Outsourcing to praktyka biznesowa polegająca na zawieraniu umów z podmiotem zewnętrznym w celu wykonania określonych zadań zamiast zatrudniania nowych pracowników lub przydzielania tych zadań istniejącemu personelowi. Jest to popularny wśród firm sposób na obniżenie kosztów operacyjnych i usprawnienie operacji przy jednoczesnym zachowaniu ważnych funkcji.
Zadania zlecane na zewnątrz mogą być okazjonalne, takie jak zatrudnianie księgowego do rozliczania podatków raz w roku. Mogą być również stałym elementem operacji biznesowych, np podpisanie umowy z firmą sprzątającą zamiast zatrudniać woźnych jako pracowników.
Zalety outsourcingu
Firmy, które zlecasz na zewnątrz, mogą być niezależnymi konsultantami lub innymi dużymi korporacjami. Bez względu na wielkość firmy, z którą współpracujesz, zlecanie zadań operacyjnych na zewnątrz może przynieść wiele korzyści.
Kluczowe dania na wynos
Outsourcing pomaga:
- Skoncentruj się na podstawowych zadaniach
- Niższe koszty
- Promuj wzrost
- Zachowaj kontrolę operacyjną
- Oferuj elastyczność kadrową
- Zapewnij ciągłość i zarządzanie ryzykiem
- Rozwijaj personel wewnętrzny
Od jednoosobowych właścicieli po duże korporacje, firmy każdej wielkości mogą korzystać outsourcing aby pomóc swojej firmie rozwijać się i rozwijać przy jednoczesnym utrzymaniu kosztów na jak najniższym poziomie.
Skoncentruj się na podstawowych czynnościach
Operacje back-office firmy mają tendencję do rozszerzania się w okresach szybkiego wzrostu. Ta ekspansja może związać Twoje zasoby ludzkie i finansowe kosztem podstawowej działalności, dzięki której Twoja firma odniosła sukces.
Outsourcing ważnych, ale przyziemnych czynności może pozwolić na ponowne skoncentrowanie zasobów wewnętrznych na działaniach, które przynoszą zyski bez poświęcania jakości lub usług.
Załóżmy na przykład, że Twoja firma podpisuje duży kontrakt, który znacznie zwiększy wielkość zakupów w krótkim czasie. Outsourcing odpowiedzialności za zakupy pozwala personelowi skupić się na samym kontrakcie.
Utrzymaj niższe koszty
Czasami koszt zakupu sprzętu lub potrzeby nowej lokalizacji może być wygórowany. W takich przypadkach outsourcing jest bardziej opłacalny niż wewnętrzne rozszerzanie działalności.
Jeśli rozwój Twojej firmy powoduje zwiększone zapotrzebowanie na powierzchnię biurową, zamiast przenosić się do nowej lokalizacji, spróbuj zlecić na zewnątrz proste operacje, takie jak telemarketing lub wprowadzanie danych. Może to kosztować znacznie mniej niż cena rozszerzenia i jest zarówno bardziej wydajne, jak i tańsze niż przeprowadzka.
Outsourcing może również obniżyć koszty poprzez zmniejszenie wydatków związanych z zatrudnieniem nowych pracowników, takich jak:
- Poszukiwanie zatrudnienia
- Proces wdrażania do firmy nowego pracownika
- Opieka zdrowotna i inne świadczenia
- Podatki dochodowe
- Zwiększone zapotrzebowanie na pracowników na stanowiskach kierowniczych i HR
Współpraca z wykonawcami, a nie z pracownikami, może zminimalizować te koszty, pozwalając Twojej firmie wykonać tę samą pracę za mniej.
Promuj wzrost
Koszty ogólne niektórych operacji są niezwykle wysokie, ale warto je zaoferować, aby zadowolić klientów, rozszerzyć model biznesowy lub konkurować na rynku. Outsourcing może być dobrym rozwiązaniem, jeśli koszt rozszerzenia w celu samodzielnej obsługi tych operacji jest zbyt wysoki, wymagałby zbyt długiego czasu lub powodowałby nieefektywność w Twoim modelu biznesowym.
Na przykład Twój mały gabinet lekarski chce zaakceptować różne plany ubezpieczeniowe, ale jeden pracownik nie może nadążyć za wszystkimi różnymi dostawcami i zasadami. Outsourcing do A firma specjalizująca się w rozliczeniach medycznych będzie kosztować mniej niż zatrudnienie dodatkowego wykwalifikowanego personelu lub szkolenie istniejącego personelu, przy jednoczesnym zwiększeniu korzyści dla klientów.
