Dobrze skonstruowany program sugestii pracowniczych — uruchomiony z zaangażowaniem organizacyjnym, przejrzystością i ciągłą komunikacją — może mieć pozytywny wpływ na wyniki finansowe firmy i zaszczepić w niej pracowników z motywacją i entuzjazmem.
Źle pomyślany, pospiesznie uruchomiony, niezdefiniowany program sugestii pracowniczych może zniechęcić ludzi i wywołać złą wolę, cynizm i nieporozumienia. Taki jest los wielu programów sugestii pracowniczych uruchamianych bezmyślnie za pośrednictwem skrzynki sugestii pracowniczych. Więc najpierw zaplanuj.
Czy Twoja firma potrzebuje skrzynki sugestii?
Przed uruchomieniem programu sugestii pracowniczych, rozważ swoją kulturę korporacyjną. Czy obecnie otrzymujesz świeże i przemyślane pomysły?
Jeśli sugestie pracowników już przenikają na powierzchnię na spotkaniach personelu i podczas swobodnej rozmowy, więcej nieformalne metody kultywowania nowych pomysłów są wtedy potrzebne do pełnego programu sugestii pracowniczych lub pole sugestii. Na przykład:
- Harmonogram wydziałowe sesje burzy mózgów.
- Generuj pomysły na określone tematy podczas twoje cotygodniowe spotkanie personelu.
- Ustaw comiesięczny lunch dla każdego pracownika, aby zgłosić co najmniej jeden pomysł.
- Poproś menedżerów, aby przynieśli trzy pomysły pracowników na każde spotkanie menedżerów.
Jeśli chcesz zrobić coś lepiej, zacznij od pytania co z twoją kulturą tłumi pomysły? Twój program musi wyeliminować lub obejść te przeszkody, zanim zaczniesz, w przeciwnym razie każdy program sugestii pracowniczych jest skazany na niepowodzenie.
Jak założyć zespół recenzentów
Udane programy sugestii pracowniczych wymagają zarządzania. Ustawić zespół interdyscyplinarny z uprawnieniami do wdrażania otrzymanych sugestii. Zespół powinien przejrzeć sugestie i potwierdzić ich otrzymanie w ciągu 48 godzin. Jeśli ten zespół składa się wyłącznie z menedżerów lub wszystkich dyrektorów, może być postrzegany jako brak kontaktu lub blokowanie zmian. Więc ludzie na nim muszą być chętni do zmiany i skłonni pytać „dlaczego nie”, a nie „dlaczego”?
Wszystkie działy, zwłaszcza finansowe, muszą być reprezentowane. Jeśli menedżerowie lub dyrektorzy przeglądają sugestie, spraw, aby przegląd był częścią regularnie zaplanowanego spotkania, z sugestiami rozdanymi i rozważonymi z wyprzedzeniem. Jeśli jest wielofunkcyjny zespół pracowniczy to wybrany przez Ciebie pojazd do przeglądu sugestii, wybór członków zespołu do zespołu przeglądu sugestii powinny obejmować stanowiska, które odzwierciedlają ogólny sposób prowadzenia działalności w Twojej kulturze.
Jeśli zespół spotyka się częściej niż co miesiąc, staje się to bardziej pracochłonne, niż ludzie są zwykle skłonni wykonać. Zmieniaj członków tego zespołu 4-6 razy w roku, ale nie wszystkich członków na raz.
Kroki do sukcesu
Ustal obszary sugestii: Ustal wytyczne dotyczące tematów otwartych na sugestie — chyba że chcesz zachęcać tylko do takich rzeczy, jak „postaw maszynę do lodów w stołówce” lub „pozwól nam idź wcześniej do domu w piątki." Będą to prawdopodobnie pomysły, które wpłyną na oszczędności, jakość, produktywność, usprawnienia procesów, generowanie przychodów, i podnoszenie morale.
Poinformuj o procesie przesyłania i recenzji: Udostępnij publicznie wszystkie wytyczne, a zwłaszcza cele, które próbujesz osiągnąć, uruchamiając program sugestii pracowniczych.
Wymagaj szczegółów dotyczących wdrożenia: Łatwo jest odrzucić pomysł, więc wymagaj od sugerującego wyjaśnienia, w jaki sposób jego zdaniem powinien on zostać wdrożony. Nie potrzebujesz pełnego planu działania, ale więcej niż zdanie lub dwa.
Poproś o potencjalny wpływ: Wymagaj „dlaczego” i „jak” pomysł wpłynie na firmę, w tym analizę oszczędności kosztów. Ale zachowaj prostotę procesu. Nie zniechęcaj pracowników od razu za pomocą trzystronicowego formularza, który wydaje się uciążliwy.
