Cenę oprogramowania księgowego można łatwo ustalić; koszty związane z oprogramowaniem księgowym są natomiast dużo trudniejsze do określenia. Możesz określić cenę swojego oprogramowania księgowego, pytając sprzedawcę, ile pobiera za swoje oprogramowanie. Wycena, którą otrzymasz, będzie prawdopodobnie obejmować opłatę licencyjną dostosowaną do Twoich potrzeb, ale wycena obejmuje inne koszty oprogramowania księgowego. Są to rzeczywiste koszty programu księgowego i należy je uwzględnić w analizie, biorąc pod uwagę całkowity koszt posiadania programu księgowego:
- Realizacja
- Szkolenie
- Rozwój w celu dostosowania
- Przeprojektowanie procesu
- Konserwacja
- Uaktualnienia
- Wsparcie
Koszt numer 1: wdrożenie
Koszty wdrożenia oprogramowania księgowego obejmują wszelkie koszty związane z instalacją i konfiguracją programu. Niektóre podstawowe pakiety oprogramowania księgowego można pobrać i uruchomić na prawie każdym komputerze stacjonarnym, podczas gdy inne do prawidłowego działania wymagają określonego sprzętu i oprogramowania. Będziesz musiał sprawdzić specyfikacje sprzętu i oprogramowania w dowolnym programie księgowym kupisz, aby sprawdzić, czy do uruchomienia będzie wymagana aktualizacja sprzętu lub systemu operacyjnego program. W przypadku oprogramowania księgowego wyższej klasy konieczne będzie zatrudnienie zewnętrznych konsultantów w celu skonfigurowania programu tak, aby działał poprawnie. Nawet najbardziej podstawowy program księgowy musi być dostosowany do konkretnej firmy, co wiąże się z pewnymi kosztami jego założenia i konfiguracji.
Koszt numer 2: Szkolenie
Jeśli nie wiesz, jak korzystać z oprogramowania księgowego, nie przyniesie to żadnego pożytku. Wielu dostawców zapewnia szkolenia wstępne, dzięki którym można dowiedzieć się, jak korzystać z programu. Jednakże otrzymasz jedynie podstawowe szkolenie; niewielu dostawców prawdopodobnie zaoferuje Ci kompleksowe, dogłębne szkolenie bez dodatkowych opłat. Ponadto będziesz mieć okresową rotację pracowników, więc oni również będą musieli w pewnym momencie nauczyć się programu. Czas spędzony na szkoleniu wstępnym, a następnie corocznym szkoleniu pracowników należy uwzględnić w analizie kosztów dowolnego oprogramowania księgowego. Jeśli przeciętnemu pracownikowi nauka oprogramowania zajmuje dwa tygodnie, zanim zacznie być produktywny, wówczas należy uwzględnić w kosztach ich dwutygodniowe wynagrodzenie i świadczenia oraz utratę produktywności analiza. Ostatecznie można się spodziewać, że oprogramowanie wyższej klasy będzie prawdopodobnie wymagało więcej czasu i kosztów szkolenia niż oprogramowanie księgowe niższej klasy.
Koszt numer 3: Rozwój w celu dostosowania
Jeśli prowadzisz standardową działalność opartą na usługach, możesz mieć możliwość korzystania z oprogramowania księgowego od razu po wyjęciu z pudełka. Jednak nie wszystkie małe firmy są takie same, a niektóre z nich mają wyjątkowe potrzeby w zakresie zgodności, raportowania regulacyjnego lub prawnego. Dlatego może zaistnieć potrzeba dostosowania aplikacji księgowej do własnych potrzeb. Należy dodać te przewidywane wydatki na dostosowanie do kosztu oprogramowania księgowego.
Koszt numer 4: Przeprojektowanie procesu
Jeśli masz działającą firmę, prawdopodobnie masz już program księgowy, z którego korzystałeś, ale który nie spełnia już potrzeb Twojej firmy. Każde nowe oprogramowanie księgowe powinno ułatwić realizację procesów biznesowych, ale będzie również wymagało dostosowania niektórych procesów w celu dostosowania ich do procesów oprogramowania księgowego. Powinieneś zrozumieć przepływ informacji w swojej firmie, aby móc przewidzieć liczbę procesów, które ulegną zmianie.
Koszt numer 5: Konserwacja
Będziesz musiał konserwować oprogramowanie księgowe oraz cały sprzęt i oprogramowanie obsługujące tę aplikację. Jeśli korzystasz z aplikacji księgowej opartej na serwerze, powinieneś wziąć pod uwagę koszty utrzymania tych serwerów. Oparta na chmurze aplikacje księgowe mogą wyeliminować te koszty, ale sprzedawca może pobierać opłatę za utrzymanie, roczną lub miesięczną, w celu odzyskania tych kosztów.
Koszt numer 6: Ulepszenia
W pewnym momencie będziesz musiał zaktualizować oprogramowanie księgowe, czy tego chcesz, czy nie. Wielu twórców oprogramowania projektuje przestarzałe produkty w swoich produktach, aby tylko działały określonych systemów operacyjnych lub nie zapewnią szkoleń i wsparcia dla przestarzałych wersji ich programy. W przypadku rozwoju firmy może zaistnieć konieczność aktualizacji oprogramowania księgowego lub dodania dodatkowych modułów księgowych w celu ulepszenia funkcjonalności programu podstawowego. Ponownie możesz dodać te koszty aktualizacji do całkowitego kosztu oprogramowania księgowego.
Koszt numer 7: Wsparcie
Ostatni koszt, który rozważamy w całkowity koszt oprogramowania księgowego jest koszt wsparcia. Podczas korzystania z oprogramowania księgowego napotkasz problemy i będziesz musiał skontaktować się z jednym z nich dostawcą oprogramowania lub konsultantem, który pomoże Ci rozwiązać problem lub pokaże, co robisz nieprawidłowo. Aby uzyskać prawdziwy obraz kosztów oprogramowania księgowego, należy doliczyć przewidywane koszty wsparcia technicznego.
