Wpisowe dla kadry kierowniczej
Przed wdrożeniem jakichkolwiek najlepszych praktyk zakupowych konieczne jest wsparcie kierownictwa wyższego szczebla firmy. Bez zaangażowania kadry kierowniczej wyższego szczebla, w tym dyrektora generalnego i dyrektora finansowego, wszelkie próby opracowania światowej klasy strategii zakupowej zostaną zduszone przez średnie kierownictwo. Zmiany, które muszą zostać wprowadzone w każdej firmie, muszą być poparte przez kierownictwo wyższego szczebla, aby osiągnąć wyniki.
Racjonalizacja istniejących danych
Każda firma, która pozyskuje dane przez pewien czas, będzie miała bazę danych sprzedawcy które zawierają aktualne, zduplikowane, nieaktualne i błędne dane. Jeśli Twoja firma ma kilka odrębnych geograficznie działów zakupów, poziom nieścisłości jest zwielokrotniony. Aby mogła zostać wdrożona strategia zakupowa na światowym poziomie, dane z każdego działu zakupów muszą być zaktualizowane w celu odzwierciedlenia aktualnych danych dostawcy i racjonalizacji w celu wyeliminowania zduplikowanych, niepoprawnych i niepotrzebne dane. Korzyścią płynącą z posiadania dokładnych danych dla Twojej firmy jest to, że umożliwia to trafne podejmowanie decyzji. Pozwala twojemu
Skorzystaj z programów motywacyjnych dla dostawców
Normą było, że firmy płaciły sprzedawcom tak późno, jak to możliwe. Jeśli sprzedawca ma umowę na 45 dni, nigdy nie otrzyma zapłaty przed tym 45 dniem. Aby zachęcić firmy do płacenia rachunków przed wynegocjowaną datą zawarcia umowy, sprzedawcy oferują rabaty, rabaty i inne zachęty. Ale sprzedawcy odkryli, że pomimo zachęt firmy nadal nie płacą wcześniej. Jedna z teorii głosi, że firmy wprowadzają warunki płatności do swoich system ERP i zapomnij o tym. Czeki są wycinane na podstawie tych danych, a zachęty dla dostawców nigdy nie są realizowane. Światowej klasy strategia zakupowa powinna uwzględniać te rabaty, a firmy powinny upewnić się, że wykorzystują każdą możliwą zachętę. W tych trudnych ekonomicznie czasach firmy nie mogą pozwolić sobie na rezygnację ze znacznych rabatów. Dodatkowo negocjacje ze sprzedawcami powinny obejmować również uzyskiwanie większych rabatów za płatność przy odbiorze towaru czy nawet przedpłatę.
Wdrożenie oceny dostawcy
Dobra strategia zakupowa powinna zawierać metodę pomiaru dostawców. Proces oceny powinien obejmować nie tylko wydajność dostawy, ale także śledzenie mniej oczywistych wskaźników, takich jak niedostateczna lub nadmierna dostawa, jakość dostarczonych przedmiotów oraz wydajność obsługi klienta dostawcy. Te wskaźniki nie zawsze mogą być wartością mierzalną, ale czasami są one subiektywne. Jeśli wytyczne dotyczące polityki zostaną wdrożone w celu subiektywnej oceny, wszyscy dostawcy będą mogli być oceniani jednakowo. Nie zapomnij poinformować dostawców, że są oceniani. Jeśli wiedzą, że ich klienci ich obserwują, być może podniosą poprzeczkę.
Zatrudnij specjalistów ds. zakupów
Tak wiele firm uważa, że podstawowe umiejętności biurowe są jedynym warunkiem wstępnym na stanowisko w dziale zakupów. Ten pogląd jest niewiarygodnie naiwny, biorąc pod uwagę, że ci urzędnicy są odpowiedzialni za wydawanie ogromnych ilości zasobów firmy. Specjalista ds. zakupów jest kluczem do wdrożenia światowej klasy organizacji zakupowej. Umiejętności wymagane od światowej klasy organizacji zakupowych obejmują wiedzę o biznesie, dla którego dokonują zakupów, umiejętności analityczne, umiejętności negocjacyjne i umiejętności interpersonalne. Pozbawiając dział zakupów pracowników biegłych w tych umiejętnościach, Twoja firma może zostać uwiązana kontraktami z niewłaściwymi dostawcami, na niewłaściwy materiał i po niewłaściwej cenie. organizacje zakupowe obejmują wiedzę o biznesie, dla którego dokonują zakupów, umiejętności analityczne, umiejętności negocjacyjne i umiejętności interpersonalne. Pozbawiając dział zakupów pracowników biegłych w tych umiejętnościach, Twoja firma może zostać uwiązana kontraktami z niewłaściwymi dostawcami, na niewłaściwy materiał i po niewłaściwej cenie.
