Jakie są powody outsourcingu przetwarzania płac?
Nawet jeśli masz tylko kilku pracowników, możesz zdecydować się na outsourcing listy płac, czyli przekazanie przetwarzania listy płac i innych obowiązków związanych z listą płac komuś innemu. Poniżej znajduje się kilka uwag, które pomogą Ci zdecydować, czy skorzystać z outsourcingu.
Najpierw przyjrzymy się sytuacjom, w których warto rozważyć outsourcing listy płac, a następnie niektórym opcjom outsourcingu.
Outsourcing płac obniża koszty pracy
Jeśli po prostu płacisz pracownikom biurowym, możesz obliczyć wynagrodzenie, mnożąc godziny przez stawkę i ustalić, czy należne są nadgodziny.
Ale jeśli produkujesz produkt, musisz znać koszt robocizny każdego produktu, aby móc określić koszt sprzedanych towarów.
Niech usługa zajmie się wieloma stanami, miejscowościami
Jeśli masz pracowników w więcej niż jednym stanie, musisz przestrzegać wymagań dotyczących płacenia i zgłaszania stanowych podatków dochodowych. Jeśli Twoja firma działa w różnych miastach, możesz również mieć obowiązek odprowadzania, płacenia i zgłaszania lokalnych podatków dochodowych.
Obliczenia potrąceń są trudne
Obliczanie wysokości potrąceń dla pracowników jest skomplikowane. W skrócie musisz:
- Określ potrącenie federalnego podatku dochodowego na podstawie formularza W-4 pracownika (który można zmieniać tak często, jak chce pracownik).
- Określ stanowe potrącenie u źródła dla stanów z podatkami dochodowymi na podstawie stanu W-4.
- Ustal podatki FICA od wynagrodzeń na poziomie 7,65% (i musisz obserwować wysoko opłacanych pracowników, aby mieć pewność, że ich Potrącanie zabezpieczenia jest ograniczone do maksimum na rok i rozpoczęcia potrącania dodatkowego Medicare podatek.
Nawet sporządzanie listy płac tylko dla jednego pracownika może być czasochłonne, ponieważ musisz dokonywać płatności i składać wymagane raporty w taki sam sposób, jak gdybyś miał wielu pracowników.
Unikaj próbowania śledzenia terminów
Płacenie i zgłaszanie podatków od wynagrodzeń (federalnych i stanowych, potrąceń, podatków FICA, odszkodowań dla bezrobotnych i pracowniczych oraz indywidualnych stanowych opcji płacowych) może być zastraszające.
Pamiętaj jednak, że niedotrzymanie terminu płatności lub zgłoszenia może kosztować Cię grzywny i kary. Outsourcing płac, nawet przy zaledwie kilku pracownikach, jest opcją, którą wielu pracodawców rozważa na wczesnym etapie swojej działalności. Może to być odpowiednia opcja dla Twojej firmy, w zależności od okoliczności.
Jak naliczane są opłaty za usługi przetwarzania listy płac?
Wiele usług przetwarzania płac pobiera podstawową opłatę, więc nawet jeśli masz tylko jednego pracownika płacą więcej, ponieważ usługa ma wszystkie te same zgłoszenia dla jednego pracownika, co dla 10. Na przykład nadal będą musieli składać formularz 941 co kwartał, nawet jeśli masz tylko jednego pracownika.
Przyrostowy koszt każdego dodatkowego pracownika jest dość niewielki. Mając to na uwadze, poniżej znajduje się kilka z nich informacje o usługach przetwarzania listy płac, z ich kosztami i tym, co zapewniają.
Wspomagane usługi płacowe
Niektóre usługi wykonają za Ciebie wszystkie formalności. Na przykład firmy takie jak Paychex i ADP pobierają opłatę za czek za okres rozliczeniowy, w tym składanie, bezpośredni depozyt i cięcie czeków. Możesz wprowadzić informacje online, a oni przydzielą do pomocy specjalistę ds. płac. Na przykład pełny zakres usług ADP można zobaczyć na ich stronie internetowej.
Samoobsługowa lista płac online
Inne usługi pomagają w samodzielnym wypełnianiu dokumentów. Na przykład, Internetowa usługa płac Intuit umożliwia wypełnianie formularzy płacowych online. Zanim wybierzesz te usługi, sprawdź, czy są one zgodne z Twoim systemem operacyjnym i sprzętem. (Niektóre nie działają w systemach Macintosh).
Niektóre firmy umożliwiają prowadzenie własnej listy płac przez Internet. Pobierają opłaty według liczby pracowników i liczby stanów.
Niektóre mogą mieć dodatkowe funkcje, które mogą być potrzebne w określonej sytuacji (na przykład wprowadzanie kart czasu). Przeczytaj informacje na stronach internetowych i skontaktuj się z przedstawicielami firm. To zawsze dobry sposób, aby powiedzieć, jak bardzo będą przyjaźni. Przedstawiłem tylko kilka z wielu usług, które można znaleźć w Internecie, ale IRS ma więcej informacji na temat usług płacowych i dostawców, którym warto się przyjrzeć.
Czy outsourcing płac jest wart swojej ceny?
Nawet jeśli masz tylko jednego pracownika, możesz poważnie rozważyć usługę płac, która pomoże Ci w przygotowywaniu wypłat oraz płaceniu i raportowaniu podatków od wynagrodzeń. Pamiętaj, że jedna grzywna lub kara za brak płatności lub raportu może być warta więcej niż cały rok pracy. Konfigurowanie systemu płac dla Twojej firmy nie jest Twoim priorytetem, ale jeśli masz usługę, jest to jedna rzecz mniej, o której musisz pomyśleć.
Aby uzyskać więcej informacji na temat usług płacowych, zobacz ten artykuł z IRS z listą partnerzy płacowi i praktycy. Na przykład sprawdź stronę internetową National Association of Enrolled Agents, aby znaleźć zarejestrowanego agenta do pomocy w zadaniach związanych z listą płac.
Ostrzeżenie! Lista płac nadal należy do Twoich obowiązków
Nawet jeśli wynajmujesz usługę płac, jako pracodawca nadal ponosisz ostateczną odpowiedzialność za składki na podatek od wynagrodzeń i federalne zobowiązania podatkowe. Jeśli na przykład usługa płac nie dokonuje płatności podatku federalnego, IRS może cię ocenić - a nie usługa płac - za kary i należne odsetki.
Ponadto strona odpowiedzialna (być może Ty jako właściciel) w Twojej firmie może również zostać pociągnięta do osobistej odpowiedzialności za niektóre niezapłacone podatki federalne.
