Jeśli zarządzasz ludźmi, pracujesz w dziale kadr lub dbasz o swoich przyjaciół w pracy, jest duże prawdopodobieństwo, że pewnego dnia będziesz musiał odbyć trudną rozmowę. Trudne rozmowy stają się konieczne z różnych powodów. Nigdy nie są łatwe do przeprowadzenia, a poruszając ten temat z pracownikiem, ryzykujesz wywołaniem dysharmonii w miejscu pracy.
Dlaczego może być konieczne prowadzenie trudnych przykładów rozmów
Ludzie do pracy ubierają się niewłaściwie i nieprofesjonalnie. Higiena osobista jest czasami niedopuszczalna. Flirtowe zachowanie może prowadzić do: molestowanie problem. Bałagan na biurku nie jest oznaką zorganizowanego umysłu.
Niezwrócone puszki popu w ładnie ułożonych arcydziełach przyciągają mrówki. Jedzenie niewłaściwie przechowywane w miejscach pracy przyciąga myszy, a ich odchody są wyjątkowo nieprzyjemne dla osoby siedzącej przy biurku obok.
Wulgarny język jest nieprofesjonalny. Odsłanianie dekoltu nie przystoi w klubie, na imprezie czy na plaży. Pozostawianie brudnych naczyń innym do umycia jest niegrzeczne i nieprofesjonalne.
Czy spotkałeś się z którymkolwiek z tych przykładów zachowań, które uzasadniają trudną rozmowę? To tylko przykłady tego typu zachowań proś o odpowiedzialną informację zwrotną. Niezależnie od tego, czy sprawcą jest współpracownik, osoba z personelu raportującego, a może nawet Twój szef, jesteś to winien je za harmonię i spokój w miejscu pracy, a także czystość i dobre samopoczucie w miejscu pracy, jest to trudne rozmowa.
Poniższe kroki pomogą Ci prowadzić trudne rozmowy, gdy ludzie potrzebują bezpośredniej, jasnej i profesjonalnej informacji zwrotnej.
Kroki, aby przekazać informację zwrotną w trudnej rozmowie
-
Poproś o pozwolenie na przesłanie opinii. Nawet jeśli jesteś szefem pracownika, zacznij od stwierdzenia, że ty masz uwagi, którymi chcesz się podzielić. Zapytaj, czy to dobry moment, czy też pracownik wolałby wybrać inny termin i miejsce. (Oczywiście w granicach rozsądku.)
Zapewnienie pracownikowi kontroli nad sposobem i czasem otrzymywania informacji zwrotnej może znacząco wpłynąć na jego wrażliwość na trudne informacje zwrotne. - Użyj miękkiego wejścia, aby rozpocząć trudną rozmowę. Nie skupiaj się bezpośrednio na informacjach zwrotnych – daj rozmówcy szansę na przygotowanie się na potencjalnie zawstydzającą informację zwrotną. Powiedz pracownikowi, że musisz przekazać informację zwrotną, którą trudno się podzielić. Jeśli nie czujesz się komfortowo ze swoją rolą w rozmowie, też możesz to powiedzieć. Większość ludzi czuje się nieswojo, przekazując informację zwrotną na temat osobistego ubioru lub nawyków danej osoby, tak samo jak osoba otrzymująca informację zwrotną. To jest normalne i ludzkie. Nikt nie chce, aby druga osoba była smutna lub źle się czuła. Prawdopodobnie jednak jesteś winien zarówno sobie, jak i drugiej osobie możliwość dostosowania swojego zachowania wpływające na ich szanse na sukces w pracy.
- Nie ulegaj pokusie wzmacniania opinii, przekazując ją od wielu osób, ani nie usprawiedliwiaj się od odpowiedzialności za opinie, stwierdzając, że wielu współpracowników złożyło skargę. Często pełnisz rolę osoby udzielającej informacji zwrotnej, ponieważ inni pracownicy skarżyli się Tobie na zwyczaje, zachowanie lub ubiór pracownika otrzymującego trudną informację zwrotną. Nie ulegaj pokusie wzmacniania informacji zwrotnej poprzez przesyłanie jej od wielu osób lub przepraszam za odpowiedzialność za opinie, stwierdzając, że wielu współpracowników złożyło skargę. Zwiększa to zakłopotanie, jakiego doświadcza dana osoba, i utrudnia powrót do zdrowia osoby otrzymującej informację zwrotną.
- Najlepsza informacja zwrotna jest prosta i prosta. Nie owijaj w bawełnę. Powiedz: „Rozmawiam z tobą, ponieważ jest to problem, którym musisz się zająć za sukces w tej organizacji."
- Powiedz tej osobie, jaki wpływ będzie miała zmiana jej zachowania z pozytywnej perspektywy. Powiedz pracownikowi, jak decyzja o nierobieniu niczego wpłynie na jego karierę i pracę.
- Osiągnij porozumienie co do tego, co dana osoba zrobi, aby się zmienić ich zachowanie. Ustal termin – w niektórych przypadkach jutro. Ustaw ramy czasowe na sprawdzenie postępów w innych przypadkach. Upewnij się, że Ty i osoba, z którą prowadzisz trudną rozmowę, doszliście do porozumienia.
-
Kontynuacja wkrótce po przekazaniu opinii aby sprawdzać postępy pracownika – a następnie regularnie, jeśli nic się nie zmienia lub jeśli konieczne wydaje się dodatkowe szturchanie. Fakt, że problem istnieje, oznacza, że możliwe jest cofnięcie się; pracownik może również potrzebować dalszego wyjaśnienia informacji zwrotnej, aby uzyskać pełne zrozumienie.
Następnie więcej informacji zwrotnych i ewentualnie postępowanie dyscyplinarne jakie są możliwe dalsze kroki, jeśli pracownik nie zareaguje pozytywnie na trudną rozmowę.
Możesz stać się skuteczny w prowadzeniu trudnych rozmów. Ćwicz, a te kroki pomogą Ci zbudować poziom komfortu niezbędny do prowadzenia trudnych rozmów. W końcu trudna rozmowa może zadecydować o sukcesie lub porażce cenionego pracownika. Wystarczająco staraj się utrzymać trudną rozmowę.
