Ceny pakietów spotkań w stylu europejskim stały się bardziej popularne w USA
W przeciwieństwie do Stanów Zjednoczonych powszechną praktyką w europejskich hotelach jest oferowanie korporacyjnych pakietów konferencji i spotkań jako opcji planiści wydarzeń którzy organizują w hotelu seminaria, konferencje i inne spotkania.
Ideą oferowania pakietów korporacyjnych miejsce wydarzenia usług polega na połączeniu wszystkich różnych elementów obejmujących przestrzeń sali konferencyjnej, wyżywienie i napoje oraz potrzeby audiowizualne w pakiet konferencyjny za zryczałtowaną stawkę dzienną na każdego uczestnika. Praktyka ta może być nie tylko ogólnie bardziej skuteczna dla osób zaangażowanych w planowanie wydarzenia, ale sprawia, że zarządzanie i przewidywanie kosztów związanych z obiektem jest znacznie prostsze proces.
Konferencje w USA
Z drugiej strony w Stanach Zjednoczonych hotele nadal znacznie częściej tworzą poszczególne pozycje kosztów konferencji w oparciu o szczegółowe i dostosowane do indywidualnych potrzeb potrzeby każdego spotkania lub wydarzenia. Chociaż praktyka pozwala planiście wydarzenia mieć większą kontrolę nad każdym szczegółem wydarzenia, tak jest często stwarza również skomplikowane zamówienia na imprezy bankietowe i większe trudności w zarządzaniu kosztami i Ogólnie
Chociaż główni gracze w branży w dalszym ciągu zmieniają sposób prowadzenia działalności, model europejski i Model amerykański nadal odzwierciedla te różnice w podejściu do konferencji i wydarzeń korporacyjnych. Aby uzyskać głębsze informacje, przyjrzyjmy się dwóm przykładom pakietów wydarzeń korporacyjnych i konferencji: jeden z dawny Pałac Fira w Barcelonie (przykład europejski) i drugi w Wynn Resorts w Las Vegas (przykład amerykański). przykład).
Przykład pakietów konferencyjnych i spotkań
Dzienne stawki za pakiety są popularne w Wielkiej Brytanii i sprawdziły się również w Europie kontynentalnej. „Rynek brytyjski jako pierwszy poprosił o tego typu pakiety i zawsze staramy się dostosowywać nasze propozycje do potrzeb naszych klientów” – wyjaśnia były dyrektor generalny menadżer Fira Palace (obecnie Crowne Plaza Barcelona), hotelu biznesowego popularnego wśród organizatorów wydarzeń korporacyjnych i spotkań, którzy organizują międzynarodowe spotkania.
Klienci hotelu
Kiedy Crowne Plaza Barcelona nadal funkcjonował jako Fira Palace, około 20 procent klientów hotelu pochodziło z Hiszpanii. Pozostała część rocznej klienteli pochodziła z Wielkiej Brytanii (19 procent), Stanów Zjednoczonych (17 procent), Francji (7 procent), Włoch (6 procent), Japonii (4 procent) i Niemiec (4 procent). Ponadto około połowa organizowanych tam wydarzeń biznesowych dotyczyła branży farmaceutycznej, a pozostała część dotyczyła technologii, jedzenie i napoje, bankowości i klientów z branży motoryzacyjnej.
Popyt na ceny pakietów konferencyjnych
W tym czasie codzienny pakiet spotkań w Fira Palace obejmował korzystanie z sali konferencyjnej, przerwę kawową, lunch, ekran i nie tylko. Dostępne pakiety spotkań zasadniczo zawierały wszystko, co planista musiał uwzględnić w spotkaniu.
Wraz z ewolucją branży wymagania dotyczące pakietów konferencji i spotkań stale się zmieniały. Początkowo planiści wydarzeń korporacyjnych żądali zryczałtowanych cen konferencyjnych za sale konferencyjne oraz wyżywienie i napoje. Z czasem prośby te rozszerzyły się o inne elementy, takie jak ekrany, dostęp do Internetu, flipcharty i nagłośnienie. Nadal jednak istniał popyt na opakowania po cenach ryczałtowych.
