Korzystanie z oprogramowania księgowego pozwala zaoszczędzić wiele godzin w porównaniu z ręczną obsługą ksiąg lub korzystaniem z arkusza kalkulacyjnego. Oprogramowanie księgowe ogranicza lub eliminuje zbędne wprowadzanie danych, takie jak wpisanie adresu klienta na wycenie, a następnie dodanie zlecenia pracy i faktury. To dynamicznie rozwijająca się branża, a jedno z badań przewiduje, że do roku 2026 światowy rynek oprogramowania księgowego osiągnie wartość 11,8 miliarda dolarów.
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i masz skromne dochody, być może nie będziesz potrzebować oprogramowania księgowego, ale właściciele małych firm, którzy prowadzą inwentarz i żonglują dużą liczbą klientów, a pracownicy zaoszczędzą czas i będą mieli dokładniejszą dokumentację, jeśli skorzystają z księgowości oprogramowanie.
Oto kilka wskazówek, jak wybrać odpowiedni program księgowy dla Twojej firmy.
Poszukaj pewnych funkcji
Zawęź wybór oprogramowania księgowego, tworząc listę funkcji księgowych dla małych firm, których potrzebujesz do prowadzenia firmy. Najpierw skonsultuj się ze swoim zespołem, aby upewnić się, że zaspokajasz wszystkie potrzeby swojej firmy, ponieważ może się okazać, że potrzebne są funkcje, o których wcześniej nie myślałeś. A kiedy już wybierzesz i wdrożysz oprogramowanie, wdrożenie innego oprogramowania w Twoim zespole po stwierdzeniu, że poprzednie nie zapewniało niezbędnych narzędzi, może być kosztowne.
Większość funkcji księgowych dla małych firm obejmuje:
- Zarządzanie zapasami
- Śledzenie sprzedaży
- Zarządzanie kontaktami z klientami
- Wsparcie konta sprzedawcy
- Asygnowanie
- Szacunki
- Lista płac
- Podatek biznesowy raportowanie
Niektóre programy księgowe zostały zaprojektowane specjalnie dla branż takich jak budownictwo, produkcja i dystrybutorzy hurtowi. Jeśli Twoja mała firma działa w branży o określonych wymaganiach księgowych, może być dostępne oprogramowanie księgowe z funkcjami spełniającymi te wymagania. Nie zapomnij zapytać innych osób w Twojej branży o opinie na temat ich oprogramowania księgowego, które pomogą Ci w dokonaniu wyboru.
Określ, czy pasuje do Twojej firmy
Teraz, gdy zawęziłeś już wybór oprogramowania księgowego, zadaj kilka pytań podczas zakupu oprogramowania księgowego dla małych firm, aby ustalić, czy jest ono odpowiednie dla Twojej firmy.
Czy oprogramowanie będzie rosło razem z Tobą?
Dowiedz się, czy oprogramowanie zawiera moduły, które w razie potrzeby możesz dodać później. Przykładem wspólnego modułu, który możesz dodać później, jest księgowość płac.
Jeśli nie można dodać modułów, czy oprogramowanie można łatwo zaktualizować do bardziej wydajnej wersji tego samego oprogramowania księgowego? Czy też oprogramowanie eksportuje dane do formatu CSV, aby można było je przesłać w przypadku późniejszej zmiany oprogramowania księgowego na inny?
Czy Twój bank to obsługuje?
Możliwość pobierania transakcji z Twojego banku pozwala zaoszczędzić dużo czasu, więc najpierw dowiedz się, czy Twój bank będzie obsługiwał to oprogramowanie.
Czy powinien być on-line czy zainstalowany?
Oprogramowanie księgowe online to oprogramowanie internetowe, które działa bezpiecznie za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Oprogramowanie księgowe online jest szczególnie wygodne w przypadku dostępu do danych księgowych i zapisów z wielu komputerów.
Czy dostęp może być ograniczony dla niektórych użytkowników?
Jeśli z oprogramowania księgowego korzysta więcej niż jedna osoba, jedna osoba może potrzebować pełnego dostępu do wszystkich funkcji, a inne mogą potrzebować jedynie dostępu do obszarów wprowadzania danych, a nie raportów.
Czy oprogramowanie księgowe jest dostępne w bezpłatnej wersji próbnej?
Zawsze najlepiej jest wypróbować oprogramowanie przed jego zakupem. Aby przekonać się, jak przydatna jest dokumentacja oprogramowania, pobierz bezpłatną wersję próbną i wypróbuj ją przez kilka dni, aby sprawdzić, czy pasuje.
Uwzględnij koszty wsparcia
Pamiętaj, aby uwzględnić koszty wsparcia w budżecie oprogramowania księgowego. Niektóre programy księgowe zapewniają odpłatną pomoc e-mailową lub telefoniczną od momentu rozpoczęcia korzystania z oprogramowania. Jednak często zdarza się, że oprogramowanie księgowe dla małych firm zapewnia bezpłatną pomoc techniczną w przypadku zestawu pewien okres czasu, abyś mógł zadawać pytania przy pierwszym uruchomieniu oprogramowania bez ponoszenia dodatkowych kosztów wydatki. Po tym okresie płacisz za pomoc techniczną rocznie, kwartalnie lub za każde użycie.
Oprogramowanie księgowe może mieć bezpłatne forum użytkowników online, na którym można również zadawać pytania. Może to być dobra alternatywa dla płatnego wsparcia, jeśli Twoje pytanie dotyczy czegoś prostego, na przykład sposobu korzystania z funkcji.
Nie płać za niepotrzebne funkcje
Mniejsza, mniej złożona firma potrzebuje mniej funkcji niż większa firma. Bez względu na to, jak nieodparte wydają się dodatkowe „gwizdki i dzwonki”, oprzyj się pokusie zakupu większej ilości oprogramowania księgowego, niż potrzebujesz.
Ogólnie rzecz biorąc, płacisz więcej za dodatkowe funkcje oprogramowania księgowego. Jeśli Twoja firma rozwija się na tyle, że potrzebuje solidniejszych funkcji finansowych, koszt jest uzasadniony, ale do tego czasu powinieneś trzymać się podstaw. W przypadku mniejszych firm dostępna jest obecnie wystarczająca liczba opcji oprogramowania księgowego, dzięki którym nadmierne zakupy nie są konieczne.
Skonsultuj się ze swoim księgowym
Oprogramowanie księgowe nie zastępuje księgowego, który gwarantuje, że Twoja firma przestrzega legalnych i przyjętych praktyk księgowych i podatkowych. Kiedy jednak korzystasz z oprogramowania księgowego, Twój księgowy nie będzie musiał tracić czasu na wykonywanie określonych zadań, co pozwala małej firmie zaoszczędzić pieniądze.
Każdy dobry program księgowy będzie zawierał raporty, które należy przekazywać księgowemu w okresach miesięcznych, kwartalnych i rocznych. Zapytaj swojego księgowego, jakie raporty są potrzebne i upewnij się, że możesz je wygenerować za pomocą oprogramowania księgowego, które rozważasz.
