Po zdefiniowaniu złożonych wymagań biznesowych firma jest gotowa do znalezienia dostawcy, który spełni te wymagania. Pierwszy krok znalezienie dostawcy polega na utworzeniu i wysłaniu zapytania ofertowego (RFP). Dokument zapytania ofertowego powinien szczegółowo zawierać każdy aspekt wymagań biznesowych i wymagań firmy od potencjalnego klienta sprzedawca w celu spełnienia wymagań określonych w zapytaniu ofertowym. Dostawca sporządzi ofertę w oparciu o zrozumienie wymagań określonych w zapytaniu ofertowym, a konkurencyjne oferty zostaną złożone oceniane w celu wyłonienia zwycięskiego dostawcy lub krótkiej listy dostawców, którzy następnie przeprowadzą prezentacje dla organizatorów firma.
Definiowanie dokumentu zapytania ofertowego
Dokument RFP ma kluczowe znaczenie dla uzyskania dostawcy, który może spełnić wymagania biznesowe klienta. Jeśli dokument jest wadliwy ze względu na niejednoznaczne wymagania, brakujące wymagania lub jest nieuzasadniony wymagania dostawcy, wówczas proces zapytania ofertowego doprowadzi do złożenia niekompletnych ofert lub, w niektórych przypadkach, do braku ofert w ogóle. Dostawcy nie są zobowiązani do składania ofert w ramach każdego otrzymanego zapytania ofertowego, a nawet jeśli mogliby spełnić wymagania zapytania ofertowego, mogą nie być w stanie spełnić wymagań w odpowiednim czasie. To drugie rozwiązanie często ma miejsce, gdy klient wysyła zapytania ofertowe do mniejszych dostawców, którzy mogą być liderami w swojej branży, ale nie mają środków ani możliwości, aby zaspokoić potrzeby klienta.
Każde zapytanie ofertowe będzie inne w zależności od zdefiniowanych wymagań i konkretnych potrzeb klienta. Nawet w tej samej firmie dokument zapytania ofertowego może różnić się treścią w zależności od podstawowych wymagań. W przypadku niektórych zapytań ofertowych nacisk może być położony na cenę, podczas gdy inne mogą skupiać się na czasie dostawy lub wymaganiach jakościowych potrzebnych artykułów.
Specyficzne cechy dokumentu zapytania ofertowego
Niektóre funkcje dokumentu RFP są wymagane. Na przykład każde zapytanie ofertowe powinno mieć określoną datę i godzinę, w której klient wymaga złożenia oferty przez wszystkich potencjalnych dostawców. Jeżeli oferty zostaną złożone po tym terminie, należy je odrzucić. Jeśli dostawca nie może złożyć oferty w terminie, może to wskazywać na możliwy problem z organizacją i być może problemy z dostawą.
Klient musi jednak dać dostawcom odpowiednią ilość czasu na złożenie oferty. Jeśli wymagania są szczególnie złożone, może być konieczne powołanie przez dostawców zespołu reagowania, który podzieli wymagania na obszary, które będą w stanie zrozumieć, a następnie ułoży ofertę. Jeśli harmonogram określony w zapytaniu ofertowym jest zbyt krótki, odpowiedzi mogą być udzielane w pośpiechu, a dostawcy mogą domyślać się złożoności projektu, zamiast go w pełni zrozumieć. Doprowadzi to do niedokładnych ofert i zmarnowanego procesu zapytania ofertowego.
Dokument zapytania ofertowego powinien wskazywać proces, jeśli dostawcy mają dodatkowe pytania dotyczące wymagań określonych w zapytaniu ofertowym. Sprzedawcy nie powinni mieć możliwości dzwonienia do klienta, ponieważ może to prowadzić do przekazania jednemu sprzedawcy dodatkowych informacji, które pozwolą mu: przewaga konkurencyjna. Najlepiej umówić się na telekonferencję, tak aby przedstawiciele każdego dostawcy mogli zadać i wysłuchać pytań kierowanych do klienta. Zapewnia to uczciwość w procesie przetargowym.
Dokument zapytania ofertowego musi także jasno określać format odpowiedzi dostawcy na zapytanie ofertowe. Jeżeli nie zostanie to jasno określone, odpowiedzi będą przesyłane w różnych formatach i niemożliwe będzie porównanie ofert dostawców. Format odpowiedzi powinien określać, co jest wymagane od dostawcy w każdej sekcji, np. referencje, życiorysy potencjalnych członków zespołu, dokument zawierający zrozumienie wymagań przez dostawców oraz format pliku cennik. Jeśli każdy dostawca zastosuje właściwy format odpowiedzi, ułatwi to porównanie ofert.