Ci, którzy potrzebowali noclegu, poprosili również o specjalną/wynegocjowaną stawkę za zakwaterowanie w ramach ogólnych stawek za wydarzenie konferencyjne. Chociaż te pakiety pokryłyby większość potrzeb związanych z wydarzeniem, planiści nadal negocjowaliby inne wymagania dotyczące wydarzeń, takie jak powierzchnia wystawowa, uroczyste kolacje, przyjęcia koktajlowe i inny program wydarzenia rzeczy.
Plusy i minusy podejścia europejskiego
Oczywiste jest, że przede wszystkim europejskie podejście do planowania i ustalania cen konferencji może być pomocne dla planistów wydarzeń kilku powodów, w tym postrzeganie oszczędności kosztów, przewidywalność kosztów i łatwość prezentacji klienta zatwierdzenia.
To powiedziawszy, takie podejście zwiększa obciążenie hotelu w zakresie przewidywania potrzeb klientów przy jednoczesnym zarządzaniu własnymi wynikami finansowymi. „Z naszego punktu widzenia dużo łatwiej jest organizować wydarzenia à la carte. W rzeczywistości operacja jest znacznie bardziej skomplikowana. Ale korzyścią dla nas jest satysfakcja klienta” – mówi były dyrektor generalny Fira Palace.
Przykład amerykańskich pakietów konferencyjnych i spotkań
Chociaż rynek europejski jest stosunkowo dojrzały pod względem akceptacji i wykorzystania pakietów konferencyjnych lub spotkań, więcej hoteli w USA może zacząć rozważać zmianę sposobu organizowania i ustalania cen konferencji i spotkań Dobrze. Jest to szczególnie ważne teraz, gdy od planistów wydarzeń coraz częściej wymaga się podejmowania decyzji dotyczących spotkań w krótszych terminach.
W maju 2009 r. Wynn Las Vegas podjęli inicjatywę wprowadzenia trzech rodzajów tak zwanych stawek za pakiety konferencyjne i spotkania all-inclusive dla mniejszego rynku spotkań, czyli tych, w których uczestniczy mniej niż 80 osób. Dziś nadal oferują te pakiety. Zawierają:
- Całodniowy pakiet dla delegata konferencji
- Pakiet dla delegata konferencji „AM” na pół dnia
- Pakiet dla delegata konferencji „PM” na pół dnia
Zgodnie z oczekiwaniami europejskich planistów wydarzeń, pakiety Wynn są wyceniane na podstawie stawki za uczestnika (tj. uczestnika), obejmującej salę konferencyjną, jedzenie i napoje, przekąski na przerwy oraz projektor LCD i ekran.
Pomysł, aby Wynn rozwijał swoją ofertę pakietów konferencyjnych, wyrósł z podejścia do rynku europejskiego. W rzeczywistości André Link, były krajowy kierownik sprzedaży Wynn, pochodził wcześniej z Europy. „W przeważającej części Europy jest to jedyny sposób, w jaki sprzedajemy spotkania… Bardzo rzadko przygotowywaliśmy propozycje à la carte, które zawierały koszty wyżywienia, wynajmu pokoi, opłat AV itp.” – wyjaśnia Link.
Zmiana w amerykańskim przemyśle
Wraz z uruchomieniem programu pakietów małych spotkań firma Wynn Resorts spodziewała się, że będzie to pakiet konferencji stawki byłyby bardziej popularne wśród klientów korporacyjnych, ponieważ większość spotkań stowarzyszeń ma większą skalę. Mieli rację. Od tego czasu kilka znanych amerykańskich sieci hoteli zaczęło oferować pakiety spotkań i konferencji firmowych, które lepiej odzwierciedlają europejski model planowania wydarzeń korporacyjnych.
Wiadomo, że ceny pakietów konferencyjno-konferencyjnych nie zaspokoją potrzeb każdego wydarzenia. Tak naprawdę większość planistów zdaje sobie sprawę, że zrezygnuje z niektórych preferencji dotyczących szczegółów swojego programu lub będzie wymagać od obiektu dostosowania pakietu w celu uwzględnienia dodatkowych elementów. Zawsze należy zachować ostrożność, jeśli chodzi o poleganie na stawkach pakietowych, jeśli planiści przewidują, że ich programy mogą trwać dłużej niż początkowo przewidywano, co może skutkować dodatkowymi opłatami. Jednak planistom spotkań i wydarzeń, którzy uważnie przyglądają się swojemu budżetowi, te pakiety spotkań i konferencji zapewniają wyraźną przewidywalność budżetu konferencji.
