Zrównoważenie budżetu wydarzenia jest jednym z głównych wyzwań stojących przed planistami, a źródła większości problemów finansowych można szukać na początkowych etapach dyskusji. Zawsze najlepiej jest rozpocząć projektowanie wydarzenia w oparciu o ilość dostępnych zasobów finansowych, a nie odwrotnie. Poświęcenie zaledwie kilku minut na przejrzenie budżetu nie tylko pozwoli zaoszczędzić pieniądze lub lepiej je rozdysponować, ale także zaoszczędzi mnóstwo czasu poprzez wyeliminowanie kosztownych zmiennych.
Zarys wydatków na planowanie wydarzeń
Wydatki mogą pochodzić z szerokiej gamy źródeł, jeśli pomyślisz o wszystkich komponentach zaangażowanych w realizację funkcji. Najbardziej oczywiste to wydatki na catering i wynajem sali, ale od tego lista się tylko wydłuża. Rzecz w tym, że przeoczenie choćby jednej kategorii wydatków może mieć katastrofalny wpływ na wydatki na osobę.
Zadawaj pytania swoim klientom
jako planista wydarzeńTwoją rolą jest zapewnienie fachowej pomocy zarówno w zakresie koordynacji, jak i zarządzania finansami wydarzenia. Pamiętaj, że Twoi klienci marzą o perfekcji, a to może łatwo zaburzyć ich ocenę tego, co jest możliwe pod względem finansowym. Już na samym początku nadszedł czas na wypełnienie luki pomiędzy budżetem a oczekiwaniami. Często jest to tak proste, jak zapytanie o prawo
Zbuduj podstawowy budżet wydarzenia
Kiedy już masz wizję wydarzenia i oszacowasz, ile pieniędzy będziesz musiał przeznaczyć, nadszedł czas na ustrukturyzowanie budżetu. Ważnym krokiem jest poinformowanie klientów, że budżety wydarzeń to „robocze wersje robocze”, które prawdopodobnie ulegną zmianie w miarę napływania większej liczby szczegółów. Pamiętaj, że bardzo niewielu klientów ma doświadczenie z kosztami i opłatami związanymi z wahaniami frekwencji, dlatego najlepiej zbudować strefę buforową na poziomie 10%, aby uniknąć wyczerpania środków.
Oblicz opłaty za planowanie wydarzeń
Oczywiście musisz uwzględnić swoje opłaty planistyczne budżetu, co dla niektórych może być drażliwym tematem. Planiści wydarzeń mają kilka sposobów pobierania opłat za swoje usługi, od opłat prostych po prowizje procentowe. Ostatecznie chodzi o znalezienie medium, na które obie strony będą mogły się zgodzić. Upewnij się, że struktura wynagrodzeń jest udokumentowana w umowie i uwzględnij ją jako wydatek we wszystkich projektach budżetu.
Obniż koszty wydarzeń
Rzadko kiedy będziesz pracować nad wydarzeniem, które ma nieograniczony budżet. Najprawdopodobniej dojdziesz do punktu w procesie planowania, w którym konieczne będzie podjęcie decyzji o obniżeniu kosztów. To tutaj doświadczony planista wydarzeń może naprawdę zabłysnąć, pomagając swoim klientom. Celem jest określenie, które opcje robią największe wrażenie na gościach. Na przykład, czy powinieneś wydać mniej na ozdoby świąteczne, aby zachować wykwintny deser? W niektórych przypadkach planista może przejrzeć wydatki i renegocjować je lub obciąć w obszarach, których goście nigdy nie zauważą.
Kontroluj wydatki audio i wizualne
Sprzęt oświetleniowy i nagłośnieniowy ma duży wpływ na prezentację wydarzenia, ale ma również duży wpływ na budżet. Jeśli uwzględnisz inne wydatki AV, takie jak projektory, dostęp do Internetu i usługi wideo, nie minie dużo czasu, zanim ta kategoria stanie się jedną z największych liczb w Twoim budżecie.
Znajdź tanie opcje marketingowe online
Marketing to kolejny wydatek, który może rosnąć wykładniczo, jeśli nie uzyskasz wyników od razu. Haczyk polega oczywiście na tym, że jeśli nie będziesz skutecznie promować wydarzenia, nie będzie wystarczającej liczby uczestników, aby pokryć koszty wydarzenia. Dlatego warto wykorzystać jak najwięcej bezpłatnych lub tanich opcji, aby poinformować o nadchodzącej okazji.
