Wydarzenia są kluczowym elementem zbierania funduszy i docierania do innych osób. Większość wydarzeń non-profit to wydarzenie, w którym biorą udział wszystkie ręce, które wymaga współpracy wszystkich osób w organizacji non-profit. Niektóre organizacje non-profit mają nawet ogólny komitet ds. planowania wydarzeń i oddanych wolontariuszy, którzy pomagają zaplanować i przygotować wydarzenie.
Jednak chociaż planowanie wydarzenia ma kluczowe znaczenie, jeśli chcesz, aby wydarzenie przebiegło sprawnie, chcesz także wyników wszystkich swoich wysiłków. Dlatego Twoja organizacja powinna zatrudnić „komitet gospodarza”.
Co to jest komitet gospodarza?
„Komitet gospodarzy” różni się od tradycyjnego komitetu ds. planowania wydarzenia. Zamiast ludzi, którzy aktywnie planują, planują lub przygotowują wydarzenia dzienne lub wieczorne, komitet gospodarzy korzysta ze swoich sieci, aby mieć pewność, że wydarzenie odniesie sukces. Członkowie komitetu gospodarza mogą wybrać:
- Zachęć swoich przyjaciół, rodzinę lub współpracowników do zakupu biletów
- Zbieraj przedmioty z aukcji od lokalnych firm
- Nawiąż kontakty z dostawcami nagród na drzwi lub cateringu na wydarzenia
Oczywiście istnieje niezliczona ilość sposobów, w jaki komitet gospodarzy może sprawić, że Twoje wydarzenia charytatywne będą lepsze niż kiedykolwiek. Pomyśl o komitecie gospodarzy jak o faktycznym gospodarzu przyjęcia; ktoś, kto zaprasza najlepszych gości, wie, kogo wezwać po jedzenie lub wystrój i może połączyć Cię z ludźmi, dzięki którym wydarzenie zakończy się pełnym sukcesem.
Ponieważ komitet gospodarzy może zwiększyć fundusze otrzymane podczas wydarzenia lub przyciągnąć większą uwagę mediów, znalezienie i rekrutacja odpowiednich osób ma kluczowe znaczenie.
Kogo wybrać dla komitetu goszczącego
Naprawdę przydatny komitet gospodarzy nie będzie składał się z płatnych marketerów ani profesjonalnych planistów wydarzeń. Zamiast tego powinni to być bardzo zaangażowani członkowie istniejącego zespołu, baza darczyńców lub wolontariusze z kontaktami i chęcią dotarcia do celu.
W skład komitetu gospodarza może wchodzić od kilku do kilkudziesięciu osób. Im więcej osób w komitecie, tym większy wpływ mogą wspólnie wywrzeć na powodzenie Twojego wydarzenia.
Członków komitetu gospodarzy można znaleźć niemal wszędzie, w tym:
- Członek zarządu lub przewodniczący w Twojej organizacji
- Wolontariusze bardzo zaangażowani społecznie
- Darczyńca mający powiązania z lokalnymi firmami
- Darczyńca lub członek zarządu, który ma rozległe kontakty w Twojej idealnej grupie demograficznej dawcy
- Wolontariusze, którzy znają sprzedawców lub właścicieli obiektów
- Lokalne lub krajowe gwiazdy, które często opowiadają się za Twoją sprawą
Kiedy już znajdziesz osoby, które chciałbyś dołączyć do komitetu przyjmującego, nadszedł czas na ich rekrutację.
Jak zrekrutować komitet gospodarza
Szukaj i nawiązuj kontakt z osobami, które byłyby doskonałymi członkami komitetu przyjmującego. Nie proś jednak kogoś, aby był członkiem komitetu gospodarza. Formalne zaproszenie to najlepszy sposób na rekrutację członków komisji.
W zaproszeniu komitetu gospodarza należy koniecznie zawrzeć:
- Pełne informacje o wydarzeniu i Twojej organizacji (data i lokalizacja)
- Informacja o celu wydarzenia (zbieranie środków na konkretny cel)
- Przykłady tego, w jaki sposób członek komitetu przyjmującego może wnieść swój wkład
- Data, w której możesz odpowiedzieć lub połączyć się ze swoim zespołem
- „Zaliczka” – podziękowanie za poinformowanie ich, że jesteś podekscytowany możliwością ich zaproszenia
- Twoje imię i nazwisko/osoba kontaktowa oraz dane kontaktowe
Upewnij się, że potencjalni członkowie wiedzą, że ich zaangażowanie zostanie zauważone i docenione oraz że mogą wywrzeć znaczący wpływ, dołączając.
