Kiedy próbujemy zdobyć punkt komuś innemu często długo i intensywnie myślimy o tym, co chcemy powiedzieć. To niewłaściwe podejście do sprawy. Zamiast skupiać się na tym, czego chcesz mowić Aby przekazać swój punkt widzenia, powinieneś skupić się na komunikowaniu tego, czego oczekujesz od drugiej osoby słyszeć.
Co chcę powiedzieć?
Niezależnie od tego, czy wydajesz instrukcje pracownikowi, zamawiasz jedzenie w trybie drive-thru, czy piszesz notatkę wyjaśniającą nowe ubioru chcesz mieć pewność, że przedstawisz swój punkt widzenia. Chcesz powiedzieć to, co właściwe, aby druga osoba zrozumiała Twój punkt widzenia. Czasami ćwiczysz to, co chcesz powiedzieć. Często piszemy wersje robocze naszych notatek i przemówień, aby mieć pewność, że używamy właściwych słów. Wszystko po to, aby mieć pewność, że wysyłamy właściwy komunikat.
Napisano niezliczoną ilość książek i artykułów wyjaśniających, dlaczego przesłanie odpowiedniego komunikatu jest tak ważne; próbują cię nauczyć, jak wysłać dokładnie taką wiadomość, jaką chcesz wysłać. Ich autorzy podkreślają, jak ważne jest, aby słowa były zwięzłe, precyzyjne i konkretne, niezależnie od tego, czy je piszesz, czy mówisz. Mówią Ci, że to najlepszy sposób na przekazanie swojej opinii odbiorcom.
Kim jest moja publiczność?
Wszyscy wiemy, jak ważna jest nasza publiczność w podejmowaniu decyzji, co i jak powiemy. Wyjaśnianie wartości nowego systemu telefonicznego różni się w przypadku rozmowy z działem finansowym niż w przypadku personelu telesprzedaży. Im lepiej znasz swoich odbiorców, tym łatwiej będzie Ci dostosować do nich swój przekaz. Im bardziej Twój przekaz jest dostosowany do odbiorców, tym większe prawdopodobieństwo, że uda Ci się dotrzeć do celu.
Jak do nich dotrzeć?
Chociaż wiadomość, którą wysyłasz, jest ważna, wiadomość, którą słyszy odbiorca, jest jeszcze ważniejsza. Jeśli znasz swoich odbiorców, zazwyczaj masz pojęcie, jak zinterpretują lub przefiltrują to, co powiesz. Możesz to wykorzystać na swoją korzyść, aby mieć pewność, że otrzymają wiadomość, którą próbujesz wysłać.
Wszyscy wiemy na przykład, że gdy zwracamy się do grupy pierwszoklasistów, nie możemy używać „wielkich słów”, bo oni ich nie zrozumieją. Nie zrozumieją naszego przesłania. Wybieramy więc słowa, które zrozumieją. Zamiast używać „wielkich słów”, które przekazują wiadomość, którą chcemy wysłać, używamy słów, które naszym zdaniem będą zrozumiałe. W ten sposób usłyszą nasze przesłanie i zrozumieją je.
Nie próbuj wyjaśniać księgowym pojęć technicznych, używając terminów technicznych. Nie używaj analogii finansowych, aby przekazać punkt widzenia Działowi Kreatywnemu. Jeśli chcesz, aby Twój dział obsługi obsługiwał więcej połączeń dziennie, powiedz mu o tym. Nie mów im, że muszą „skrócić odstęp czasu między możliwościami kontaktu z klientem”.
Zarządzaj tym problemem
Aby zwiększyć swoje szanse na dotarcie do celu, skup się bardziej na odbiorcy niż na nadawcy. Dostosuj swój przekaz do odbiorców, aby poprawić ich zrozumienie. Nie martw się tak bardzo o to, co chcesz powiedzieć, ale o to, co chcesz, aby usłyszeli i zrozumieli.
