Ogólne powitanie poczty głosowej to powitanie dzwoniącego, jeśli nie możesz odebrać telefonu w pracy. Jest to powitanie codzienne, używane jako domyślne, chyba że ustawiłeś powitanie tymczasowe, np. wiadomość o nieobecności podczas wakacji lub wiadomość specjalna podczas wakacji. To ogólne powitanie poczty głosowej będzie odtwarzane zarówno w przypadku połączeń zewnętrznych pochodzących spoza Twojej firmy, jak i połączeń wewnętrznych wykonywanych przez osoby dzwoniące z innego numeru wewnętrznego w Twojej firmie.
Ponieważ nigdy nie wiadomo, kiedy rozmówcy usłyszą tę wiadomość, najlepiej, aby to powitanie było krótkie, profesjonalne i ogólne. Oto kilka wskazówek i pomysłów, które możesz wykorzystać, aby nagrać odpowiednie powitanie w poczcie głosowej.
Wskazówki dotyczące nagrywania powitania w poczcie głosowej
Nagrywając tę wiadomość, powinieneś mówić wyraźnie, a wiadomość powinna być zwięzła. Pamiętaj, aby przeliterować swoje imię i nazwisko lub adres e-mail jeśli poprosisz rozmówcę o kontynuowanie korespondencji pisemnej.
Pamiętaj także, aby nagrać swoje powitanie w czasie i miejscu z minimalnym hałasem w tle. Dzięki temu Twój głos będzie wyraźny, a przekaz łatwy do zrozumienia, bez śmieci na zewnątrz czy hałaśliwych spotkań obok, które Cię zagłuszą lub odwrócą uwagę rozmówcy.
Co najważniejsze, będziesz chciał przećwiczyć nagranie kilka razy, słuchając każdej próby, aż będziesz zadowolony, że jest dopracowane i profesjonalne.
Unikaj dat i ram czasowych, w których będziesz odpowiadać na połączenia — w końcu nie masz pewności, kiedy rozmówca usłyszy wiadomość.
Ogólne przykłady powitań w poczcie głosowej
Oto kilka pomysłów na pozdrowienia, od których możesz zacząć ściśle rzeczowy na mniej formalne powitanie.
- Witam, dodzwoniłeś się do Jima Smitha. Niestety nie mogę teraz odebrać Twojego telefonu, ale chciałbym oddzwonić tak szybko, jak to możliwe. Więc proszę zostaw mi wiadomość po sygnale.
- Cześć, tu Jim Smith. Nie mogę w tej chwili odebrać telefonu, ale jeśli zostawisz mi wiadomość zawierającą Twoje imię i nazwisko oraz numer telefonu, oddzwonię tak szybko, jak to możliwe.
- Dodzwoniłeś się do Jima Smitha. W tej chwili nie mogę odebrać telefonu, ale nie wahaj się i zostaw wiadomość po sygnale. Oddzwonię tak szybko, jak to możliwe. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, zadzwoń do mojej asystentki, Susan Jones, pod numer wewnętrzny 6338. Dzięki, że zadzwoniłeś. Do widzenia.
- Skontaktowałeś się z Jimem Smithem w dziedzinie technologii operacyjnej. Niestety nie mogę w tej chwili odebrać Twojego telefonu, ale jeśli zostawisz wiadomość i podasz swoje imię i nazwisko oraz numer telefonu, oddzwonię tak szybko, jak to możliwe. Możesz także skontaktować się ze mną poprzez e-mail na adres [email protected]. Dzięki, że zadzwoniłeś.
- Witam, dodzwoniłeś się do Jima Smitha. Nie mogę w tej chwili odebrać telefonu, ale oddzwonię tak szybko, jak to możliwe. Jeżeli dotyczy to niedawnego zamówienia, prosimy o kontakt telefoniczny Obsługa klienta Dział pod numerem 1-800-555-1212. Są dostępni od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 17:00. Czas wschodni. Możesz też zalogować się na naszej stronie internetowej pod adresem XYZ.com. W przeciwnym razie zostaw wiadomość po usłyszeniu sygnału.
- Dzięki, że zadzwoniłeś. Dodzwoniłeś się do biura Jima Smitha. Albo rozmawiam w tej chwili z innym klientem, albo jestem z dala od biurka. Jeśli jest to nagły przypadek, zadzwoń na moją sekretarkę pod numer 1-800-555-1212, który jest czynny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. W przeciwnym razie proszę zostawić szczegółową wiadomość po sygnale, a ja oddzwonię, gdy będę dostępny. Dziękuję.
- Cześć, skontaktowałeś się z Jimem Smithem z działu XYZ. W tej chwili nie jestem dostępny, ale jeśli zostawisz wiadomość ze swoimi danymi kontaktowymi, na pewno oddzwonię do końca dnia roboczego. Jeśli skontaktowałeś się ze mną po godzinach pracy lub w weekend i potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z naszym centrum obsługi telefonicznej pod numerem 1-800-555-1212. Miłego dnia.
Dostosuj i spersonalizuj dowolną z tych opcji, aby pasowała do Twojej kultury korporacyjnej i Twojej osobowości, ale staraj się nie odbiegać zbytnio od tych podstaw.
Przyciąganie uwagi słuchacza
Kolorowanie poza granicami nie jest dla każdego, zwłaszcza jeśli pracujesz w formalnym środowisku korporacyjnym. Ale jeśli pracujesz w optymistycznym zawodzie, takim jak sprzedawca, lub nawet masz bardziej powściągliwe stanowisko w miejscu takim jak fundacja naukowa, nie bój się wykazać kreatywnością żeby zwrócić czyjąś uwagę. Na przykład możesz zakończyć wiadomość głosową, zadając zabawne pytanie, takie jak: „Jeśli wywiercisz dziurę w ziemi od góry do dołu i skoczysz in, ile czasu zajmie dotarcie na sam dół?” Poinformuj rozmówcę, że jeśli odpowie poprawnie (42 minuty), dotrze na szczyt Twojego oddzwonienia lista.
Jeśli zarabiasz na życie jako mówca motywacyjny, możesz zakończyć swoją wiadomość motywacyjnym cytatem. W obu przypadkach pamiętaj, aby uwaga końcowa była krótka i profesjonalna.