Jeśli zastanawiasz się, jak napisać zaproszenie do komitetu goszczącego, skopiuj i wklej poniższy szablon i umieść swoje informacje w każdym z nawiasów.
[Data]
Drogi [wstaw imię i nazwisko]:
Piszę, aby poinformować Cię o ekscytującym wydarzeniu, które [nazwa Twojej organizacji] planuje na [miesiąc] w [wstaw miasto].
W [Miesiąc + Rok (jeśli jest inny niż bieżący)] [Organizacja] przenosi [Nazwa wydarzenia] do [Miasto], aby zwiększyć świadomości na temat [przyczyny/kwestii społecznej/problemu, którym zajmuje się Twoja organizacja] i budowania poparcia [programy/inicjatywy/wysiłki]. [Dodaj odpowiednią informację o wydarzeniu/celu/temacie].
Wydarzenie odbędzie się w [Miasto] w [Miejsce wydarzenia (jeśli je posiadasz)] w dniu [data i godzina].
[First Name], bylibyśmy wdzięczni za Twoją pomoc w zapewnieniu sukcesu tego wydarzenia — i innych mu podobnych. Jeśli chcesz wziąć udział w tym wydarzeniu, a także w przyszłych wydarzeniach, będziemy bardzo wdzięczni, jeśli przyjmiesz to formalne zaproszenie do bycia częścią naszego komitetu gospodarzy.
Jest kilka prostych sposobów, aby się zaangażować:
- Podziel się swoim imieniem i nazwiskiem lub nazwą swojej organizacji jako członek naszego komitetu goszczącego
- Zaproś swoich kolegów, przyjaciół i sąsiadów do zakupu [stołu/biletu] na nasze wydarzenie(a)
- Dołącz do nas na wydarzenie
- [Wstaw konkretną prośbę w oparciu o pozycję danej osoby i powiązania.]
Będzie nam również miło, jeśli rozważysz zorganizowanie własnego stołu i zaproszenie przyjaciół i współpracowników na wieczór pełen zabawy. Twoje hojne wsparcie pomoże nam rozpowszechnić informacje o [przyczynie] i wywrzeć wpływ.
Członek [Organizacji] skontaktuje się z Tobą w ciągu [Wstaw ramy czasowe], aby omówić szczegóły naszego komitetu przyjmującego i omówić Twoje zaangażowanie, jeśli będziesz zainteresowany.
Nie możemy się doczekać współpracy z Tobą, aby [Nazwa wydarzenia] i przyszłe wydarzenia zakończyły się sukcesem! Dziękuję za hojne uwagi i wsparcie.
Z poważaniem,
[Twoje imię]
[Stanowisko w Organizacji]
[Nazwa organizacji]
[Numer kontaktowy]
Po zrekrutowaniu komitetu gospodarza
Po zaproszeniu wybranych członków komisji otrzymasz listy lub telefony z akceptacją. Zanim jednak przejdziesz do szczegółów wydarzenia lub tego, co chciałbyś, aby zrobili, umów się na krótkie spotkanie z komisją. Nie prosząc o nic od nich, pozwól im:
- Zapoznajcie się ze sobą
- Omów, w jaki sposób są zaangażowani w Twoją organizację
- Przejrzyj materiały lub prezentacje na temat swojej sprawy/pracy
- Przeprowadź burzę mózgów na temat tego, w jaki sposób chcieliby wnieść swój wkład
Stamtąd możesz poinformować ich o swoich celach w zakresie zbierania funduszy i sposobie, w jaki chciałbyś, aby współdziałały (zapraszając kontakty lub sięgając po przedmioty na aukcji). Mogą również podzielić się na „podkomitety”, jeśli masz dużą grupę.
Oczywiście planowanie i realizacja wydarzenia nie jest wyłącznie zadaniem komitetu gospodarza. Komitet gospodarzy powinien działać z Twoim wolontariuszom lub komitetowi ds. planowania wydarzenia do sprzedaży biletów, upewnij się, że zgłoszono sponsoring nowego wydarzenia, że przedmioty na aukcjach są obfite i że wieczór będzie hitem dla uczestników.
Uznanie wysiłków Komitetu Gospodarza
Po zakończeniu wydarzenia członkowie komitetu gospodarzy powinni być jedną z pierwszych osób, którym dziękujesz, zarówno podczas wydarzenia, jak i poprzez pisemne podziękowanie następnego dnia. Im bardziej zaangażujesz komitet gospodarzy, tym chętniej będzie on gościł w przyszłości.
Znajdź osoby w swojej organizacji lub społeczności, które mogą pomóc w zorganizowaniu następnego wydarzenia. Mogą one znacząco wpłynąć na kwotę zebranych pieniędzy i programy, które możesz wesprzeć.
