Dostarczanie klientom tego, czego chcą, kiedy tego chcą i wydawanie na to jak najmniejszej ilości pieniędzy —tak w skrócie wygląda optymalizacja łańcucha dostaw.
Jeśli jednak nie masz dokładnego rozliczenia swoich zapasów, nadejdzie dzień, w którym wyślesz pracownika magazynu, aby wybrał jednostkę SKU dla zamówienia klienta, a tam jej nie będzie – lub będzie jej za mało.
Niedokładności w inwentarzu mogą prowadzić do straty czasu i pieniędzy, a tego można uniknąć. Jakie są zatem dziesięć głównych powodów, dla których Twoje dane inwentaryzacyjne nie są dokładne? Spójrz na poniższą listę.
1. Inwentarz fizyczny
Nie zrobiłeś tego, co należy inwentarz fizyczny. Oznacza to policzenie wszystkiego w ekwipunku. Można to zrobić poprzez liczenie od podłogi do arkusza, co oznacza policzenie wszystkiego i porównanie tej liczby z tym, co znajduje się w systemie komputerowym lub bazie danych. Inną opcją jest zliczenie arkuszy od podłogi. Dzięki tej metodzie zaczynasz od bazy danych i przenosisz ją do magazynu, aby zobaczyć, co faktycznie posiadasz. Wykonując inwentaryzację z natury, upewnij się, że wszystko sprawdziłeś. Nie ma sensu liczyć i zdawać sobie sprawę, że nadal jesteś nieobecny.
Jeśli naprawdę chcesz być dokładny, wykonaj jedno i drugie. Zacznij od arkusza do podłogi, a następnie wykonaj liczenie od podłogi do arkusza.
2. Opracuj regularną rutynę
Dwa miesiące później zrób to ponownie – cały inwentarz fizyczny. Użyj wyników inwentaryzacji z natury sprzed dwóch miesięcy jako punktu odniesienia, a teraz uwzględnij wszystkie transakcje od tego czasu (przyjęcia, wysyłki, złom itp.), aby uzyskać wieczne zapasy.
Oto, co mówi ci system, że tak jest. Teraz policz to wszystko jeszcze raz. I pogodzić się. Kiedy to zrobisz, będziesz na dobrej drodze do 100% dokładności.
3. Program liczenia cykli
Jak twój liczba cykli program? Jeśli go nie masz lub, co gorsza, nie wiesz, co to oznacza, możesz mieć problem.
Dokładność zapasów nie jest czymś, co zdarza się, gdy sprawdzasz je raz w roku lub raz na kwartał. Musisz codziennie liczyć pewną ilość swoich zapasów, nawet jeśli jest to jedna część dziennie – najlepiej a codziennie inna część, o dużej wartości w dolarach, dużej objętości lub krytyczna dla klienta dostarczać. Rozważmy na przykład pozycje w ekwipunku „A”.
Adoptując program do liczenia cykli, możesz stopniowo gromadzić niewielką ilość zapasów, zamiast przeglądać całe zapasy w magazynie.
Ta metoda jest mniej zakłócająca codzienne operacje, ponieważ nie wymaga tyle czasu i pracy.
4. Sprawdź swoje konwencje nazewnictwa
Jak wyglądają numery części? Wierzcie lub nie, ale problemy z zapasami mogą wynikać z tego, że ktoś pomyślał, że zero to litera „O”, a jedynka to litera „I”.
Nawet jeśli kodujesz i skanujesz te kody kreskowe, gdzieś po drodze człowiek odczyta numer części i go wpisze. Zrób więc wszystko, co w Twojej mocy, aby zapobiec występowaniu zer, jedynek, Is i Os w konwencji nazewnictwa numerów części.
5. System zarządzania magazynem
Czy masz System Zarządzania Magazynem (WMS)?
WMS to system oprogramowania, który pomaga zarządzać i organizować zapasy — ilość dostępnych towarów, ich lokalizację, ilość przydzieloną i ilość oczekującą na rampie odbiorczej. Jeśli masz więcej niż 20 jednostek SKU, możesz rozważyć zakup jednego.
Dostępnych jest wiele różnych rodzajów. To, który z nich wybierzesz, zależy od wielkości Twojej firmy. Mogą obejmować zarówno proste arkusze kalkulacyjne, jak i bardziej złożone oprogramowanie. Jeśli jesteś naprawdę sprytny, możesz spróbować zaprojektować własny WMS.
Wdrożenie systemu WMS nie tylko pomaga zwiększyć dokładność zapasów, ale może również pomóc w obniżeniu kosztów i błędów oraz poprawić obsługę klienta i czas reakcji.
6. Przypisz lidera WMS
Czy korzystasz z WMS-a? Jeśli znasz swój system WMS, ponieważ jest to ikona na pulpicie, której nikt nie klika, możesz mieć problem z dokładnością zapasów. Tego systemu WMS powinni używać Twoi księgowi do wyceny zapasów – a co za tym idzie, Twojej firmy.
Przypisz pracownika odpowiedzialnego za dokładność inwentaryzacji. Daj tej osobie schowek i uprawnienia administratora do Twojego WMS-a.
7. Opracuj system oparty na procesie
Utrzymywanie 100% dokładności zapasów oznacza posiadanie systemu zarządzania zapasami opartego na procesach. Oznacza to, że nie powinno być czegoś takiego jak jednorazowy przypadek. Dzieje się tak wtedy, gdy potencjalny nowy klient chce próbki i musisz ją pobrać ze swojego magazynu, ale nie jest ona jeszcze skonfigurowana w Twoim systemie. Lub, gdy istniejący klient chce, abyś przyspieszył przesyłkę, a wiesz, że najszybszym sposobem wysłania jest po prostu odebranie jej z magazynu i włożenie jej do koperty.
Sytuacje te mogą prowadzić do ściągania zapasów z półek poza normalnymi systemami, które możesz (lub powinieneś) mieć, co prowadzi do niedokładności w liczeniu.
8. Zadbaj o bezpieczeństwo swoich zapasów
Czy masz zapasy, które łatwo przeoczyć, jeśli ich zabraknie? Czy istnieje ryzyko kradzieży? Jeśli tak, upewnij się, że zabezpieczenia Twoich zapasów są szczelne.
Jeśli Twój ekwipunek składa się z bloków żużlowych i kowadeł, problem z kradzieżą może być mniejszy niż w przypadku faceta sprzedającego smartfony i złote monety.
Najlepszym rozwiązaniem jest trzymanie się liczby cykli tyle razy, ile uznasz za konieczne.
9. Zachowaj spójność ze swoją jednostką miary
Upewnij się, że wiesz, jakiej jednostki miary (UOM) używasz i czy Twój dostawca i klient nadają na tych samych falach.
Aby to zrobić, potwierdź, że nie zamawiasz dostaw w uncjach, tak jak robi to Twój dostawca wysyłka ty butelki. I upewnij się, że Twój klient nie kupuje etui. Musisz mieć pewność, że cała trójka ma tę samą jednostkę UOM.
Konkluzja
Jeśli w Twojej firmie występują nieścisłości w księgach inwentarzowych, warto cofnąć się i ponownie ocenić sposób prowadzenia dokumentacji. Kroki opisane powyżej mogą wymagać trochę cierpliwości i czasu. Ale przestrzegając ich, możesz być na dobrej drodze do 100% dokładności. Możesz także znaleźć inne pozytywne strony, w tym oszczędność czasu i pieniędzy.
