Jednym z ważnych faktów dotyczących zasobów ludzkich jest to, że masz mnóstwo dokumentów. Tony i tony i tony. To prawda, że obecnie wiele z nich jest elektronicznych, ale zasada pozostaje. HR prowadzi dokumentację. I musisz zachować te zapisy. Ale podstawowe pytanie, które należy zadać, brzmi: jak długo HR musi przechowywać akta pracowników?
Oto podstawowe wytyczne dotyczące prowadzenia dokumentacji kadrowej. Pamiętaj jednak, że przepisy stanowe mogą różnić się od tych wytycznych. Jeśli przepisy stanowe i federalne są sprzeczne, zawsze przechowuj dokumentację w oparciu o dłuższy wymóg. Lepiej trzymać coś za długo niż za krótko.
Poniższe standardy przechowywania dokumentacji są oparte na informacjach uzyskanych od Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM).
Jak długo musisz przechowywać dokumentację dotyczącą zatrudnienia
Musisz zapisać wszystkie CV, notatki z rozmów kwalifikacyjnych, aplikacje i oferty pracy, a nawet zapis wyszukiwania w systemie śledzenia kandydatów przez rok po podjęciu decyzji o złożeniu oferty pracy zrobiony. Tak więc, jeśli przeprowadzasz rozmowę kwalifikacyjną z kandydatem, a cały proces ciągnie się przez trzy miesiące, to dopiero po
Dlaczego musisz to zrobić? Jeśli ktoś kiedykolwiek zakwestionuje Twoją decyzję o zatrudnieniu, będziesz musiał udowodnić, że tak było nie dyskryminujący nielegalnie w jakikolwiek sposób, kształcie lub formie. Prawa takie jak Ustawa o Niepełnosprawnych Amerykanach, Tytuł VII i wiele innych wymagać od ciebie wykazania, że przestrzegasz. Prowadzenie tych rejestrów pomaga w tym.
Jak długo należy przechowywać zapisy testów narkotykowych
Jeśli potrzebujesz testowanie narkotyków w przypadku zatrudnienia wstępnego wyniki testu są częścią dokumentacji rekrutacyjnej i należy zachować ich kopię przez rok. Jeśli przeprowadzasz dodatkowe testy na obecność narkotyków, czy to z powodu incydentu, który ma miejsce w pracy, czy w ramach kontroli wyrywkowej, musisz również przechowywać te dane przez rok.
Jeśli jednak podlegasz przepisom Departamentu Transportu, minimalny okres przechowywania dokumentacji testów narkotykowych wynosi pięć lat.
Jak długo należy przechowywać listy płac/karty czasu pracy itp.?
Prawo wymaga przechowywania tych danych przez trzy lata, ale ostatnie procesy sądowe oznaczają, że rozsądniej byłoby przechowywać je dłużej. Chcesz prowadzić rejestr tego, ile każdy pracownik otrzymał i ile godzin przepracował przez cały okres zatrudnienia w Twojej firmie. Przechowuj swoje akta przez co najmniej pięć lat po odejściu pracownika, niezależnie od powodu.
W przypadku pracowników zwolnionych oczywiście nie musisz prowadzić ewidencji czasu pracy, ponieważ ich wynagrodzenie jest takie samo niezależnie od liczby przepracowanych godzin.
Jeśli jednak kiedykolwiek błędnie sklasyfikowałeś pracownika jako zwolnionego, podczas gdy on lub ona nie powinien być zwolniony, te przepracowane godziny mogą pomóc ci w opłaceniu należnych nadgodzin. Upewnij się, że podałeś, w jaki sposób firma obliczyła wynagrodzenie. Na przykład musisz śledzić, czy była to prosta pensja, pensja plus prowizja, nadgodziny, praca na akord czy prosta stawka godzinowa.
Musisz to zrobić nie tylko w przypadku pytań dotyczących wynagrodzeń i podatków, ale wiele innych decyzji zależy od liczby przepracowanych godzin. Na przykład uprawnienie do FMLA zależy od liczby godzin przepracowanych w ciągu roku. Jeśli masz zwolnionego pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzin, możesz rozważyć wymaganie rejestrowania czasu w celu ustalenia, czy kwalifikujesz się do FMLA. Musisz także być w stanie udowodnić, że zapłaciłeś swoim pracownikom za wszystkie przepracowane godziny.
Jak długo musisz przechowywać formularz I-9
Przechowuj formularz I-9 pracownika, przechowywany oddzielnie od akt osobowych, przez trzy lata po zatrudnieniu pracownika i przez rok po rozwiązaniu stosunku pracy, w zależności od tego, co nastąpi później.
Przechowujesz te formularze oddzielnie od akt osobowych, więc jeśli rząd zażąda ich sprawdzenia, pracownicy nie będą mieli dostępu do pozostałych informacji w aktach osobowych pracownika.
Jak długo należy przechowywać informacje o świadczeniach zdrowotnych/emerytalnych
Musisz przechowywać dokumentację swoich planów dotyczących wszystkich świadczeń przez co najmniej sześć lat. Sądy orzekły, że jeśli pracownik pozwie cię, twierdząc, że na przykład zasługuje na wyższą emeryturę, jest to obowiązkiem pracodawcy jest udowodnienie, że nie są winni więcej, a nie obowiązkiem pracownika udowodnienie, że są Do. Zachowaj wszystkie te opisy planu podsumowania.
Jeśli masz byłych pracowników, którzy są kwalifikuje się do COBRA, rozszerzając ich korzyści zdrowotne, powinieneś również przechowywać te zapisy przez sześć lat, aby być bezpiecznym. Prawo nie określa przechowywania, ale ponieważ może to mieć zastosowanie na mocy ustawy o zabezpieczeniu dochodów emerytalnych pracowników (ERISA), prawo to wymaga przechowywania przez sześć lat. Na wszelki wypadek nie wyrzucaj tych płyt.
Więcej informacji można znaleźć w Cornell Law School Legal Information Institute for the Employee Retirement Income Security Act (ERISA).
Jak długo należy przechowywać zapisy FMLA
Kiedy pracownik poprosi o FMLA, musisz zachować ten ślad papierowy, nawet jeśli odmówisz urlopu przez trzy lata. Upewnij się, że śledzisz urlop każdego pracownika - kiedy się rozpoczął i ile czasu wykorzystał. Jeśli pracownik ma sporadyczne FMLA, upewnij się, że śledzisz każdy urlop i udokumentować liczbę godzin używany. Daty i liczbę godzin należy udokumentować. Pamiętaj, że urlop przerywany można wykorzystać na kilka godzin dziennie lub kilka dni w tygodniu. Udokumentuj to wszystko i zachowaj te zapisy.
Pamiętaj, że nie jest to wyczerpująca lista i dotyczy tylko ustaw federalnych. Możesz podlegać dodatkowym przepisom dotyczącym przechowywania dokumentacji, jeśli na przykład jesteś wykonawcą federalnym lub Twój stan ma inne standardy. W razie wątpliwości nie wyrzucaj.
Możesz uzyskać dostęp do dodatkowych zasobów na temat prowadzenia dokumentacji i obowiązkowej sprawozdawczości w Towarzystwie Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM).
Należy pamiętać, że podane informacje, choć wiarygodne, nie gwarantują dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez odbiorców na całym świecie iprawa pracy a przepisy różnią się w zależności od stanu i kraju. Proszę zwrócić się o pomoc prawnąlub pomoc ze strony władz stanowych, federalnych lub międzynarodowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są właściwe dla Twojej lokalizacji. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.
