Opis stanowiska urzędnika ds. plików: wynagrodzenie, umiejętności i inne

Urzędnicy ds. akt korzystają z systemu, zwykle numerycznego lub alfabetycznego, w celu prowadzenia dokumentacji papierowej lub elektronicznej, w tym korespondencję, rachunki, umowy i faktury, aby zapewnić łatwe zlokalizowanie informacji potrzebne. Organizują i segregują dokumenty, pobierają dane i przesyłają pliki elektroniczne.

Według aktualizacji US Bureau of Labor Statistics z 2018 r. około 110 020 urzędników aktowych byli zatrudnieni w USA. Pracują w służbie zdrowia, służbach społecznych, środowisku akademickim i różnego rodzaju biurach zawodowych, takich jak kancelarie prawne. Każda organizacja, która generuje dużą liczbę dokumentów papierowych lub elektronicznych, zatrudnia pracowników biurowych.

Obowiązki i obowiązki urzędnika ds. plików

Firmy, duże i małe, mają wyznaczone serwery, szafki, szuflady, pokoje i magazyny, w których przechowywane są akta spraw, dokumenty i inne rodzaje informacji. Za utrzymanie tych pomieszczeń odpowiadają urzędnicy akt. Ta praca zazwyczaj wymaga umiejętności wykonywania następujących prac:

• Opracuj zorganizowane systemy archiwizacji.
• Tworzenie, przetwarzanie i utrzymywanie zapisów plików.
• Archiwizuj i odzyskuj dokumenty dla innego personelu.
• Przygotuj dokumentację do przechowywania poza siedzibą firmy.
• Prowadź dzienniki plików, aby śledzić lokalizację plików.
• Pozbywaj się plików zgodnie z ustalonymi harmonogramami przechowywania dokumentów.

Oprócz zarządzania dokumentacją organizacji, urzędnicy ds. akt mogą zostać poproszeni o pomoc w wielu innych obszarach, w tym w witaniu gości; odbieranie telefonów i kierowanie rozmów; pisanie notatek, e-maili i innych typów dokumentów; transkrypcja nagrań; projektowanie formularzy; obsługa sprzętu biurowego; i postępowania z materiałami poufnymi.

Wynagrodzenie urzędnika plikowego

Wynagrodzenie referenta różni się w zależności od doświadczenia, lokalizacji i umiejętności wykonywania wielu zadań jednocześnie na innych stanowiskach:

• Średnie roczne wynagrodzenie: 31 700 USD (15,24 USD/godz.)
• Najlepsze 10% rocznego wynagrodzenia:Ponad 50 230 USD (24,15 USD/godz.)
• Dolne 10% rocznego wynagrodzenia: Mniej niż 21 390 USD (10,28 USD/godz.)

Źródło: Biuro Statystyki Pracy Stanów Zjednoczonych, 2018.

Edukacja, szkolenia i certyfikacja

Standardy edukacyjne są podstawą tego zawodu, a większość szkoleń odbywa się w miejscu pracy.

• Edukacja: Zwykle wymagany jest dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważny, chociaż niektóre osoby pracujące jako urzędnicy mają wykształcenie licencjackie i wyższe. O 11% posiadają świadectwa ukończenia szkoły średniej.
• Szkolenie: Przyda się pewne doświadczenie zawodowe w podobnej dziedzinie. Szkolenie w miejscu pracy często wiąże się z pracą pod okiem bardziej doświadczonego urzędnika przez kilka tygodni do kilku miesięcy.

Umiejętności i kompetencje urzędnika ds. plików

Praca jako referent wymaga silnych umiejętności organizacji i komunikacji, a także skrupulatnej dbałości o szczegóły. Urzędnicy ds. akt mogą być także zobowiązani do okazjonalnego podnoszenia ciężkich skrzynek z aktami i tym podobnych. Inne istotne umiejętności i zdolności obejmują:

• Umiejętność obsługi komputera i oprogramowania: Powinieneś czuć się swobodnie, korzystając z Internetu, edytorów tekstu, arkuszy kalkulacyjnych i aplikacji pocztowych. Może być konieczna znajomość oprogramowania do zarządzania dokumentami, takiego jak eFileCabinet lub przechowywania plików w chmurze.
• Umiejętność czytania ze zrozumieniem: Większa część tego stanowiska polega na wywnioskowaniu charakteru dokumentu z jego zawartości i umieszczeniu go w logicznym miejscu, w którym inni spodziewają się go znaleźć.
• Umiejętność słuchania:Słuchanie jest ważne, aby zrozumieć potrzeby współpracowników i wdrożyć ich prośby i sugestie.
• Umiejętności krytycznego myślenia: Logika i umiejętności podejmowania decyzji są kluczem do szybkiego sortowania różnych dokumentów i ustalania, co z nimi zrobić.

Perspektywy pracy

Oczekuje się, że zatrudnienie urzędników archiwalnych spadnie o ok 10% między 2016 a 2026 r., w miarę jak organizacje będą łączyć funkcje administracyjne, takie jak przyjmowanie i archiwizowanie danych, a możliwości i łatwość korzystania z technologicznych systemów przechowywania danych będą stale rosły.

Środowisko pracy

Urzędnicy ds. plików są zatrudnieni w środowisku biurowym, gdzie spędzają większość czasu na odzyskiwaniu i dostarczaniu plików innym pracownikom lub siedząc przed komputerem. Architekci pracujący w większym biurze mają możliwość spotykania się i interakcji z personelem firmy na wielu poziomach.

Plan pracy

Urzędnicy aktowi z reguły pracują w normalnych godzinach pracy. Kiedy biuro jest otwarte dla klientów, a w pracy pracują inni pracownicy, oczekuje się, że będzie w nim obecny również referent. Ponieważ ilość wytwarzanych dokumentów może być znaczna, w zależności od wielkości i charakteru organizacji, urzędnik ds. akt może być zmuszony do pracy w pełnym wymiarze godzin, aby nadążać za przepływem dokumentów. Nie oznacza to jednak, że możliwości dzielenia się pracą lub pracy w niepełnym wymiarze godzin nie są dostępne. Praca w godzinach nadliczbowych na ogół nie jest wymagana.

Porównywanie podobnych stanowisk pracy

Osoby zainteresowane pracą w biurze rozważają również inne rodzaje pracy biurowej. Niektóre z tych zawodów mogą wymagać dodatkowego kształcenia i szkolenia. Oto lista podobnych stanowisk wraz ze średnim rocznym wynagrodzeniem:

• Asystent administracyjny: $38,880
• Księgowy: $40,240
• Transkryptor medyczny: $34,770

Źródło: Podręcznik perspektyw zawodowych Biura Statystyki Pracy Stanów Zjednoczonych, 2018.