Organizacja firmy wymaga znacznie więcej niż tylko uporządkowania stosów papierów i odkurzenia bałaganu, który masz na biurku. Organizacja obejmuje tworzenie systemów i procedur dla wszystkich różnych części Twojej firmy, co może pomóc Ci stać się bardziej produktywnym i rentownym.
Poniższe pomysły obejmują niektóre z najlepszych sposobów na lepszą organizację w małej firmie. Wypróbuj tylko jeden, aby uzyskać powolną i trwałą poprawę, lub zaplanuj włączenie nowego procesu organizacyjnego co miesiąc w swojej firmie w tym roku.
Przejmij kontrolę nad papierami i dokumentami
Papier jest największym źródłem bałaganu w wielu biurach. Jeśli nie masz systemu archiwizacji lub cyfrowego systemu archiwizacji, nadszedł czas, aby go zbudować. Zacznij od przejrzenia leżących wokół dokumentów. Utwórz stos zachowany i stos kart odrzuconych, a następnie zniszcz lub poddaj recyklingowi wszystkie gazety, czasopisma, biuletyny, karty, notatki itp., które trafiły na drugi stos. Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, przejrzyj, jakie rodzaje
Po uporządkowaniu dokumentów rozważ utworzenie systemu zarządzania dokumentami, który pomoże Ci stworzyć lub udoskonalić proces obsługi papieru i utrzymać go w porządku.
Jeśli zdecydujesz, że nadszedł czas, aby przejść do biura bez papieru, możesz zacząć od zeskanowania i digitalizacji paragonów, korzystając z Internetu usługi fakturowania i płatności, takie jak FreshBooks, przejście na program do podpisu cyfrowego, taki jak DocuSign, oraz korzystanie z chmury do tworzenia kopii zapasowych danych i archiwizacja. Jeśli zbierasz wizytówki na imprezach w ciągu roku, dobrym pomysłem może być również zainwestowanie w skaner wizytówek, abyś mógł natychmiast zdigitalizować dane kontaktowe i porzucić papierowe wizytówki.
Korzystaj z odpowiednich narzędzi zwiększających produktywność
Wszyscy mamy swoje ulubione aplikacje i narzędzia, których używamy na co dzień, chociaż niektóre są prawdopodobnie bardziej przydatne niż inne. Dlatego tak ważne jest, aby przynajmniej raz w roku podsumować aplikacje i narzędzia, których używasz w swojej małej firmie, i zdecydować, czy nadal spełniają Twoje potrzeby. To także doskonały czas na zastanowienie się, czy nowe narzędzia mogłyby usprawnić organizację Twojej firmy.
Poniżej znajdują się niektóre z najważniejszych obszarów, w których wielu właścicieli małych firm uważa narzędzia zwiększające produktywność za przydatne. Powinny one stanowić solidny punkt wyjścia do optymalizacji narzędzi zwiększających produktywność w tym roku:
- Zarządzanie kontaktami: Od śledzenia klientów po zapamiętywanie ludzi, których spotykasz podczas networkingu, każdy właściciel małej firmy potrzebuje systemu do zarządzania informacjami kontaktowymi. Możesz wybrać kompleksowy system zarządzania relacjami z klientami (CRM), taki jak Salesforce, lub, w przypadku zarządzania na mniejszą skalę, możesz skonfigurować istniejącą aplikację do kontaktów, aby działała w Twojej firmie.
- Spotkania i komunikacja: Niezależnie od tego, czy prowadzisz spotkania twarzą w twarz, przez telefon, czy za pośrednictwem usług czatu wideo, istnieje sposób na lepszą organizację tego procesu. Możesz skorzystać z usługi takiej jak Do, aby lepiej zorganizować swoje spotkania — przed, w trakcie i po.
- Rachunkowość i księgowość: Organizuj i usprawniaj sposób wystawiania faktur, przyjmowania płatności i zarządzania przepływami pieniężnymi za pomocą narzędzi takich jak Quickbooks Online, Xero i Wave.
- Śledzenie podróży i wydatków: możesz korzystać z aplikacji takich jak Expedia i TripAdvisor, aby ułatwić sobie planowanie podróży. Gdy jesteś w drodze, aplikacje takie jak Expensify pomagają śledzić wydatki, dzięki czemu raportowanie po powrocie do domu jest znacznie łatwiejsze do zorganizowania.
- Zarządzanie mediami społecznościowymi: Wszyscy wiemy, ile czasu można zmarnować w mediach społecznościowych, jeśli nie podchodzi się do nich w sposób systematyczny i zorganizowany. Właśnie dlatego narzędzia takie jak Hootsuite i Buffer mogą być nieocenione dla właścicieli małych firm.
- Zarządzanie pocztą e-mail: jeśli korzystasz z Gmaila w swojej małej firmie, masz dostęp do wielu z nich rozszerzenia Google które mogą szybko uporządkować Twoją skrzynkę odbiorczą. Jeśli używasz innej aplikacji e-mail, wypróbuj SaneBox do automatycznego filtrowania, przypomnień i nie tylko.
- Zarządzanie projektami: Dobra aplikacja do zarządzania projektami pomoże Ci śledzić zadania, udostępniać pliki i współpracować z członkami zespołu w jednym miejscu i może być jednym z najlepszych narzędzi do organizacji pracy. Wypróbuj Basecamp lub Asana, aby uzyskać kompleksowe rozwiązanie do zarządzania projektami.
