesy i zmiany
- Większa zdolność i chęć uczestniczenia w ocenie i doskonaleniu wyników
Aby zespoły mogły spełniać swoją zamierzoną rolę polegającą na poprawie efektywności organizacji, niezwykle ważne jest, aby zespoły rozwinęły się w jednostki robocze skupione na swoim celu, misjalub powód istnienia.
Wiele razy, gdy zostajesz zatrudniony lub awansowany na stanowisko kierownicze, zespół już tam jest. Musisz dostosować swoje pomysły i plany do wiedzy, umiejętności i zdolności istniejącego zespołu.
Ale czasami możesz stworzyć własny zespół. Może się to zdarzyć specjalne projekty gdy przyciągasz ludzi z różnych działów lub gdy tworzysz nowy dział.
Jeśli znajdujesz się w sytuacji, w której musisz stworzyć zespół od zera (lub masz możliwość dodania personelu do istniejącej grupy), oto jak stworzyć najlepszy możliwy zespół.
1. Jasno określ zadanie
Jeśli Twoje zadanie jest niejasne, będziesz miał trudności z określeniem, jakich umiejętności potrzebujesz. Prawdopodobnie będziesz mieć ochotę od razu wkroczyć do akcji i zatrudnić osoby z ogólnymi umiejętnościami pasującymi do Twojego całego działu. (Potrzebuję ludzi od marketingu. Potrzebuję kreatywnych ludzi.)
Ale parafrazując przysłowie, zatrudniaj w pośpiechu, żałuj w wolnym czasie. Jeśli zaczniesz z niewłaściwymi ludźmi, pożałujesz. Aby wiedzieć, kogo potrzebujesz, jasno określ zadanie lub cele, które Twój zespół będzie musiał osiągnąć.
2. Zidentyfikuj potrzebne umiejętności
Musisz zidentyfikować umiejętności miękkie i twarde, których potrzebujesz. Czy pracownik będzie musiał komunikować wyniki i postępy kierownictwu wyższego szczebla? Czy są potrzebne umiejętności, które nie będą oczywiste bez głębokiego przemyślenia? Na przykład, jeśli tworzysz zespół do wdrożenia nowego systemu oprogramowania, oczywiście potrzebujesz programistów.
Ale potrzebujesz także osoby, która potrafi porozmawiać z użytkownikami końcowymi, aby dobrze zrozumieć ich prawdziwe potrzeby. Potrzebujesz trenera, który rozumie techniczną stronę nowego systemu oprogramowania i potrafi ją wyjaśnić osobom, które nie mają wiedzy technicznej.
Jeśli wiesz, że potrzebujesz super inteligentnych i niezależnych pracowników, wiesz, że potrzebujesz także osoby, która będzie w stanie zjednoczyć tych niezależnych pracowników. Oczywiście, że tak. (Zazwyczaj jest to zadanie menedżera lub lidera zespołu, ale znajomość własnych ograniczeń ma kluczowe znaczenie sukces w budowaniu zespołu.)
3. Zidentyfikuj ludzi
Jeśli chcesz zbudować zespół wewnętrzny, masz zalety i wady. Zaletą jest to, że znasz już ludzi, spośród których wybierasz. Znasz ich mocne i słabe strony. Wiadomo, kto jest dobry w pracy technicznej. Wiadomo, kto jest kreatywny. Wiesz, kto jest marudny. Wiesz, kto może sprzedać kostki lodu podczas zamieci.
Wadą jest to, że musisz wyciągnąć zespół z istniejącego personelu, więc nie możesz naprawić żadnych słabości, które już istnieją u potencjalnych członków zespołu. Musisz sobie poradzić z polityką wyciągania kogoś z personelu innej grupy. Nie możesz ignorować faktu, że możesz zniszczyć relacje, jeśli ukradniesz zbyt wielu najlepszych ludzi z innych działów.
Ponadto możesz wiedzieć, że John jest najlepszą możliwą osobą, ale John nie jest zainteresowany byciem w Twoim zespole lub jego menadżer nie pozwoli mu dołączyć. Tworzenie wewnętrznego zespołu może okazać się bardzo frustrujące.
Jeśli musisz wynająć z zewnątrz, musisz długo i intensywnie myśleć o budżetach. Czasami masz ochotę wydać wszystkie pieniądze na zatrudnienie supergwiazdy, ale wtedy na wszystkie pozostałe stanowiska musisz zatrudnić początkujących ludzi. Mogą nie zrównoważyć Twojej supergwiazdy.
Innym razem możesz pomyśleć, że najlepszą drogą jest wynajęcie taniej pomocy i pozyskanie jak największej liczby osób za możliwie najniższe pensje. To też nie działa.
Chociaż musisz pracować w ramach swojego budżetu, możesz zatrudnić supergwiazdę lub możesz potrzebować całej gromady pszczół robotnic. Poświęć szczególną uwagę każdemu, kogo zatrudnisz.
4. Zatrudniaj we właściwej kolejności
Nie zatrudniaj najpierw asystenta administracyjnego. Możesz pomyśleć: „OK, usunę to z drogi”. Ale zadaniem administracji jest pomaganie reszcie zespołu i wspieranie ich. Jeśli najpierw zatrudnisz tę osobę, musisz znaleźć dodatkowe osoby, z którymi będzie mogła współpracować, a nie odwrotnie.
Zacznij od najstarszej osoby, czyli tzw osoba, którą chcesz kierować zespołemi przeanalizuj pozostałych członków zespołu zatrudnionych w tej firmie. Chcesz, aby najstarsza osoba pomogła Ci w dodatkowym zatrudnieniu – zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.
5. Praktykuj uczciwość przy zatrudnianiu
Nie wychwalaj tylko zalet pracy w tym zespole. Musisz uczciwie przedstawić potencjalnemu pracownikowi wyzwania. Możesz na przykład powiedzieć: „Wdrożymy nowy system oprogramowania. Będziesz ciężko pracować i spędzać długie godziny. Doświadczymy sprzeciwu ze strony menedżerów wyższego szczebla i będę walczył dla zespołu, ale będzie to trudne.
W ten sposób zyskasz pracowników, którzy będą wiedzieć, czego się spodziewać. Nie kłam i nie mów, że zadanie zespołu jest usłane różami, chyba że naprawdę myślisz, że tak będzie wyglądać praca zespołu. Stracisz najlepszych członków zespołu, którzy będą się czuć, jakbyś ich oszukał.
6. Pamiętaj o Zarządzaniu
Kiedy już zbierzesz zespół, musisz go poprowadzić. Wielkie zespoły rzadko radzą sobie dobrze bez wielki przywódca. To twoja praca. Upewnij się, że pracujesz nad tym, aby zespół był spójny i pracowity. Nie wymagaj od nich więcej niż od siebie.
Jeśli zarządzasz liderem zespołu, to samo dotyczy. Musisz meldować się zgodnie z wcześniej zaplanowanym harmonogramem, aby mieć pewność, że zespół podąża właściwą drogą. Jeśli tak nie jest, współpracuj z liderem zespołu, aby przegrupować się i ruszyć do przodu.
Jeśli ostrożnie podejdziesz do tworzenia zespołu, korzystając z tych sześciu kroków, będziesz mieć świetny zespół i udany projekt. Twoja organizacja wyciągnie wnioski z ich sukcesu, a Ty wzmocnisz inne zespoły robocze w całej organizacji. To wynik, którego szukasz, tworząc odnoszące sukcesy zespoły.
