Oceny wyników są gorącym tematem w zarządzaniu i organizacjach – pozornie odwiecznym. W rzeczywistości istnieją setki zasobów, które podpowiedzą, jak skutecznie przeprowadzać ocenę wyników. Jest to niewłaściwe podejście do pomagania pracownikom w zarządzaniu wynikami.
Lepsze pytanie brzmi: czy w ogóle należy przeprowadzać oceny wyników? Ludzie chcą wiedzieć, jak przeprowadzić ocenę wyników, kiedy ją przeprowadzić, czy w ogóle ją przeprowadzać i jak ogólnie wpływa ona na wydajność pracowników.
Ocena pracowników i wyników
Pracownicy, którzy są celem tych ocen wyników, chcą wiedzieć:
- jak wpływają na dochody,
- co oceniają,
- jak mierzą wkład,
- w jaki sposób są one archiwizowane i wykorzystywane, oraz
- jak wpływają na rozwój kariery i sukces.
Większość z tych pytań to pytania niewłaściwe, zwłaszcza gdy skupiają się wąsko na instrumencie oceny wyników i spotkaniu oceniającym z menedżerem. Zamiast tego zapytaj, w jaki sposób cały Twój system zarządzania wydajnością wspiera Twoje pragnienie stworzenia zmotywowanej, odpowiedzialnej, niezawodnej, kreatywnej, oddanej i szczęśliwej siły roboczej obsługującej klientów.
Czy ocena pomaga osiągnąć te cele?
Czy roczny przegląd wyników pomaga osiągnąć te cele? Wysoce nieprawdopodobne. W artykule „Dlaczego ocena wyników pracowników nie działa” omówiono wady tradycyjnie praktykowanej oceny wyników. Tutaj będziesz miał możliwość przeglądu elementów systemu zarządzania wynikami, zalecanego systemu zastępującego roczną ocenę wyników.
Jako specjalista ds. zasobów ludzkich lub zarządzający, jednym z Twoich głównych celów jest rozwijanie zdolności organizacji i jej członków do działania. Chcesz stworzyć organizację o wysokiej wydajności.
Kierujesz wysiłkami firmy, aby stworzyć miejsce pracy, w którym ludzie mogą rozwijać swój pełny potencjał. Efektywny system zarządzania wynikami, który prowadzą i posiadają menadżerowie liniowi, gwarantuje osiągnięcie zamierzonych celów.
Zarządzanie wydajnością: zarówno proces, jak i system
Zarządzanie wydajnością to proces tworzenia środowiska pracy lub otoczenia, w którym ludzie mogą osiągać najlepsze wyniki. Zarządzanie wydajnością to cały system pracy, który rozpoczyna się, gdy zadanie jest zdefiniowane jako potrzebne.
Kończy się w momencie opuszczenia przez pracownika organizacji. Wielu autorów i konsultantów używa terminu zarządzanie wynikami jako substytutu tradycyjnego systemu oceny wyników. Przekonasz się, że termin ten w szerszym kontekście systemu pracy ma znacznie szerszy zestaw celów i możliwości.
Celem wydajności pracowników jest osiągnięcie misji i wizji firmy. Jednak prawie nikt nie działa dla organizacji, jeśli jego misja i wizja nie są również realizowane.
Jak powiedział w wywiadzie Fred Nickols, starszy konsultant w firmie Distance Learning Company: „Bez ogródek prawda jest taka, że jeśli w ogóle mają jakieś cele w pracy, większość ludzi wyznacza własne. To era pracy opartej na wiedzy i pracownika wiedzy.”
Wielu tak zwanych „szefów” (o ile to określenie w ogóle ma jakąkolwiek użyteczność) nie jest w stanie wyznaczać celów w pracy, monitorować ich realizacji ani nadzorować ich realizacji.
Praca, zwłaszcza na poziomie zadaniowym, leży w rękach i głowach pracowników. Oczywiście, menedżer może sformułować cele i zadania związane z doskonaleniem procesów pracy i tym podobnymi, ale jeśli ich realizację należy pozostawić pracownikom, to komu potrzebny jest menedżer? Jeszcze lepszym pytaniem jest: „Kto potrzebuje celów zawodowych?”
Skuteczny system zarządzania wynikami zamiast oceny wyników
Skuteczny system zarządzania wydajnością pomaga nowym pracownikom odnieść sukces, dzięki czemu mogą pomóc Twojej organizacji. Skuteczny system zarządzania wynikami zapewnia wystarczające wskazówki, dzięki czemu ludzie rozumieją, czego się od nich oczekuje.
Zapewnia wystarczającą elastyczność i swobodę ruchów, dzięki czemu pielęgnowana jest indywidualna kreatywność i mocne strony. Zapewnia wystarczającą kontrolę, aby ludzie rozumieli, co organizacja próbuje osiągnąć.
Nickols podsumowuje: „Obecnie, w dobie pracy opartej na wiedzy i pracowników wiedzy, gdzie praca opiera się na informacji, a praca jest czynnością umysłową, pracownicy ustalają harmonogram pracy w odpowiedzi na płynne i zmieniające się warunki wymagania."
„Zadaniem kierownictwa w tym nowym świecie pracy jest umożliwianie i pozyskiwanie od pracowników wartościowego wkładu w organizację. Kontynuowanie systemu zaprojektowanego w celu egzekwowania i egzekwowania zgodności jest szaleństwem.”
Potrzebujesz więcej informacji na temat systemu zarządzania wydajnością? Znajdź następnie elementy skutecznego systemu zarządzania wydajnością.
Zdefiniowany system zarządzania wydajnością
Zarządzanie wydajnością rozpoczyna się w momencie zdefiniowania zadania. Zarządzanie wydajnością kończy się w momencie opuszczenia firmy przez pracownika. Pomiędzy tymi punktami muszą wystąpić następujące warunki, aby system zarządzania wydajnością pracy działał.
