Skuteczne biurowe systemy archiwizacji mają kluczowe znaczenie dla każdej firmy, która obsługuje faktury, paragony i inną dokumentację, zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej. Nawet w przypadku firm, które nie zajmują się dużą ilością dokumentów, utrzymywanie porządku i wydajności pomoże w sprawnym funkcjonowaniu operacji.
Biurowe systemy archiwizacji występują we wszystkich postaciach, od prostych szuflad w szafkach po złożone asortymenty serwerów cyfrowych. Aby stworzyć system, który będzie dla Ciebie odpowiedni, ważne jest, aby wiedzieć, które pliki są najważniejsze, kto potrzebuje dostępu i jak można je łatwo i skutecznie odzyskać. Oto kluczowe czynniki.
Dlaczego potrzebujesz systemu archiwizacji
Prawidłowe sporządzanie rachunków i faktur jest jedną z najważniejszych rzeczy, jakie mała firma może zrobić dla swojej kondycji finansowej. Nieistniejący lub zaśmiecony system archiwizacji może wydłużyć czas pracy nad podatkiem dochodowym o kilka dni, a nie chcesz tego przegapić odliczenia podatkowe
W zależności od branży może być konieczne prowadzenie dokumentacji w celu zapewnienia zgodności z przepisami stanowymi lub federalnymi, czasami przez lata. Kancelarie prawne mają obowiązek przechowywać akta spraw przez trzy lata. Księgowi i firmy przygotowujące podatki muszą przechowywać zeznania podatkowe przez siedem lat. Firmy budowlane, gabinety lekarskie, szkoły i nie tylko mają ogromne obowiązki w zakresie prowadzenia dokumentacji.
Większość ludzi nie myśli o pracy, jaką zaoszczędzą inwestując w systemy archiwizacji, ale o niektórych kontach, łączny czas, jaki firmy spędzają na poszukiwaniu zagubionych plików, wynosi sześć tygodni rocznie rok.
Jeśli Twoja firma jest dość prosta, prowadzenie dokumentacji może ograniczać się do płac i księgowości, ale nadal musisz mieć możliwość szybkiej i łatwej pracy przy biurku.
5 kroków do zorganizowania systemu archiwizacji
Aby naprowadzić siebie i swoją firmę na właściwą drogę, wykonaj pięć kroków, aby mieć pewność, że dokumenty będą łatwo dostępne i łatwe do zidentyfikowania.
Oceń nawyki osobiste i biurowe
Zastanów się, którzy pracownicy potrzebują dostępu do plików, gdzie pracują i co ma sens na ich podstawie stanowiska pracy. Jeśli tworzysz system dla siebie, pomyśl o ergonomii, płynności dnia pracy, sposobie poruszania się po biurze miejsca, do czego możesz dotrzeć ze swojego biurka i do jakich informacji potrzebujesz regularnego dostępu, a nie do informacji, które mogą być długo archiwizowane termin. Jeśli tworzysz system dla kogoś innego, zasięgnij jego opinii — to, co działa dla jednej osoby, nie zawsze będzie działać dla innej.
Zdecyduj się na system archiwizacji
Od tego, co robi Twoja firma, zależy, czy zdecydujesz się na składanie dokumentów numerycznie, alfabetycznie, czy w inny sposób. Na przykład, czy wyszukujesz informacje o kliencie według nazwiska lub numeru konta? Czy składasz dokumenty według kategorii, takich jak wydatki, finanse, marketing itp.?
Przestrzeń nie jest głównym problemem w przypadku systemów cyfrowych, ale w przypadku systemów papierowych ważne jest, aby uwzględnić możliwość rozbudowy, patrząc na szafki na dokumenty; zaleca się zakup czegoś, co pomieści dwukrotnie większą liczbę plików, które obecnie posiadasz. Szerokie kategorie tematyczne pozwolą Ci łatwo dodawać nowe pliki w miarę rozwoju i wyeliminują potrzebę regularnej aktualizacji lub reorganizacji systemu archiwizacji. Utrzymanie prostoty ułatwi także integrację plików papierowych i cyfrowych w ramach całości System zarządzania dokumentami.
