Menedżerowie usług administracyjnych: kim są?

Menedżer usług administracyjnych nadzoruje usługi administracyjne organizacji. Może to obejmować nadzorowanie personelu administracyjnego oraz koordynację dystrybucji poczty, prowadzenia rejestrów i obiektów monitorujących.

Dowiedz się więcej o pracy menedżera usług administracyjnych.

Kim jest menedżer usług administracyjnych?

Aby organizacja była produktywna, organizacja musi działać sprawnie. Menedżer usług administracyjnych to osoba, która dba o to, koordynując swoje usługi wspierające.

Do ich obowiązków może należeć:

• Koordynowanie dystrybucji poczty
• Utrzymanie obiektów
• Ewidencjonowanie
• Planowanie budżetu wydziału
• Przydzielanie dostaw.

W mniejszej organizacji wszystkim może zająć się kierownik ds. usług administracyjnych, natomiast w większej może być kilku menedżerów odpowiedzialnych za różne zadania.

• Alternatywne nazwy: Kierownik biura, kierownik obiektu, kierownik kontraktu

Jak działa menedżer usług administracyjnych

Menedżerowie usług administracyjnych zazwyczaj pracują na pełny etat. Być może będą musieli także pracować w godzinach nadliczbowych. Niektórzy menadżerowie obiektów dyżurują pod telefonem poza godzinami pracy, aby uporać się z pojawiającymi się problemami.

Codzienne obowiązki menedżera usług administracyjnych różnią się w zależności od organizacji. Mogą one obejmować:

• Uczestnictwo w planowaniu długoterminowym oraz opracowywaniu celów wydziałowych i oddziałowych, planów i celów strategicznych
• Nadzór nad rozwojem personelu, programami szkoleniowymi, rozwojem polityki i projektami specjalnymi
• Wspieranie starszych liderów oraz uczestnictwo i/lub prowadzenie małych projektów administracyjnych
• Tworzenie, utrzymywanie i nadzór nad koordynacją i dokumentacją programów szkoleniowych dla pracowników
• Analiza dokumentów związanych z umowami pod kątem zgodności z przepisami i wytycznymi 
• Reprezentowanie organizacji na spotkaniach o charakterze konferencyjnym
• Przygotowywanie i redagowanie komunikacji dla zespołu wykonawczego

Menedżerowie służb administracyjnych są zatrudnieni w usługach oświatowych, służbie zdrowia, usługach zawodowych, naukowo-technicznych, finansach i ubezpieczeniach oraz państwowych i władze lokalne.

Według stanu na 2018 rok w Stanach Zjednoczonych w tym zawodzie pracowało 300 200 osób. Biuro Statystyki Pracy (BLS) przewiduje, że do 2028 r. zatrudnienie w tym zawodzie będzie rosło szybciej niż przeciętnie.

Menedżerowie usług administracyjnych zarabiali ok średnie roczne wynagrodzenie wynoszącej 96 940 dolarów w 2019 r. i mediana stawki godzinowej wynoszącej 46,61 dolarów.

Kierunek daje możliwości rozwoju, szczególnie jeśli pracujesz dla dużej organizacji. Organizacje te mają więcej możliwości rozwoju, ponieważ zazwyczaj istnieje kilka warstw i typów menedżerów usług administracyjnych. Doświadczenie i wykształcenie zwiększają Twoje szanse na rozwój w tej dziedzinie.

Wymagania dla Menedżera Usług Administracyjnych

Chociaż wymagania różnią się w zależności od organizacji, od kandydatów zazwyczaj oczekuje się tytułu licencjata. Niektórzy pracodawcy zatrudnią osoby z dyplomem szkoły średniej lub GED, które mają duże doświadczenie zawodowe w tym zakresie. Aby wyróżnić się jako kandydat, Twoja historia pracy powinna odzwierciedlać Twoje doświadczenie administracyjne i kierownictwo umiejętności.

Umiejętności miękkielub umiejętności niewymierne, są również istotną częścią zawodu menedżera usług administracyjnych. Silne umiejętności mówienia, słuchania i pisania są kluczowe, ponieważ często muszą komunikować się z innymi.

Oni też potrzebują krytyczne myślenie i umiejętności rozwiązywania problemów. Menedżerowie usług administracyjnych często mają za zadanie identyfikować problemy i znajdować możliwe rozwiązania. Zarządzanie czasem jest również istotne, ponieważ często łączą wiele zadań i ustalają terminy dla innych.

Orzecznictwo

Menedżerowie usług administracyjnych nie muszą posiadać certyfikatów ani licencji. Dobrowolna certyfikacja jest dostępna dla osób specjalizujących się w zarządzaniu obiektami lub kontraktami. The Międzynarodowe Stowarzyszenie Zarządzania Obiektami oferuje certyfikat Certified Facilities Manager (CFM), który wskazuje pracodawcy, że spełnił on wymagania dotyczące kursu i przeszedł oceny potwierdzające jego wiedzę.

Menedżerowie kontraktowi mogą ubiegać się o jeden z kilku certyfikatów oferowanych przez Krajowe Stowarzyszenie Zarządzania Kontraktami (NCMA), w tym Certyfikowany Profesjonalny Menedżer Kontraktów (CPCM). Referencje od tych organizacji mogą pomóc zwiększyć atrakcyjność kandydata do pracy.