Pewnego dnia bardzo ważny klient odwiedził siedzibę firmy, z którą współpracowali. Nigdy wcześniej nie byli w biurze i chcieli zobaczyć, gdzie idą ich miliony dolarów na zakupy. Umówili się więc na wizytę. Do tego czasu klient zwykle spotykał się z przedstawicielem firmy w biurze klienta, co było dla niego łatwiejsze.
Firma zajmuje dwa piętra w biurowcu. Personel zajmuje drugie piętro, a recepcja znajduje się na trzecim piętrze. Po przybyciu klienta udali się bezpośrednio na drugie piętro. Kiedy przybyli, nie było tam nikogo, kto mógłby ich powitać, ponieważ recepcjonistki zajmują inne piętro. Klient wędrował po korytarzach i boksach i nikt nie wstał od biurka, by zapytać: „Czy mogę w czymś pomóc?”. To nie była ich praca.
Nie trzeba dodawać, że ten klient za milion dolarów nie był zbyt szczęśliwy, kiedy w końcu znalazł swojego przedstawiciela. Mieli już słabe pierwsze doświadczenia w swoim biurze. Jak lubią mówić niektórzy politycy, nigdy nie pozwól, aby katastrofa się zmarnowała. Może to zabrzmieć nieco ekstremalnie, ale tak samo jest z wyobcowaniem ważnego klienta. Oto kilka wskazówek, dzięki którym odpowiednio powitasz (i zachwycisz) klienta, który odwiedza Twoje biuro.
- Szkolenie: Przeszkol wszystkich pracowników, że wszyscy odwiedzający są ich osobistymi klientami, nawet jeśli nie pełnią wobec tego gościa żadnej roli funkcjonalnej. Oznacza to nawiązywanie kontaktu wzrokowego, uśmiechanie się, witanie się i proszenie gości bez opieki, czy mogą pomóc. Samo to może stanowić ogromną różnicę między okropnym doświadczeniem a potencjalnym klientem, który czuje się na tyle mile widziany, aby rozważyć współpracę z Twoją firmą.
- Przypomnij personelowi recepcji, aby był uważny: Najważniejszymi pracownikami w biurze są pracownicy recepcji. Co komunikują, gdy ktoś wchodzi? Nawet jeśli są zajęci odbieraniem telefonów, nadal mogą nawiązywać przyjazny kontakt wzrokowy, używając gestów dłoni zasygnalizują, że przyjadą do gościa i zaproponują pomoc natychmiast po zejściu z niego telefon. Pamiętaj, aby poinstruować pracowników recepcji, aby nie patrzyli ciągle na swoje telefony, ponieważ może to być bardzo zniechęcające, gdy gość cierpliwie czeka i stara się nie być niegrzeczny.
- Tworzenie spersonalizowanego powitania: Miej w holu tablicę z napisem „Witamy, Joe Smith z firmy XYZ”. Ten niewiarygodnie prosty gest zajmie Ci nie więcej niż kilka minut na złożenie i przynosi korzyści, pokazując odwiedzającym, że świadomie pomyślałeś o nich przed ich przyjazd. A jeśli to potencjalny klient, ten mały gest powitalny, który pokazuje, jak bardzo zależy Ci na jego doświadczeniu, co może zadecydować o jego wyborze biznes z tobą lub konkurentem robi dać im niezapomniane wrażenia.
- Znaczenie utrzymania czystego, przyjaznego środowiska: Utrzymuj czyste miejsce pracy w każdym obszarze widocznym dla gości, zwłaszcza w pobliżu wejścia. Niech ktoś inny niż ty spojrzy na wejście do pracy i skrytykuje je z punktu widzenia potencjalnie wartościowego klienta, który przychodzi z wizytą. Czy farba jest popękana? Czy dywan jest zużyty? Czy w holu dla zwiedzających porozrzucane są dwuletnie, postrzępione czasopisma? Zadbaj o to, aby wizualna estetyka Twojego miejsca pracy była widoczna i odzwierciedlała profesjonalizm, który chcesz przekazać, witając klientów i potencjalnych klientów.
- Oferowanie napojów samoobsługowych: Zainwestuj w fajny system do parzenia kawy i wody, który nie jest zakopany w kuchni. Umieść go tam, gdzie klienci mogą go znaleźć i obsłużyć się podczas oczekiwania lub przygotowania do spotkania. Przygotuj świeże owoce lub zdrowe, zapakowane przekąski (nie tanie, czerstwe cukierki).
Aby otrzymać dodatkowe punkty po odejściu klienta, rozważ wysłanie podziękowań wszystkim swoim najważniejszym odwiedzającym kartkę lub drobny upominek, aby pokazać im, że doceniasz ich poświęcenie czasu na przyjście do twojego biura i odwiedzać. Chociaż jest to kolejny mały gest, może znacznie przyczynić się do zachwytu klienta i dać mu powód do wybrania Ciebie zamiast konkurencji. Pamiętaj, niezależnie od tego, czy Twoja firma jest duża, czy mała, każdy z Twoich pracowników cały czas sprzedaje.
