The akta osobowe pracownika to główna teczka pracownicza zawierająca historię stosunku pracy od podania o pracę poprzez rozmowę wyjazdową i zatrudnienie dokumentacja wypowiedzenia.
Dostęp do akt osobowych pracownika
Tylko personel działu kadr i bezpośredni przełożony lub kierownik pracownika mogą mieć dostęp do informacji zawartych w aktach osobowych pracownika, które nigdy nie opuszczają biura działu kadr.
W niektórych firmach dostęp do akt jest ograniczony do personelu HR. W tych organizacjach przełożeni lub kierownicy prowadzą własne akta zarządcze, które zawierają dokumenty, do których dostęp mogą być im potrzebne, takie jak kopie wcześniejszych ocen wyników.
Wymagania różnią się w zależności od stanu, nie wspominając o tym, kto ma dostęp do akt osobowych pracownika, nie wspominając o skali międzynarodowej. W niektórych stanach pracownicy mają prawo dostępu, a nawet otrzymania kopii informacji zawartych w aktach osobowych. W innych dostęp jest węższy. Wymagania różnią się również w zależności od tego, do czego pracownik może uzyskać dostęp. Zapoznaj się z przepisami obowiązującymi w jurysdykcji, w której zatrudniasz ludzi, aby zachować zgodność z wymaganiami prawnymi.
Ogólnie rzecz biorąc, nie będziesz chciał przechowywać dokumentów w aktach osobowych pracownika, do których pracownik nie ma rozsądnego prawa dostępu. Możesz rozważyć przechowywanie wszystkich dokumentów związanych ze sprawdzaniem przeszłości, referencjami, listami kontrolnymi rozmów kwalifikacyjnych i ocenami w oddzielnym pliku, który jest tworzony w celu przechowywania wszystkich dokumentów związanych z konkretną rekrutacją i zatrudnieniem wydarzenie.
The akta osobowe pracownika jest zazwyczaj przechowywany w zamkniętej, ognioodpornej szafce na akta w zamkniętym miejscu dostępnym dla personelu działu kadr. Poufność informacji o pracownikach zawartych w aktach osobowych ma ogromne znaczenie.
Spośród wszystkich akt pracowniczych przechowywanych w firmie, akta osobowe pracowników są najczęściej przeglądane codziennie w celu uzyskania informacji przez pracodawcę, przełożonego lub personel działu kadr.
Uwagi dotyczące zawartości akt osobowych pracowników
W aktach osobowych zwykle znajdują się dokumenty, z którymi pracownik już się zapoznał, więc zapoznał się z ich treścią. Obejmuje to dokumenty, takie jak podania o pracę, oceny wyników, listy uznaniowe, zapisy szkoleń oraz formularze dotyczące przeniesień i awansów.
Oto podstawowe zasady i pytania, które należy wziąć pod uwagę przy składaniu dowolnego dokumentu w aktach osobowych pracownika.
- Czy pracodawca będzie potrzebował konkretnego dokumentu do uzasadnienia decyzji, jeśli został pozwany? Czy pracodawca będzie potrzebował dokumentu w sądzie?
- Czy pracownik wie i rozumie, że dokument zostanie złożony w jego aktach osobowych? W większości przypadków pracodawca powinien zlecić pracownikowi podpisanie dokumentu nie w celu wyrażenia zgody na treść dokumentu, ale w celu przyznać, że są świadomi i zapoznałem się z dokumentem.
- Nigdy nie należy umieszczać w aktach osobowych pracownika żadnych niespodzianek, opinii ani osobistych notatek dotyczących pracownika. Tylko fakty, bez spekulacji, należą do akt osobowych pracowników.
Zawartość akt osobowych pracownika
Poniżej przedstawiono zalecenia dotyczące dokumentacji, którą pracodawca powinien przechowywać w aktach osobowych pracownika.
Historia zatrudnienia
- Podanie o pracę
- Wznawiać
- Wznów list motywacyjny
- Weryfikacja wykształcenia
- Weryfikacja zatrudnienia
- Odmowny list
- Opis stanowiska pracy
- Zapisy analizy pracy
- List z ofertą pracy lub umowa o pracę
- Umowa z agencją pracy tymczasowej lub umowa z agencją tymczasową, jeśli jest stosowana
- Informacje kontaktowe w nagłych wypadkach
- Podpisany formularz potwierdzenia odbioru podręcznika pracownika, potwierdzający otrzymanie podręcznika pracownika
- Lista kontrolna z orientacji nowego pracownika, pokazująca poruszane tematy i przez kogo
- Wszelkie umowy i dokumenty dotyczące relokacji
- Każda umowa, pisemna umowa, pokwitowanie lub potwierdzenie między pracownikiem a pracodawcą (takie jak umowa o zakazie konkurencji, umowa o pracę kontraktlub umowa dotycząca samochodu służbowego)
- Urzędowe formularze dotyczące okresu zatrudnienia, w tym wnioski o przeniesienie, awans, wewnętrzne podania o pracę i tak dalej
- Wszelkie inne dokumenty związane z zatrudnieniem
Rozwój wydajności pracowników, plany rozwoju i doskonalenie
- Kopie wszelkich zastosowanych ocen wydajności lub planów rozwoju pracowników
- Samooceny pracowników
- Zapisy z wszelkich formalnych sesji doradczych
- Uwagi dotyczące obecności lub spóźnienia
- Dokumentacja planu poprawy wydajności
- Sprawozdania z czynności dyscyplinarnych
- Prezentowane uznanie pracowników, takie jak certyfikaty, listy uznaniowe i tak dalej
- Formalne sugestie i zalecenia pracowników, odpowiedzi organizacji
- Rejestry szkoleń
- Zgłoszenia na szkolenia
- Oceny kompetencji
- Powiadomienia o zajęciach lub sesjach szkoleniowych lub harmonogramy
- Oceny potrzeb podpisane
- Raporty wydatków na szkolenia
- Skargi klientów lub współpracowników, które zostały omówione z pracownikiem
Ewidencja rozwiązania stosunku pracy
- Pismo o rezygnacji pracownika
- Wyjdź z dokumentacji wywiadu
- Kobra powiadomienie
- Lista kontrolna zakończenia zatrudnienia
- Ostateczne rozliczenie wszystkich aspektów zatrudnienia pracownika, takich jak ostateczna wypłata, wynagrodzenie urlopowe, zwrot majątku firmy itp.
Dolna linia
Będziesz chciał umieszczać w aktach osobowych pracownika tylko te dokumenty, z którymi pracownik jest zaznajomiony. Jeśli widok zawartości ich akt jest dla pracownika zaskoczeniem, oznacza to, że nie zarządzałeś efektywnie zawartością akt.
