Każdy musi od czasu do czasu tęsknić za pracą, czasem na choroba, spotkanie lub inne powody osobiste. Niektórzy pracodawcy proszą pracowników o oficjalne pismo wyjaśniające, kiedy i dlaczego opuścili pracę.
Czasami pracodawcy chcą, aby pracownicy pisali te listy przed nieobecnością, a czasami są one pisane po. Kiedy i jak prześlesz swój list, będzie zależeć od polityki firmy.
Przeczytaj poniżej wskazówki dotyczące pisania oficjalnego listu z usprawiedliwieniem, a także dwa przykładowe listy: jeden, aby wysłać pracodawcę, zanim przegapisz pracę, i jeden na później.
Wskazówki dotyczące pisania listu z usprawiedliwieniem nieobecności
- Postępuj zgodnie z formatem listu biznesowego. Użyj oficjalny format listu biznesowego podczas pisania twojego listu. Chcesz, aby ten list był profesjonalny.
-
Zapoznaj się z polityką swojego pracodawcy. Zanim przegapisz pracę, upewnij się, że znasz procedurę informowania szefa o swojej nieobecności. Dowiedz się, czy musisz powiedzieć swojemu szefowi i jak powinieneś przekazać mu te informacje (np. telefon, list, e-mail). Sprawdź również, z jakim wyprzedzeniem musisz poinformować pracodawcę.
- Miej uzasadnioną wymówkę. Bądź świadomy polityki firmy i tego, co stanowi usprawiedliwiona nieobecność z pracy. Niektóre przyczyny nieobecności w pracy może nie zostać zaakceptowany przez pracodawcę.
- Wyślij list tak szybko, jak to możliwe. Jeśli to możliwe, wyślij list z usprawiedliwieniem, zanim przegapisz pracę. Chcesz dać swojemu pracodawcy czas na zmianę przydziału któregokolwiek z twoich zadań. Jeśli prosisz o dłuższy urlop, wyślij ten list tak szybko, jak to możliwe. Jeśli nie masz czasu na wysłanie oficjalnego listu, rozważ wysłanie przepraszam e-mail Zamiast.
- Mów krótko. Nie wchodź w szczegółowe informacje na temat powodów nieobecności w pracy (takich jak długa lista objawów, jeśli jesteś chory lub szczegółowa historia o osobistym problemie). Zamiast tego podaj zwięźle dzień lub dni, w których będziesz nieobecny, i wyjaśnij (krótko) dlaczego.
- Zaoferuj pomoc. Możesz rozważyć pomoc w nadrobieniu twojej nieobecności w jakiś sposób. Na przykład możesz powiedzieć, że podczas nieobecności nadal będziesz korzystać z poczty e-mail lub możesz zaoferować dodatkową godzinę lub dwie później, aby dokończyć niektóre pominięte projekty. Jeśli możesz przygotować się na swoją nieobecność z wyprzedzeniem, poproś jednego lub dwóch współpracowników lub pracowników o pomoc w wykonaniu zadań, których nie będziesz mieć. Będzie to szczególnie ważne, gdy ubiegasz się o dłuższy urlop.
Przykładowy formalny list z usprawiedliwieniem
Możesz użyć tej próbki jako wzoru do napisania listu z usprawiedliwieniem. Pobierz szablon (kompatybilny z Dokumentami Google i Word Online) lub przeczytaj wersję tekstową poniżej.
Formalne usprawiedliwienie (przed nieobecnością w pracy)
Data
Nazwa pracodawcy
Tytuł pracodawcy
Organizacja
Adres
Miasto, stan Kod pocztowy
Szanowny Panie/Pani. Nazwisko:
Proszę przyjąć to pismo jako oficjalne powiadomienie, że nie będę mógł uczestniczyć w pracy od 3 stycznia 2022 do 7 stycznia 2022. Wezmę udział w konferencji dotyczącej rozwoju zawodowego, o której rozmawiałem z tobą na początku tego tygodnia.
Umówiłem się na e-mail w godzinach pracy i będę dzwonił i meldował się w biurze raz dziennie, aby zobaczyć, co przegapiłem.
Daj mi znać, jeśli mogę udzielić dalszych informacji lub jeśli potrzebujesz ode mnie czegoś innego, aby moja nieobecność przebiegła sprawnie. Dziękuję za umożliwienie mi skorzystania z tej wspaniałej okazji.
Z poważaniem,
Twój podpis (pismo w wersji papierowej)
Twoje wpisane imię
Formalne usprawiedliwienie (po nieobecności w pracy)
Data
Nazwa pracodawcy
Tytuł pracodawcy
Organizacja
Adres
Miasto, stan Kod pocztowy
Szanowny Panie/Pani. Nazwisko:
Proszę przyjąć to pismo jako oficjalne zawiadomienie, że w dniu 20 grudnia 2021 r. nie mogłem stawić się w pracy z powodu choroby. Zadania na ten tydzień, które przegapiłam podczas mojej nieobecności, już wykonałam.
Proszę dać mi znać, jeśli mogę udzielić dalszych informacji. Dziękuję za zrozumienie.
Z poważaniem,
Twój podpis (pismo w wersji papierowej)
Twoje wpisane imię
Wysyłanie wiadomości e-mail
Czasami bardziej sensowne jest wysłanie wiadomości e-mail wyjaśniającej swoją nieobecność. Na przykład, jeśli chcesz jak najszybciej powiedzieć szefowi, że nie będzie Cię w pracy, wysyłanie e-maili lub dzwonienie to najszybszy sposób udostępniania tych informacji. Niektórzy pracodawcy proszą nawet, aby pracownicy powiadamiali ich o nieobecnościach za pośrednictwem poczty elektronicznej lub SMS-a.
Jeśli wyślesz wiadomość e-mail z usprawiedliwieniem swojej nieobecności, pamiętaj, aby wiadomość e-mail była krótka, podając po prostu daty nieobecności i krótkie wyjaśnienie, dlaczego będziesz nieobecny.
Pamiętaj również, aby dołączyć wyraźny temat, nawet po prostu: „Nieobecność w pracy – Twoje imię”. To jasno wyjaśnia cel Twojego e-maila do szefa.
Jeśli wolisz wysłać swoją wymówkę e-mailem, oto ona jak wysłać profesjonalną wiadomość e-mail.
Więcej pism z prośbą o urlop
Pracownicy często muszą również pisać listy usprawiedliwiające dłuższe urlopy lub inne dłuższe urlopy. Formalne usprawiedliwienia są również używane w różnych sytuacjach, takich jak nieobecność obowiązek ławy przysięgłych lub ze szkoły.
Oto wybór listów i e-maili z prośbą o zwolnienie z pracy. Pamiętaj, aby dostosować swoją korespondencję tak, aby odpowiadała Twojej osobistej prośbie, mając na uwadze zasady Twojej firmy.
- Formalny wniosek o urlop
- Urlop z powodów osobistych
- List z prośbą o urlop wojskowy
Kluczowe dania na wynos
Znajomość polityki firmy. Zanim wyślesz usprawiedliwienie nieobecności, zapoznaj się z polityką Twojej firmy dotyczącą usprawiedliwionych nieobecności i nieobecności w pracy.
Nie komplikuj. Podaj proste i jednoznaczne usprawiedliwienie. Nie ma potrzeby podawania zbyt wielu informacji o swojej nieobecności.
Podaj swoją wymówkę w odpowiednim czasie. Jak najszybciej poinformuj szefa, że nie będziesz mógł pracować.