Postępuj inaczej, gdy jest to praca własna pracownika: Pracownicy powinni zawsze myśleć o sposobach ulepszenia własnej pracy bez konieczności przepuszczania jej przez zespół zatwierdzający. Daj menedżerom sposób nagradzania ludzi którzy wpadają na pomysły, które należy natychmiast wdrożyć, a jednocześnie pasują do celów programu sugestii.
Zatrudnij pracownika do kierowania: Wyznacz administratora programu sugestii pracowniczych, który dopilnuje, aby proces przebiegał zgodnie z obietnicą i nie ugrzązł w miejscu niszczący morale nieefektywna komisja rewizyjna.
Wyznacz mistrza spośród kierownictwa wyższego szczebla: To nadaje wiarygodności programowi sugestii pracowniczych i sprawia, że osoby sugerujące czują się ważne.
Nagrody i uznanie
Nagroda za wdrożone sugestie musi być jasno określona na froncie. Jeśli pomysł pracownika oszczędza pieniądze firmy, w wielu programach sugestii pracowniczych pracownik otrzymuje procent oszczędności. Nagroda ta może być równa 5-20% udowodnionych oszczędności kosztów.
Uznaj, że trudno „udowodnić” oszczędności kosztów, jeśli nie masz dobrych liczb definiujących proces przed wdrożeniem sugestii pracownika. Często pierwszym krokiem we wdrażaniu sugestii oszczędnościowych jest „zmierzyć” proces aby upewnić się, że wiesz, jak obecnie działa.
Inne, mniej mierzalne koncepcje procesu wymagają wyznaczenia standardowej nagrody. Często co dla pracownika najważniejsze jest uznanie.
Nagrodami mogą być gadżety z logo firmy, bony podarunkowe, obiad z kierownikiem firmy wybór pracownika, kwartalna kolacja z nagrodami i wskazuje na zakup droższych przedmiotów katalogi.
Rzeczywiście, biorąc pod uwagę trudność w zmierzeniu wyników wielu sugestii pracowników, niektóre firmy oferują je nagrody uznania nawet wtedy, gdy pomysły znacząco przyczyniły się do osiągnięcia wyniku finansowego. Nie jest to tak motywujące, jak otrzymanie przez pracownika części oszczędności zrealizowanych w określonym czasie.
Informacje zwrotne w programie sugestii pracowniczych
Ustaw informacje zwrotne dla osób z sugestiami jako prywatne, zwłaszcza jeśli pomysł zostanie odrzucony. W przeciwnym razie jest mało prawdopodobne, aby ludzie nadstawiali szyje, oferując niezwykłe sugestie, które są prawdopodobnie najbardziej owocne.
Kiedy sugestia pracownika zostanie wdrożona i zaowocuje nagrodą, publicznie podziękuj za wkład na spotkaniu personelu, za zgodą zaangażowanego pracownika. Dodatkowo możesz zamieścić sugestię pracownika, nazwiska pracowników zespołu wdrożeniowego oraz przyznaną nagrodę.
W wielu organizacjach sugestie wydają się znikać w ciemnej dziurze, z której mogą nie wychodzić miesiącami – gwarantowana porażka programu sugestii pracowniczych.
Informowanie uczestników programu sugestii pracowniczych o postępach w realizacji ich sugestii jest ważniejsze niż udzielanie sugestii szybkich odpowiedzi. Pracownicy po prostu chcą wiedzieć, co dzieje się z ich pomysłami.
Popularnym podejściem do wdrażania sugestii jest włączenie sugestii do dowolnego zespołu wdrożeniowego. Dzięki temu sugestie są rozsądne. Jako minimum, jeśli sugestia zostanie zaakceptowana, ustal ramy czasowe wdrożenia, które rozumie sugestia.
Więcej wskazówek dla skutecznego programu sugestii
Programy sugestii pracowniczych muszą kłaść nacisk na jakość, a nie ilość sugestii. Wiele programów zachęca do czegoś przeciwnego, powodując zniechęcenie, gdy nie zapewniają dużego zwrotu z zainwestowanych pieniędzy i czasu.
Anonimowe sugestie pracowników nie są zalecane. Ludzie powinni być chętni do publicznego opowiadania się za swoimi pomysłami. To jest rodzaj kulturę firmy, którą należy wspierać stworzyć odnoszącą sukcesy organizację.
Nagradzaj nie tylko pracowników, którzy zgłaszają zwycięskie pomysły. Nagradzaj i doceniaj menedżerów i przełożonych, którzy wykonują najlepszą pracę zachęcanie pracowników do sugestii i schodzenie im z drogi postępu.
Rewolucyjne pomysły pochodzą zewsząd. Rozważ również włączenie klientów i dostawców jako sugestii, zwłaszcza w miarę dojrzewania programu sugestii pracowniczych.
