Dokumentacja medyczna pracownika jest repozytorium wszystkiego, co ma związek ze zdrowiem, świadczeniami zdrowotnymi, urlopem zdrowotnym pracownika oraz wyborem świadczeń i ubezpieczeniem dla pracownika. Pracodawca prowadzi osobną dokumentację medyczną dla każdego pracownika. Zawartość tych akt nigdy nie jest mieszana z innymi aktami pracowniczymi, takimi jak akta osobowe.
Ponieważ dokumentacja medyczna zawiera wrażliwe i poufne informacje, musi znajdować się w bezpiecznym, zamkniętym i niedostępnym miejscu. Szafka na akta, w której znajdują się akta medyczne pracowników, również powinna być zamykana na klucz, a personel HR powinien mieć jedyne klucze. Dostęp do dokumentacji medycznej pracowników jest ograniczony wyłącznie do personelu działu kadr.
Ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych z 1996 r. (HIPAA) wymaga od pracodawców ochrony dokumentacji medycznej pracowników jako poufnej; dokumentacja medyczna powinna być przechowywana oddzielnie i poza innymi dokumentami biznesowymi. Nigdy nie przechowuj dokumentacji medycznej pracownika w ogólnych aktach osobowych pracownika.
Ze względu na poufność informacji, zapisy muszą być odizolowane od plików, do których dostęp mogą mieć pracownicy, tacy jak przełożeni lub kierownicy. (Właściwie jest to również zalecane w przypadku akt osobowych w ogóle — przyznaj dostęp tylko personelowi działu kadr).
Zawartość Kartoteki Medycznej Pracownika
Są to rodzaje przedmiotów, które powinny być bezpiecznie przechowywane w dokumentacji medycznej pracownika. Jeśli masz wątpliwości, opowiedz się za ochroną informacji medycznych swoich pracowników.
- Wnioski i formularze ubezpieczenia zdrowotnego
- Wnioski i formularze ubezpieczenia na życie
- Informacje o wyznaczonym beneficjentu
- Wnioski o inne świadczenia pracownicze, które mogą wymagać informacji medycznych, takich jak ubezpieczenie wzroku
- Wnioski o płatny lub bezpłatny urlop zdrowotny
- Raporty Family Medical and Leave Act (FMLA) oraz powiązane wnioski i dokumenty
- Dokumentacja FMLA podpisana przez lekarza
- Dokumentacja dotycząca chorób członka rodziny lub dziecka, dla którego ubiegasz się o czas FMLA w celu zapewnienia stałej opieki
- Medyczna dokumentacja urlopowa dla pracowników, którzy nie kwalifikują się do zwolnienia z pracy FMLA
- Badania lekarskie, notatki, korespondencja i zalecenia
- Medyczne usprawiedliwienia nieobecności lub spóźnień u lekarza
- Medyczne ograniczenia pracy wraz z dokumentacją od lekarza polecającego
- Raporty o wypadkach i urazach, w tym dokumenty wymagane przez OSHA
- Zgłoszenia odszkodowań pracowniczych dotyczące obrażeń lub chorób
- Każdy inny formularz lub dokument zawierający prywatne informacje medyczne o pracowniku
Jeśli zachowasz te pliki w tajemnicy, Twoi pracownicy będą Ci ufać, a Ty będziesz stać na straży ducha i znaczenia prawa.
Należy pamiętać, że podane informacje, choć wiarygodne, nie gwarantują dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez odbiorców na całym świecie i prawa pracy a przepisy różnią się w zależności od stanu i kraju. Proszę o pomoc prawnąlub pomoc ze strony władz stanowych, federalnych lub międzynarodowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są właściwe dla Twojej lokalizacji. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.