Opracuj jasne opisy stanowisk
Opis stanowiska to pierwszy krok w wyborze właściwej osoby na dane stanowisko i przygotowaniu jej do odniesienia sukcesu. Tradycyjne opisy stanowisk kończące się słowami „i cokolwiek innego przydzieli ci menedżer” nie są tym, co jest potrzebne. Opisy stanowisk stanowią ramy, dzięki którym kandydaci i nowi pracownicy rozumieją oczekiwania wobec stanowiska. Preferowanym podejściem jest postrzeganie ich jako wyników.
Wybierz odpowiednich ludzi za pomocą skutecznego procesu selekcji.
Ludzie mają różne umiejętności i zainteresowania. Praca ma różne wymagania. Selekcja to proces dopasowywania umiejętności i zainteresowań danej osoby do wymagań stanowiska pracy. Znalezienie dobrej pracy „pasującej” jest wyjątkowo ważne. Użyj procesu selekcji, który maksymalizuje wkład potencjalnych współpracowników i osoby, której stanowisko będzie podlegać. Widzieć „Co wielcy menedżerowie robią inaczej” aby uzyskać szerszą dyskusję na temat wyboru pracownika.
Negocjuj wymagania oraz standardy wydajności, wyniki i miary oparte na osiągnięciach.
Ferdynand F. Fournies w swojej obszernej książce „Dlaczego pracownicy nie robią tego, co powinni robić i co z tym zrobić” jasno podaje pierwszy powód, dla którego ludzie czasami nie spełniają Twoich oczekiwań. Mówi, że pracownicy nie wiedzą, co mają robić.
Zapewnij skuteczną orientację, edukację i szkolenia.
Zanim dana osoba będzie mogła wykonać najlepszą pracę, musi posiadać informacje niezbędne do jej wykonania. Obejmuje informacje związane z pracą, stanowiskiem i firmą; doskonałe zrozumienie zastosowania i wymagań produktu i procesu; oraz pełną wiedzę o potrzebach i wymaganiach klientów.
Zapewnij ciągły coaching i informację zwrotną.
Ludzie potrzebują ciągłej, spójnej informacji zwrotnej, która uwzględnia zarówno ich mocne, jak i słabsze obszary wydajności. Skuteczna informacja zwrotna koncentruje się bardziej na pomaganiu ludziom w rozwijaniu ich mocnych stron. Informacja zwrotna to proces dwukierunkowy, który zachęca pracownika do szukania pomocy. Informacja zwrotna jest zazwyczaj skuteczniejsza, gdy zostanie o nią poproszona. Stwórz środowisko pracy, w którym ludzie czują się komfortowo i zadają pytanie: „Jak myślisz, jak sobie radzę?”
Prowadź kwartalne dyskusje na temat rozwoju wyników.
Jeśli przełożeni często udzielają pracownikom informacji zwrotnych i udzielają coachingu, oceny wyników mogą zmienić się z negatywnych, oceniających i jednostronnych prezentacji na pozytywne spotkania poświęcone planowaniu. Organizowane co kwartał pracownicy zawsze wiedzą, jak sobie radzą oraz jakie są ich kolejne cele i wyzwania.
Projektuj skuteczne systemy wynagrodzeń i uznawania, które nagradzają ludzi za ich wkład.
W niektórych publikacjach poświęconych motywacji pracowników siła skutecznego systemu wynagrodzeń jest często pomijana i bagatelizowana. Jest to błąd. Często nie chodzi tyle o pieniądze, co o komunikat, jaki każda nagroda lub uznanie wysyła do jednostki na temat ich wartości. Pieniądze stały się metaforą wartości.
Zapewnij pracownikom możliwości awansu/rozwoju zawodowego.
Przełożony odgrywa kluczową rolę w pomaganiu pracownikom w rozwijaniu ich potencjału. Cele rozwojowe, zmieniające się i wymagające zadania i obowiązki oraz szkolenia przekrojowe przyczyniają się do rozwoju bardziej efektywnego pracownika. Pomóż stworzyć środowisko, w którym ludzie będą mogli swobodnie eksperymentować i popełniać błędy.
Pomagaj w rozmowach końcowych, aby zrozumieć, DLACZEGO cenieni pracownicy opuszczają organizację.
Kiedy ceniona osoba odchodzi z firmy, należy zrozumieć, dlaczego odchodzi. Ta informacja zwrotna pomoże firmie ulepszyć środowisko pracy dla ludzi. Lepsze środowisko pracy skutkuje zatrzymaniem cenionego personelu. Jeśli Twoje otoczenie naprawdę zachęca do dyskusji i przekazywania informacji zwrotnych, podczas rozmowy kwalifikacyjnej nie dowiesz się niczego nowego.
Wpływ specjalisty HR na zarządzanie wydajnością
Wpływ specjalisty ds. zasobów ludzkich na ten system zarządzania wydajnością jest potężny.
- Możesz zachęcać menedżerów i przełożonych do wzięcia odpowiedzialności za zarządzanie wynikami w swoim obszarze pracy i współpracę na rzecz poprawy wyników w całej organizacji.
- Możesz promować zrozumienie, że nawet jeśli obszar pracy, zmiana lub dział danej osoby odniesie sukces, nie doprowadzi to do dobrze obsługiwanego klienta. Ponieważ wszystkie elementy Twojej organizacji są częścią systemu, który tworzy wartość dla Twoich klientów, wszystkie elementy muszą odnieść sukces.
Podobnie w Twoim systemie zarządzania wydajnością wszystkie elementy muszą być obecne i działać, aby tworzyć wartość dla każdego pracownika i organizacji.
