Profesjonalni planiści wydarzeń noszą różne kapelusze i podejmują różnorodne obowiązki, w zależności od indywidualnych okoliczności wydarzenia. Zawód ten wymaga wyjątkowych umiejętności — być może w jednej chwili będziesz musiał być wielozadaniowym czarodziejem, a w następnej ekspertem w rozwiązywaniu problemów, który z łatwością i skutecznie rozwiąże daną sytuację.
Jaka powinna być propozycja biznesowa
Propozycja biznesowa dotycząca planowania wydarzeń to kompleksowy dokument określający usługi, jakie będziesz świadczyć na potrzeby wydarzenia. To broszura Twojej firmy, kampania marketingowa i oferta sprzedaży w jednym. Ta propozycja biznesowa związana z wydarzeniem powinna przedstawiać Cię jako doświadczonego, wykwalifikowanego profesjonalistę, który ma wyjątkowe kwalifikacje do realizacji tego wydarzenia. Powinno Cię to odróżnić od innych planistów wydarzeń i ugruntować pozycję osoby, której klient może zaufać.
Propozycja biznesowa związana z planowaniem wydarzeń powinna być dobrze napisana, zawierać szczegółowe informacje dotyczące tego, jakie usługi są objęte propozycją (i które nie są) i zilustruj sposób, w jaki przeprowadzisz wydarzenie, podając niezbędne szczegóły, aby klient mógł łatwo wyobrazić sobie, kim jesteś proponowanie.
7 rzeczy, które należy uwzględnić w propozycji biznesowej planowania wydarzenia
Integralnym krokiem w planowaniu wydarzeń jest sporządzenie solidnej propozycji biznesowej w zakresie planowania wydarzeń, wiedząc, co uwzględnić, aby promować swoje usługi i zabezpieczyć biznes klienta.
- Wprowadzenie biznesowe: Przedstaw krótko swoją firmę zajmującą się planowaniem wydarzeń. Porozmawiaj o swoim pochodzeniu, wszelkich certyfikatach zawodowych i długości czasu w biznesie, odpowiednim doświadczeniu i konkretnej niszy, jeśli ją posiadasz.
- Opis wydarzenia: Podaj ogólny zakres wydarzenia, w tym szczegóły, które zostały omówione podczas wstępnej rozmowy spotkanie z klientem, takie jak cel wydarzenia, możliwe daty, miejsca do rozważenia, liczba gości, itp.
- Usługi planowania wydarzeń, które będą świadczone: W tej sekcji określ szczegółowo wszystkie usługi, które będziesz świadczyć na potrzeby tego wydarzenia. Wyszczególnianie pozycji z wypunktowaniem lub podtytułami jest bardzo skuteczne, ponieważ pozwala klientowi w łatwy sposób zapoznać się z zakresem objętych usług. Wymień wszystkich dostawców, z których będziesz korzystać, oraz wszelkie usługi opcjonalne za dodatkową opłatą. Ważne jest, aby ta część była bardzo szczegółowa, aby klient miał jasne pojęcie o tym, co obejmuje, a co jest dodatkowe.
- Przykłady Twojej pracy: Jeśli zaplanowałeś wydarzenie podobne do tego, które proponujesz temu klientowi, to jest Twoja szansa, aby pochwalić się swoimi umiejętnościami. Dołącz zdjęcia, szkice, wycinki z wiadomości i inne materiały wizualne, które pomogą ukazać w umyśle klienta obraz tego, co możesz zrobić. To świetny sposób na promowanie swojej firmy zajmującej się planowaniem wydarzeń.
- Proponowane koszty: Dokładnie przedstaw wszystkie koszty związane z planowaniem i realizacją tego wydarzenia. Sformatowanie tej sekcji jako serii kroków poprowadzi klienta przez wszystkie fazy wydarzenia, pomagając mu zwizualizować każdy aspekt w miarę jego rozwoju. Należy określić szczegółowo w ramach ogólnej kategorii kosztów. Na przykład, jeśli masz pozycję dotyczącą cateringu, podziel poszczególne koszty żywności, wskazując kwotę na osobę, liczbę potrzebnych serwerów i stawkę godzinową, wydatki na wynajem stołów, pościel i Wkrótce. Zamiast przygotowywać ofertę z jedną dużą ceną na dole, napisz szczegółową ofertę, aby Twój klient mógł zrozumieć indywidualne koszty. Jest to pomocne z dwóch powodów: zapobiega nieuniknionemu „szokowi naklejkowemu”, gdy wszystkie przedmioty są podliczone i cena jest wysoka na dole i daje to Twojemu klientowi możliwość podjęcia decyzji, czy warto zapłacić dodatkową godzinę koktajlową koszt.
- Następne kroki: Na dole propozycji biznesowej związanej z wydarzeniem podaj wszelkie szczegóły dotyczące harmonogramu i kolejnych kroków. Jeśli wydarzenie ma ustalony termin, pamiętaj o wskazaniu, że podpisana umowa musi zostać otrzymana w określonym terminie, abyś mógł zaplanować i przeprowadzić wydarzenie. Określ wymagany depozyt i termin jego otrzymania.
- Informacje kontaktowe: Pamiętaj, aby podać dane kontaktowe swojej firmy na dole propozycji biznesowej wydarzenia. Podaj swoją stronę internetową, adres e-mail, numery telefonów, numery faksu i adres pocztowy. Do swojej propozycji dołącz także wizytówkę, aby ułatwić sobie korzystanie z niej.
Jak śledzić
Po wysłaniu klientowi propozycji biznesowej związanej z planowaniem wydarzeń skontaktuj się z nim, aby poinformować go, że propozycja jest w drodze. Powiedz im, że skontaktujesz się z nami za kilka dni, aby sprawdzić, czy mają jakieś pytania. Utrzymuj otwarte linie komunikacyjne. Reaguj i zapewniaj osobistą uwagę. Jest to wskaźnik tego, jak prowadzisz interesy i pomoże Ci w profesjonalny sposób sfinalizować transakcję.