Produktywność to bardzo osobisty proces, a aplikacje, których potrzebujesz, będą dostosowane do wykonywanej pracy i sposobu, w jaki zwykle pracujesz. Poświęć trochę czasu na zbadanie swoich potrzeb przed włączeniem nowego narzędzia do swojego procesu. Być może nie potrzebujesz ich tak dużo, jak myślisz.
Zorganizuj swój komputer
To duże wyzwanie dla każdego właściciela małej firmy, który większość swojej pracy wykonuje na komputerze. Prawdopodobnie wiesz, że nie potrzeba dużo czasu, aby na pulpicie pojawiły się ikony, a folder z pobranymi plikami zapełnił się dokumenty o dziwnych nazwach, których nie można znaleźć, lub skrzynkę e-mail, która wymyka się spod kontroli do tego stopnia, że zaczynasz myśleć, że naprawdę może eksplodować. Nie tylko jest to okropne dla twojej produktywności, ale może również znacznie spowolnić wydajność twojego komputera.
Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić już teraz, aby uporządkować swój komputer i przywrócić go do działania:
- Oczyść swój pulpit: Istnieje kilka sposobów konfiguracji pulpitu, a wszystko zależy od Twojego stylu pracy i sposobu korzystania z komputera. Możesz pozbyć się wszystkiego z pulpitu oprócz kosza na śmieci (pamiętaj, że app ikony na pulpicie to tylko skróty — wszystkie rzeczywiste aplikacje zwykle znajdują się w Twoich aplikacjach teczka). Możesz też dodać kilka skrótów do najczęściej używanych aplikacji i plików.
- Skonfiguruj cyfrowy system archiwizacji: Aby ułatwić nawigację, musisz stworzyć system archiwizacji, który ma dla Ciebie pełny sens. W ten sposób możesz szybko znaleźć potrzebne dokumenty, kiedy ich potrzebujesz.
- Zaktualizować oprogramowanie: Jeśli komputer jest skonfigurowany do automatycznego instalowania aktualizacji aplikacji i systemu operacyjnego, wszystko jest gotowe. Jeśli jest to dla Ciebie proces ręczny, powinieneś sprawdzać dostępność aktualizacji co najmniej raz na dwa miesiące, ponieważ wiele z nich zawiera poprawki zabezpieczeń. Następnie raz w roku przejrzyj aktualne wersje oprogramowania, z którego korzystasz, i zdecyduj, czy nadszedł czas na aktualizację.
- Skanuj w poszukiwaniu wirusów i problemów z wydajnością: Niezależnie od typu posiadanego komputera, na każdym z nich mogą zostać zainfekowane wirusy lub złośliwe oprogramowanie (tak, nawet Mac!). Jeśli masz komputer z systemem Windows, mądrze jest przeprowadzać na nim regularną konserwację, aby był wolny od wirusów i działał płynnie.
- Sprawdź integralność kopii zapasowej danych: Tworzysz kopię zapasową swoich danych, prawda? Jeśli nie, pomiń na razie wszystko inne i zrób to najpierw. Możesz skorzystać z usługi tworzenia kopii zapasowych danych w chmurze, takiej jak Carbonite, Backblaze lub CrashPlan, lub użyć zewnętrznego dysku twardego, który podłączasz do komputera. W przypadku dowolnej opcji skonfiguruj usługę lub dysk do ciągłego automatycznego tworzenia kopii zapasowych, dzięki czemu nie będziesz musiał nic robić ręcznie. Następnie raz lub dwa razy w roku przejdź do usługi tworzenia kopii zapasowych lub przejedź się i poszukaj, aby upewnić się, że wszystko tam jest i jest dostępne, gdybyś musiał pobrać kopie na komputer lokalny.
- Porządkuj swoją skrzynkę odbiorczą: Wielu właścicieli małych firm ma stosunek miłości do nienawiści ze swoją skrzynką odbiorczą. Uwielbiają to, ponieważ jest to wysoce produktywne i wydajne narzędzie komunikacji, ale nienawidzą go, ponieważ może szybko wymknąć się spod kontroli i spowodować niepotrzebny stres. Są rzeczy, które możesz zrobić, aby utrzymać porządek w skrzynce odbiorczej, na przykład korzystać z automatyzacji, usprawniać codzienne otrzymywanie i ograniczać częstotliwość sprawdzania poczty e-mail w ciągu dnia.
Powyższe wskazówki pomogą Ci natychmiast lepiej zorganizować swoją małą firmę. Ale nie zapominaj, jak szybko sprawy mogą wymknąć się spod kontroli. Połącz te czynności z postanowieniem, aby przeprowadzić szybki i łatwy przegląd dokumentów, narzędzi zwiększających produktywność i komputera status kilka razy w miesiącu, abyś mógł zachować porządek i zapobiec osiągnięciu przytłaczającego poziomu dezorganizacja.
Gdy odwiedzasz witrynę, Dotdash Meredith i jej partnerzy mogą przechowywać lub pobierać informacje w Twojej przeglądarce, głównie w postaci plików cookie. Pliki cookie zbierają informacje o Twoich preferencjach i urządzeniach i służą do tego, aby strona działała tak, jak Ty tego oczekiwać, aby zrozumieć, w jaki sposób wchodzisz w interakcję z witryną i wyświetlać reklamy skierowane do Ciebie zainteresowania. Możesz dowiedzieć się więcej o naszym korzystaniu, zmienić ustawienia domyślne i wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość, odwiedzając Ustawienia plików cookie, który znajduje się również w stopce strony.
