Wydatki związane z pracą pracowników wykonujących pracę zdalnie często pokrywane są przez pracodawców i mogą one obejmować korzystanie z telefonów komórkowych. Jeśli chodzi o usługi telefonii komórkowej, pracodawcy mogą skorzystać z dwóch sposobów. Mogą zwracać pracownikom koszty wykonanej pracy lub komunikacji służbowej za pośrednictwem telefonów komórkowych lub smartfonów lub mogą je zapewniać pracownikom telefony komórkowe będące własnością firmy.
Według danych z 2018 r. 95 procent Amerykanów posiada telefony komórkowe, a 77 procent Amerykanów posiada smartfony. Centrum badawcze Pew. Na podstawie tych liczb można rozsądnie oczekiwać, że pracownicy będą mieli własne telefony, więc zwrot kosztów może być rozsądną opcją. Jednak udostępnianie telefonów komórkowych ma również swoje zalety, dlatego ważne jest, aby pracodawcy wzięli pod uwagę ich jak najwięcej przed podjęciem decyzji, czy zapewnić pracownikom telefony komórkowe, czy też uwzględnić możliwie najwięcej czynników, zarówno za, jak i przeciw nie.
Jedną z największych korzyści płynących z udostępnienia pracownikom firmowych telefonów komórkowych jest możliwość korzystania przez wszystkich z tego samego sprzętu i oprogramowania. Jednak większość ludzi nie lubi nosić dwóch urządzeń mobilnych jednocześnie, więc pracownicy mogą uznać noszenie telefonu służbowego oprócz telefonu osobistego za znaczącą wadę.
Zaleta: kompatybilność
Dostarczając telefony komórkowe, pracodawcy mogą wybrać operatora, sprzęt i system operacyjny, który najlepiej odpowiada potrzebom firmy. Firmy mogą zdecydować, że chcą korzystać z systemu iOS firmy Apple, systemu Android firmy Google lub innej opcji. Niezależnie jednak od tego, co wybiorą, będą wiedzieć, że wszyscy ich pracownicy powinni mieć dostęp do tego samego oprogramowania i funkcji. Może to usprawnić komunikację wewnętrzną i z pewnością usprawni pracę działów technologii informatycznych (IT).
Wada: noszenie wielu telefonów
Rzadko można już spotkać ludzi bez telefonu komórkowego w zasięgu ręki, ale niewiele osób chce nosić przy sobie dwa telefony komórkowe. Firmy mogą (i powinny) ustalić zasady dotyczące osobistego korzystania z firmowych telefonów komórkowych, ale większość pracowników nie chce prowadzić prywatnych spraw przy użyciu telefonu komórkowego, o którym wiedzą, że pracodawca może go monitorować. W związku z tym jedyną alternatywą jest noszenie drugiego telefonu komórkowego, co zazwyczaj nie jest popularne wśród pracowników.
Ponadto większość pracowników byłaby wdzięczna za zwrot pieniędzy za telefon prywatny jako alternatywę dla noszenia drugiego telefonu. Jest to szczególnie prawdziwe, ponieważ te zwroty nie podlegają opodatkowaniuzgodnie z orzeczeniem IRS z 2011 r. Aby jednak tak było, zwracana kwota musi być racjonalnie i wyraźnie powiązana z potrzebami biznesowymi.
Zaleta: Oszczędności
Jeśli zwracasz pracownikom koszty korzystania z osobistych telefonów komórkowych w celach służbowych, pokrywasz koszty wielu indywidualnych planów cenowych. Prawdopodobnie zapłacisz znacznie niższą stawkę za telefon, jeśli założysz konto firmowe dla wielu linii u jednego operatora. Podobnie jak w przypadku większości zakupów hurtowych, im więcej linii potrzebujesz, tym mniej możesz się spodziewać za linię. Konkurencja wśród dostawców telefonów komórkowych jest zacięta, dlatego negocjując najlepszą możliwą stawkę, możesz być agresywny.
Wada: więcej pracy dla działów IT
Chociaż posiadanie tego samego sprzętu i oprogramowania jest korzystne dla działów IT, telefony komórkowe należące do firmy nadal muszą być serwisowane przez specjalistów ds. technologii. Jeśli pracownicy posiadają własne telefony komórkowe, oczekuje się od nich także ich konserwacji, ale jeśli pojawią się problemy z telefonami komórkowymi należącymi do firmy, dział IT będzie musiał je rozwiązać.
Ponadto, ponieważ pracownicy nie są właścicielami telefonów wydanych przez firmę, mogą nie zachować wobec nich tak dużej ostrożności, jak gdyby posiadali je osobiście. Może to skutkować wzrostem wskaźnika zastępstw w firmie.
Zawodowiec: Dostęp 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu
Praca zdalna to nie jedyny powód, dla którego pracownicy mają telefony komórkowe. Niektórzy pracownicy, na przykład kadra kierownicza lub personel IT, muszą być pod telefonem lub być dostępni w inny sposób w krótkim czasie. Z tego powodu noszenie służbowego telefonu komórkowego może być częścią ich obowiązków służbowych. W pilnych sytuacjach czas może być krytyczny, a firmowy telefon komórkowy może zapewnić szybki dostęp do właściwej osoby.
Wada: koszty aktualizacji
Technologia telefonów komórkowych zmienia się szybko, nawet w porównaniu z innymi produktami związanymi z technologią. Chociaż firmy mogą inwestować w sprzęt komputerowy i oprogramowanie, które mogą wystarczyć na kilka lat, jest to możliwe Nierealistyczne jest oczekiwanie, że telefony komórkowe starsze niż kilka lat będą w stanie dotrzymać kroku prądowi żądania. Jeśli zapewniasz pracownikom telefony komórkowe, spodziewaj się modernizacji ich urządzeń co najmniej raz na dwa lata. Jeśli pracownicy są sfrustrowani powolną lub przestarzałą technologią, prawdopodobnie zmniejszy to produkcję.
Dobrym pomysłem jest wzięcie tego pod uwagę podczas początkowych negocjacji umowy z dostawcą, aby uzyskać najlepszą możliwą cenę za oczekiwane aktualizacje.
