Chociaż wielu świetnych miejsca imprez mają szefa kuchni lub dział bankietowy, wiele najpiękniejszych i najbardziej unikalnych miejsc na świecie nie oferuje usług cateringowych. Podczas gdy dodatkowa praca polegająca na zatrudnieniu prywatnego dostawcy lub firmy cateringowej może odstraszać niektórych, świetnie planiści wydarzeń są zawsze gotowi zarezerwować idealne miejsce, nawet jeśli oznacza to skontaktowanie się z ich profesjonalną siecią, aby to zrobić. Zanim zatrudnisz firmę cateringową lub cateringową do obsługi imprezy, warto mieć kilka początkowych pomysły na menu cateringowe i mieć te wskazówki w tylnej kieszeni.
Porady ekspertów dotyczące planowania menu od eksperta ds. cateringu
„Zapewnij odpowiednią równowagę w swoim menu” — radzi Stacy Ziegler, CPCE, CMP, pierwsza wiceprezes ds. Krajowe Stowarzyszenie Kierownictwa Gastronomii (NACE) i dyrektor sprzedaży w firmie Bold American Events & Catering. Firma Bold American oferuje kompleksowe usługi cateringowe w obiektach w Atlancie w stanie Georgia i każdego roku organizuje ponad 500 imprez firmowych i towarzyskich.
„Możesz pójść bardziej ryzykownie z podawanymi przystawkami, dodatkami i deserami, ale jeśli chodzi o danie główne, musisz pamiętać, że karmisz zróżnicowaną grupę ludzi. Większość ludzi lubi rozpoznawać to, co je. Nie oznacza to, że każdemu należy podawać zwykłego kurczaka, ale bądź ostrożny z czymś bardzo egzotycznym”.
Ważny jest również sezon imprezy. A planiści wydarzeń często prowadzą dyskusje na temat przyszłych wydarzeń podczas zupełnie innego sezonu. „Chociaż możesz omawiać swoje menu w środku zimy, rzeczywiste wydarzenie może mieć miejsce w czerwcu. Krótkie żeberka i puree ziemniaczane w styczniu brzmią fantastycznie, ale kiedy zbliża się czerwcowa impreza, będziesz chciał czegoś znacznie lżejszego” – mówi Ziegler. W przypadku, układanie menu imprezy to znacznie więcej niż same wybory żywieniowe. Ale następnym krokiem jest zatrudnienie firmy cateringowej, która pomoże ci to zrobić.
Porady ekspertów dotyczące wynajmu prywatnej firmy cateringowej
Być może masz już pomysły na menu cateringowe, kolejnym krokiem jest zatrudnienie firmy cateringowej na Twoje wydarzenie. „Porozmawiaj ze swoim dostawcą usług cateringowych o tym, co robi najlepiej” — radzi Ziegler. „Mają duże doświadczenie z ulubieńcami tłumu i wiedzą, co potrafią zrobić najlepiej”.
Oprócz korzystania z Twojej firmy cateringowej jako konsultanta ds. Żywności i napojów, a także dostawcy usług cateringowych na Twoje wydarzenie Ziegler oferuje również następujące wskazówki dotyczące wynajmu cateringu lub firmy cateringowej na imprezy:
Spróbuj jedzenia Cateringu
Próbując potraw firmy cateringowej, będziesz miał okazję skosztować cateringu, a także przekonać się, jak będzie on prezentowany. To także świetny czas na spotkanie z Szefem Kuchni i ustalenie, na ile jest elastyczny. Wszystkie elementy można dostosować do własnych upodobań, więc upewnij się, że Twoja opinia jest traktowana poważnie. Zapytaj, jak przygotowywane jest jedzenie.
Wskazówka dotycząca cateringu: Zapytaj, czy catering jest gotowy na miejscu, czy ugotowany z wyprzedzeniem i pozostawiony w gorącym pudełku, aby się ogrzał. Te różne praktyki będą miały ogromny wpływ na jakość jedzenia podawanego gościom.
Sprawdź referencje
Nawet jeśli najprawdopodobniej otrzymasz listę bardzo zadowolonych klientów, nadal istnieją dobre samorodki informacji, których możesz się nauczyć, jeśli rzeczywiście poświęcisz czas na sprawdzenie referencji firmy cateringowej. To doskonały sposób, aby uzyskać wgląd w to, co firma cateringowa robi najlepiej. Dobre pytania dotyczące referencji obejmują: Ile razy korzystali z firmy cateringowej? Co najbardziej podobało Ci się w ich usługach cateringowych na imprezy? Jaka jest jedna rzecz, którą zmieniłbyś podczas ich następnej imprezy?
Poproś o zdjęcia z poprzednich wydarzeń
Zdjęcia cateringowe dadzą dobre wyczucie estetyki firmy cateringowej. Zdjęcia z przeszłych wydarzeń mogą dać ci wgląd w to, jak są one ogólnie ustawione. Zadaj sobie następujące pytania: Czy podoba Ci się ich zastawa stołowa, odstępy i wykończenia? Czy jest to styl, który chciałbyś mieć na swojej imprezie? Wreszcie, przeglądanie zdjęć z poprzednich prac firmy cateringowej to także świetny sposób na wyjaśnienie firmie cateringowej, co lubisz, za pomocą referencji. Co chciałbyś, aby powtórzyło się na Twojej imprezie?