Zmniejszenie liczby dostawców
Firmy mają setki dostawców, niektóre tysiące, wiele tysięcy, a nawet dziesiątki tysięcy. Posiadanie tysięcy dostawców w systemie nie tylko wymaga znacznej ilości konserwacji, ale może być również niezwykle kosztowne. Jeśli dział zakupów codziennie zamawia artykuły od dwudziestu różnych dostawców, może to oznaczać, że złożyło się dwadzieścia zamówień do wysłania, dwadzieścia kosztów wysyłki, które należy opłacić, oraz dwadzieścia rachunków za towary, które należy przetworzyć, gdy towary przyjechać. Oprócz dodatkowych kosztów prawdopodobnie istnieją oszczędności, które nie są realizowane. Ilu z tych dwudziestu sprzedawców sprzedaje takie same lub podobne produkty. Jeśli dwudziestu dostawców zostanie zredukowanych do pięciu, koszty przetwarzania zostaną zmniejszone i prawdopodobnie wynegocjowano niższy koszt materiału.
Scentralizowane zakupy
Jeśli Twoja firma ma wiele rozproszonych geograficznie lokalizacji, możesz pomyśleć, że wdrożenie światowej klasy strategii zakupowej jest niemożliwe. Rozsądne jest, aby firmy musiały myśleć o swoich ogólnych wydatkach jako o funkcji centralnej. Posiadając scentralizowaną organizację zakupów, firma może przeglądać wszystkie swoje zakupy i wybierać dostawców, którzy mogą zapewnić większość artykułów po najlepszych kosztach. Ten scenariusz nie obejmuje wszystkich elementów używanych we wszystkich lokalizacjach i centralnej organizacji zakupów musiałby współpracować z lokalizacjami, aby zidentyfikować lokalnych dostawców, którzy zaspokajają potrzeby osób zdalnych Lokalizacja.
Jak najwięcej od dostawców
Negocjowanie umowy ze sprzedawcą może być długotrwałym romansem, w którym żadna ze stron nie jest zadowolona z wyniku. Słabe relacje z dostawcą na początku umowy nie są sposobem działania światowej klasy organizacji zakupowych. Dostawcy są ważną częścią Twojego łańcucha dostaw. Dostarczane przez nich materiały są wymagane w określonych terminach, aby Twoje zamówienie zostało wysłane do klienta w obiecanym terminie. Uczynienie dostawcy partnerem, a nie tylko innym dostawcą, pomoże zapewnić prawidłowe i terminowe zamówienia. Negocjacje z dostawcami powinny koncentrować się na korzyściach płynących z bycia sprzedawcą; pokazując im, że jeśli ty odniesiesz sukces, oni również odniosą sukces. Negocjacje, które koncentrują się na klauzulach karnych i karach za niską jakość i niedotrzymane terminy dostaw, sprawią, że sprzedawca będzie mniej niż chętny do spełnienia Twoich wymagań.
Maksymalizacja technologii
Istnieją firmy, które nadal używają roledexów, papierowych zapotrzebowań na zakupy i wysyłają zamówienia do dostawców. Większość ma jakieś oprogramowanie zakupowe, nawet jeśli jest to arkusz kalkulacyjny Excel, który śledzi zamówienia i ogólne wydatki. Wraz z wprowadzeniem oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) firmy mogą zintegrować swoje działy zakupów z łańcuchem dostaw, aby korzystać z danych w czasie rzeczywistym. Jednak na tym wiele firm się zatrzymuje. Światowej klasy strategie zakupowe idą dalej, aby czerpać korzyści oferowane im przez ich systemy ERP. Firmy mogą przyjąć techniki przepływu pracy w swoich systemach ERP, aby zautomatyzować zatwierdzanie i płatności, skracając w ten sposób czas interwencji działu zakupów. Dane, które są generowane przez tysiące transakcji zakupowych, mogą być używane w hurtowniach danych, aby pomóc specjalistom ds. zakupów w pomiarach oceny dostawców i negocjacji umów.