Zachowaj kontrolę operacyjną
Operacje o rosnących kosztach należy rozważyć w przypadku outsourcingu. Dobrymi kandydatami są departamenty, które z biegiem czasu mogły ewoluować w obszary niekontrolowane i źle zarządzane. Firma outsourcingowa często może wnieść do Twojej firmy lepsze umiejętności zarządzania niż te, które byłyby dostępne bez znaczącej restrukturyzacji.
Załóżmy na przykład, że Twój dział IT ma zbyt wiele projektów, za mało ludzi, a budżet znacznie przekracza jego wkład w Twoją organizację. Umowa outsourcingowa z wykonawcą IT zmusi kierownictwo do nadania priorytetu ich prośbom, przywracając kontrolę nad projektami i wydatkami.
Oferuj elastyczność personelu
Outsourcing umożliwia operacjom lub działom, które mają cykliczne zapotrzebowanie, wniesienie dodatkowych zasobów, gdy są one konieczne. Firma outsourcingowa może zostać następnie zwolniona, gdy sytuacja ponownie zwolni, zachowując elastyczność firmy.
Funkcje outsourcingu, na przykład w przypadku braku personelu w dziale księgowości w sezonie podatkowym i okresy audytu, zapewnia dodatkowe zasoby, których potrzebujesz przez określony czas w spójny sposób koszt. Współpraca z tym samym biurem rachunkowym lub wykonawcą za każdym razem zapewnia spójność i elastyczność.
Zapewnij ciągłość i zarządzanie ryzykiem
Okresy dużej rotacji pracowników mogą zwiększyć niepewność i niespójność w firmie. Outsourcing zapewnia firmie pewien poziom ciągłości, jednocześnie zmniejszając ryzyko, jakie może przynieść niespełniający standardów poziom działania, nawet w krótkim okresie czasu.
Na przykład Twój menedżer HR jest na przedłużonym zwolnieniu lekarskim, a jej asystent administracyjny wyjeżdża do nowej pracy. Outsourcing funkcji kadrowej zmniejsza ryzyko i pozwala firmie kontynuować działalność pod nieobecność kierownika. Daje to również czas na zatrudnienie nowego asystenta bez pośpiechu z decyzją, ponieważ w biurze brakuje personelu.
Rozwijaj personel wewnętrzny
Duży projekt może wymagać umiejętności, których Twoi pracownicy nie posiadają.Outsourcing na miejscu, w którym sprowadzasz wykonawców do działania we własnej lokalizacji, może ci to zapewnić z ludźmi, którzy posiadają umiejętności, których potrzebujesz, podczas gdy twoi ludzie pracują obok nich, aby zdobyć nowe umiejętności ustawić.
Załóżmy, że Twoja firma musi zmodernizować niestandardowy sprzęt, ale twoi inżynierowie nie mają umiejętności wymaganych do zaprojektowania nowego i zmodernizowanego sprzętu. Outsourcing tego projektu i sprowadzenie zewnętrznych inżynierów do pracy na miejscu pozwala pracownikom uczyć się od zleceniobiorców przy jednoczesnym zapewnieniu wykonania pracy na odpowiednim poziomie umiejętności.
Jak uzyskać jak najwięcej z outsourcingu
Firmy często myślą o outsourcingu wyłącznie w kategoriach oszczędności kosztów, ale outsourcing może zrobić więcej niż tylko obniżyć wydatki. W miarę rozwoju firmy outsourcing może być sposobem na promowanie innowacji, wprowadzanie zmian w branży i uzyskiwanie dostępu do nowych zestawów umiejętności, które zmienią pozycję firmy na rynku.
Rozważając, w jaki sposób outsourcing może pomóc Ci się rozwijać, nie ograniczaj się do patrzenia na koszt zatrudniania zewnętrznych wykonawców w porównaniu do obsługi zadania z obecnymi pracownikami. Skoncentruj się na wartości, jaką ekspertyza wykonawcy wnosi do Twojej firmy. Niezależnie od tego, czy poprzez rozszerzenie produkcji, szerszy marketing swojej firmy, czy też zakłócenie sposobu, w jaki Twoja firma branża prowadzi działalność gospodarczą, outsourcing może zapewnić Ci możliwość wprowadzania innowacji, rozwoju i wzniesienia się ponad przeciętność konkurs.