Omów dostępne usługi
Niektóre firmy cateringowe oferują więcej usług niż inne, z możliwością zapewnienia pościeli, stołów, krzeseł, kwiatów i dekoracji wieczorowych. Możesz dać im wyobrażenie o tym, co lubisz, a oni mogą zebrać wszystko razem i zorganizować wszystkich dostawców. Z drugiej strony, niektóre firmy cateringowe zapewniają tylko jedzenie na imprezę i usługi gastronomiczne, a Ty będziesz odpowiedzialny za koordynację wszystkich innych produktów i dostawców. Każdy sposób jest w porządku, o ile usługi firmy cateringowej odpowiadają Twoim potrzebom.
Przejrzyj wszystko osobiście
Spotkania osobiste to nie tylko świetny sposób na upewnienie się, że nie ma nieporozumień w ważnych sprawach, takich jak np planowanego menu cateringowego i propozycji cateringu, ale są też świetnym sposobem na lepsze poznanie wybranej firmy cateringowej. Na przykład spotkania osobiste mogą dać ci szansę zobaczenia operacji cateringowych. Czy biuro jest czyste? Czy jesteś witany w odpowiednim czasie? Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości podczas tego procesu, popraw je teraz, a może to przenieść się na dzień wydarzenia.
Upewnij się, że są zorganizowani
Jeśli Twoja propozycja jest na czasie, a Twój kierownik sprzedaży jest profesjonalny i elastyczny, prawdopodobnie jest to oznaką dobrej kultury firmy. Jest to szczególnie ważne, ponieważ te cechy najprawdopodobniej przeniosą się na zespół, który obsługuje Twoje wydarzenie. Ale uwaga: może być również odwrotnie. Jeśli Twoja propozycja zostanie wysłana do Ciebie po obiecanym terminie lub podczas jej trwania panuje ogólne poczucie dezorganizacji procesu sprzedaży i planowania, może to być znak, że terminowość i organizacja nie są dla firmy istotną wartością żywieniowiec.
Przeczytaj drobnym drukiem
Jeśli chodzi o podpisanie propozycji cateringu, ważne jest, aby przejrzeć i zrozumieć każdy szczegół. Czy Twoja propozycja obejmuje wszystko, o co prosiłeś? Czy podatek jest wliczony w cenę? Czy cena będzie się różnić w zależności od osoby, jeśli liczba gości wzrośnie lub spadnie? Jak działa opłata za usługę za robociznę? Czy będziesz odpowiedzialny za napiwki dla personelu tego wieczoru? Porównując oferty różnych firm cateringowych, ważne jest, aby porównać jabłka z jabłkami i zrozumieć wszystkie koszty związane z proponowaną imprezą.
Sprawdź w miejscu wydarzenia
Wiele lokali ma listę preferowanych dostawców, która prawdopodobnie obejmuje firmy cateringowe dla tych miejsc, które nie oferują usług cateringowych. Możesz być zobowiązany do współpracy z jednym z wymienionych dostawców usług cateringowych, ale nawet jeśli nie, może to być na twoją korzyść. Jeśli użyjesz kogoś z tej listy, będzie on zaznajomiony z miejscami wydarzeń i wszystkim, co się z tym wiąże, od zasad po ustawienie pokoju. Prawdopodobnie będziesz miał mniej wpadek w dniu imprezy. Preferowani dostawcy mogą mieć również inne przywileje, które mogą ci przekazać. Firmy cateringowe, które nie znają miejsca, na pierwszy rzut oka mogą być tańsze, ale możesz mieć opłaty po imprezie od swojego miejsce, ponieważ firma cateringowa nie usunęła śmieci zgodnie z wymaganiami lub inna kara za niezrozumienie miejsca zasady.
Zapytaj o specjalne wymagania
Dobry catering będzie pracować z tobą na specjalne wymagania. Przewidują je świetne firmy cateringowe. Tak czy inaczej, pamiętaj, aby zapytać swojego dostawcę usług cateringowych, jak radzi sobie ze specjalnymi wymaganiami, takimi jak ograniczenia dietetyczne, zmiany na miejscu i późne dodatki. Nawet najlepsi planiści zwykle spotykają się z co najmniej jedną niespodzianką na miejscu. Czy Twoja firma cateringowa będzie w stanie przygotować posiłek bezglutenowy? Jeśli przemówienie powitalne spóźni się o 15 minut, czy kuchnia będzie mogła potoczyć się z nowym harmonogramem? Elastyczność i postawa „can-do” wszystkich zaangażowanych w wydarzenie są kluczowe.
Dowiedz się, kto rządzi
W większości przypadków osoba, z którą pracujesz podczas procesów sprzedaży i planowania, nie będzie Twoim głównym kontaktem w dniu wydarzenia. Jeśli chcesz wprowadzić zmiany lub masz pytania tego dnia, ważne jest, aby znać swój kontakt. Głębia w zespole da Ci pewność, że jeśli podczas Twojego wydarzenia zabraknie jednej osoby z powodu choroby lub konfliktu, to nadal stoi za nią cały zespół.
