Czy musisz formalnie powiadomić pracodawcę, gdy spóźnisz się do pracy z powodu wizyty u lekarza? Niektóre firmy wymagają od pracowników przedstawienia pisemnej dokumentacji w przypadku nieobecności w pracy, nawet jeśli nie jest to nieobecność dłuższa.
W niektórych przypadkach może być konieczne napisanie listu lub e-maila dokumentującego Twoją nieobecność lub uzyskanie zaświadczenia od lekarza. W innych przypadkach wystarczające może okazać się powiadomienie ustne. To, co jest wymagane do udokumentowania wizyty, zależy od polityki firmy, a pracodawcy mogą zgodnie z prawem zażądać zaświadczenia lekarskiego.
Zasady dotyczące nieobecności w miejscu pracy
Jeśli nie jesteś pewien, jaka jest polityka firmy, zawsze zapytaj o zasady dotyczące nieobecności i zwolnień na wizyty lekarskie, zanim będziesz musiał z nich skorzystać.
Nie zakładaj, że w Twoim obecnym miejscu pracy obowiązują takie same zasady, jak w poprzednim. Zasady również mogą się zmieniać, dlatego najmądrzejszym rozwiązaniem jest zawsze poinformowanie przełożonego, jeśli to możliwe, o konieczności wzięcia urlopu na wizytę lekarską. Tygodniowe powiadomienie to prawdopodobnie wystarczający termin, chyba że jesteś zaangażowany w projekt, w którym liczy się termin i wiesz, że Twoja obecność zostanie pominięta. W takim przypadku spróbuj dać swojemu przełożonemu dodatkowy czas, aby można było poczynić odpowiednie ustalenia dotyczące zastępstwa.
Jeżeli wymagane jest pisemne powiadomienie, konieczne może być napisanie takiego pisma lub pracodawca może poprosić o list od lekarza.
Czego wymaga Twoje miejsce pracy w przypadku notatek o nieobecności?
Być może będziesz musiał powiadamiaj swojego przełożonego z wyprzedzeniem o zaplanowanych spotkaniach żeby zostać usprawiedliwionym.
Jeżeli tego nie zrobiłeś, Twoja nieobecność może mieć konsekwencje dyscyplinarne. W przypadku wizyt w nagłych przypadkach możesz jednak złożyć usprawiedliwienie po fakcie.
Zaświadczenie powinno jedynie potwierdzać wizytę pracownika u lekarza i nie powinno wymagać diagnozy ani informacji o stanie zdrowia pracownika.
W niektórych miejscach pracy może być wymagana pisemna, podpisana notatka, podczas gdy w innych można przyjąć wiadomość e-mail, faks lub SMS. Zawiadomienie wyślij lub oddaj zaraz po powrocie do pracy, gdyż niektórzy pracodawcy mają ograniczony czas na ich otrzymanie.
Przykłady listów z przeprosinami w pracy
Podane tutaj przykłady mają jedynie charakter ogólnych wskazówek, dlatego należy je edytować tak, aby pasowały do Twojej osobistej sytuacji i spełniały wymagania Twojego miejsca pracy.
Przykładowe usprawiedliwienie lekarskie
Twój pracodawca może również posiadać politykę wymagającą udokumentowania wizyty, np. zaświadczenia z gabinetu lekarskiego. W takim przypadku możesz poprosić o takie zaświadczenie podczas wizyty u lekarza lub poprosić o podpisanie przez gabinet pisma podobnego do podanego przykładu.
Przykładowy list z wizyty lekarskiej
Data
Nazwa
Stanowisko
Adres
Miasto, stan, kod pocztowy
Szanowny Panie/Pani. Nazwisko:
Proszę przyjąć niniejsze pismo jako pisemne powiadomienie, że w poniedziałek 14 czerwca 2021 r. nie mogłem pojawić się w pracy ze względu na umówioną wcześniej wizytę lekarską.
Proszę dać mi znać, jeśli mogę dostarczyć dalszych informacji lub dokumentów.
Z poważaniem,
Twój podpis (list w wersji papierowej)
Twoje wpisane imię
Wysyłanie wiadomości e-mail
Jeśli wolisz wysłać powiadomienie e-mailem, upewnij się, że jest napisany i sformatowany w sposób profesjonalny. Podaj swój adres e-mail i numer telefonu, pod którym można się z Tobą skontaktować, jeśli pracodawca ma jakiekolwiek pytania.
Wybierz temat, który jest jasny i na temat, np. „Notatka lekarska – Nieobecność Johna Smitha w dniu [data]”.
Przykładowa notatka lekarza
Jeśli Twój pracodawca wymaga pisemnej dokumentacji wizyty lekarskiej, Twój gabinet lekarski może mieć standardowe powiadomienie na papierze firmowym, które może wydrukować na żądanie.
Jeśli nie, powinieneś ułożyć wymówkę jak w poniższym przykładzie i poprosić lekarza o podpisanie jej na koniec wizyty.
Przykład notatki lekarskiej
12 lipca 2021 r
Imię i nazwisko lekarza
Adres
Miasto, stan, kod pocztowy
Do tych których może to dotyczyć:
Proszę przyjąć niniejszy list jako dokument, który potraktowałem [wstaw imię i nazwisko pracownika] podczas wizyty w moim biurze w poniedziałek, 12 lipca 2021 r. o godzinie 14:00.
Jeśli potrzebujesz dodatkowego potwierdzenia, skontaktuj się z moim biurem pod numerem (555) 123-1234.
Z poważaniem,
Podpis lekarza (list w wersji papierowej)
Wpisane nazwisko lekarza, M.D.
Mogą być wymagane dodatkowe kroki
Być może będziesz musiał sprawdzić i udokumentować swoją nieobecność w systemie pomiaru czasu, a także poprosić o urlop z mocą wsteczną. W miejscach pracy, w których obowiązują bardziej rygorystyczne zasady dotyczące zasobów ludzkich (HR), możesz mieć status „nieobecnego bez urlopu” (AWOL) do czasu przesłania i zatwierdzenia wniosku o urlop. Może to skutkować działaniami dyscyplinarnymi ze strony niektórych pracodawców, jeśli nie będziesz przestrzegać wszystkich ich procedur.
Dobrym pomysłem jest również sprawdzenie kilka dni po przesłaniu notatki, aby upewnić się, że dział HR zarejestrował Twoją notatkę dokumentacji, zwłaszcza jeśli pracodawca nadaje oficjalny status pracownikom, którzy są nieobecni bez Zostawić.
