Kiedy pracownik awansuje na swoje pierwszą rolę kierowniczą, prawdopodobnie będzie to jego pierwszy raz w życiu, kiedy będzie zarządzał budżetem działu.
Bardzo nowi menedżerowie otrzymują niewiele lub nie otrzymują żadnego formalnego szkolenia w zakresie opracowywania prognozy budżetu, śledzenia wydatków lub dokonywania korekt w połowie roku. Często otrzymują arkusz kalkulacyjny lub raport od swojego menedżera lub działu finansowego i oczekuje się, że będą wiedzieć, jak to zrobić, lub uczyć się metodą prób i błędów.
Chociaż metoda prób i błędów może być skuteczną metodą uczenia się nowych umiejętności, byłoby lepiej, gdyby nowy menedżer nie musiał popełniać zbyt wielu bolesnych błędów. Oto kilka wskazówek, jeśli właśnie awansowałeś na menedżera odpowiedzialnego za budżetowanie.
Zainwestuj czas na naukę od samego początku
Nie ma lepszego momentu na zadawanie „głupich” pytań niż wtedy, gdy jesteś w czymś nowy i nigdy tego nie robiłeś. Lepiej zapytać i poświęcić czas na naukę, niż czekać, aż ktoś będzie musiał zwrócić uwagę
Weź udział w kursie „Finanse i budżetowanie dla menedżerów niefinansowych”.
Skontaktuj się z lokalnymi uniwersyteckimi szkołami biznesu w sekcji „Edukacja dla kadry kierowniczej”. Większość szkół biznesu oferuje kursy niekredytowe trwające od jednego do trzech dni. W trakcie kursu lub po nim poświęć trochę czasu na zapoznanie się z rocznym raportem swojej firmy i zapoznanie się z różnymi wskaźnikami finansowymi i raportami.
Zarządzaj budżetem swojego działu jak własną firmą
Kiedy pracujemy dla dużych organizacji, mamy tendencję do traktowania pieniędzy „firmy” tak, jakby rosły na drzewach. Tak nie jest i teraz Twoim zadaniem jako menedżera jest przejęcie osobistej odpowiedzialności za zasoby swojego działu.
Bądź graczem zespołowym
Jeśli to możliwe, przejrzyj budżet swojego menedżera. Chociaż przejęcie odpowiedzialności za swój budżet jest ważne, Twoja jednostka jest częścią większej całości. Poproś swojego menedżera, aby pokazał Ci, gdzie mieści się Twój budżet i wspiera szerszą perspektywę, a także współzależności z innymi pracownikami. Może się zdarzyć, że inny dział będzie potrzebował pieniędzy na cele o wyższym priorytecie niż Twoje. Nie czekaj, aż ktoś cię o to poprosi lub odbierze ci tę wiedzę — bądź proaktywny i zaoferuj pomoc swojemu przełożonemu. Będziesz postrzegany jako osoba strategiczna i współpracująca.
Nie graj w głupie gry
To, że „wszyscy to robią” nie oznacza, że nie jest to głupie i złe dla firmy. Przykładem typowej głupiej gry budżetowej, w którą grają menedżerowie, są wydatki typu „wykorzystaj lub strać”. To ma miejsce wtedy, gdy zbliża się koniec roku, a budżet mieści się w granicach przewidywanych. W poprzednich latach, gdy nie wykorzystałeś środków, budżet na kolejny rok był ustalany na podstawie rzeczywistego budżetu na ten rok. Aby zatem uniknąć ponownego cięcia budżetu, wpadasz w szał zakupów – kupujesz rzeczy, których nie potrzebujesz, lub robisz zapasy na wypadek, gdyby były potrzebne.
Śledź swoje wydatki co miesiąc i wprowadzaj proaktywne poprawki
Nie zakładaj, że „ktoś” powie Ci, kiedy przekroczysz budżet. W rzeczywistości może być nawet konieczne poproszenie o miesięczne raporty lub samodzielne śledzenie. Nie czekaj do końca roku, kiedy stanie się to niespodzianką zarówno dla Ciebie, jak i Twojego szefa. Wtedy będzie już za późno na zbadanie problemu i wprowadzenie poprawek. Bądź odpowiedzialny, mierz siebie i proaktywnie raportuj swojemu menadżerowi.
Zachowaj przejrzystość i zaangażuj swój zespół
Podziel się budżetem ze swoim zespołem, a może nawet zaangażuj go w tworzenie prognozy. Zaangażowanie zespołu i pomoc w zrozumieniu procesu budżetowania stwarza poczucie współwłasności i zachęca pracowników do znajdowania kreatywnych sposobów zarządzania wydatkami.
Bądź strategiczny
Nie bierz po prostu danych rzeczywistych z zeszłego roku i dodawaj 10 procent do prognozy na rok następny. Zacznij od opracowania strategii i celów, a następnie określ zasoby wymagane do osiągnięcia tych celów. Jeśli potrzebujesz więcej niż w zeszłym roku, przygotuj uzasadnienie biznesowe uzasadniające wniosek o dodatkowe finansowanie.
Nie przesadzaj
Chociaż zarządzanie budżetem jest ważną rolą menedżera, nigdy nie trać z oczu najważniejszych aktywów: swoich ludzi! Upewnij się, że spędzasz co najmniej pięć razy więcej czasu rozwijanie swojego zespołu niż przekręcanie liczb.