Oblicz zapotrzebowanie na pamięć masową
Jeśli masz dużą liczbę plików, do których codziennie uzyskujesz dostęp, powinny one być na wyciągnięcie ręki. Osoby, do których masz dostęp rzadziej, nie muszą znajdować się w miejscu pracy, ale mogą być w pobliżu. Może istnieć kombinacja. Niektóre pliki mogą być potrzebne codziennie, inne zaś można przechowywać długoterminowo w większej odległości.
Nie zapominaj o znaczeniu dostępności dla pracowników lub przyszłych pracowników, którzy mogą mieć specjalne potrzeby w zakresie mobilności. Na przykład bardzo wysokie szafki mogą być trudne dla niektórych pracowników, do których można uzyskać bezpieczny i skuteczny dostęp.
Zainwestuj w dobry system etykietowania
Możliwość odczytania etykiet plików wydaje się oczywista, ale przejrzystość etykiet pozwoli zaoszczędzić czas. Większość firm produkujących etykiety udostępnia szablony integrujące się z popularnym oprogramowaniem do edycji tekstu. Możesz rozważyć jeden z małych systemów do tworzenia etykiet, który może również drukować indywidualne etykiety wysyłkowe. Przedmioty spełniające podwójną funkcję są zazwyczaj mądrą inwestycją.
Kup foldery plików
Przyjazne dla użytkownika i trwałe teczki to mądra inwestycja. Kolorowe teczki wiszące są łatwo dostępne i łatwo rozpoznawalne. Na przykład, jeśli umieścisz wszystkie swoje klient pliki w żółtych teczkach wiszących, informacje finansowe w niebieskich teczkach i informacje marketingowe w czerwonych teczkach, zaoszczędzisz czas podczas wyszukiwania lub składania dokumentów dzięki łatwo rozpoznawalnym wskazówkom wizualnym.
Odejście bez papieru
Wiele firm przeszło już na biuro pozbawione papieru lub zbliżone do niego. Dzięki internetowym, opartym na chmurze systemom przechowywania danych i transakcjom cyfrowym zastępującym gotówkę, brak dokumentów papierowych może stać się nową normą.
Nawet agencje rządowe przyłączają się do tej inicjatywy. IRS akceptuje teraz cyfrowe obrazy lub papierowe kopie zeskanowanych przedmiotów, w tym:
- Wpływy gotówkowe
- wyciągi bankowe
- Anulowane kontrole
- Odcinki wypłaty
- Wyciągi z kart kredytowych
Zapisy cyfrowe muszą być jasne i czytelne. Jeżeli nie, IRS może zażądać przedstawienia oryginalnych dokumentów papierowych podczas audytu lub rutynowego żądania przedstawienia dokumentacji.
Jeśli nadal działasz w staromodny sposób, ale interesuje Cię będzie zielone, z czasem możesz przejść na tryb elektroniczny. Istnieje wiele usług i aplikacji, które skanują stare rachunki za wydatki i przechowują je wraz z innymi cyfrowymi informacjami księgowymi.
Często zadawane pytania (FAQ)
Jak skonfigurować elektroniczny system archiwizacji?
Elektroniczne systemy archiwizacji mogą być tak proste, jak pliki we współdzielonych sieciach, takich jak dysk Google lub zaawansowane oprogramowanie lub serwery. Te same najlepsze praktyki, które mają zastosowanie w przypadku systemów papierowych, odnoszą się do systemów elektronicznych: ustal konwencje nazewnictwa, kolejność archiwizacji (alfabetyczna, chronologiczna itp.) oraz dobrze zorganizowaną strukturę.
Jakiego systemu archiwizacji używasz do ochrony poufności?
W przypadku papierowych systemów archiwizacji dokumenty powinny być przechowywane pod kluczem i pod kontrolą personelu. Ponieważ pliki cyfrowe oferują większą elastyczność w zakresie udostępniania, kopiowania i edytowania, należy ustalić odpowiednie poziomy uprawnień i dostępu. W zależności od stawki Twoja firma może potrzebować prywatnych serwerów zamiast systemów opartych na chmurze.
