Bycie planistą wydarzeń nie polega wyłącznie na urządzaniu przyjęć; chodzi o tworzenie programów, które odnoszą się do celu, przesłania lub wrażenia, jakie Twój klient próbuje przekazać.
Planiści wydarzeń spędzają długie godziny na organizacji i realizacji szczegółów praktycznie każdego formatu spotkania, w tym prywatnych seminariów, konferencji publicznych, targów branżowych, rekolekcji dla pracowników i nie tylko.
Branża planowania wydarzeń
Badanie przeprowadzone w 2018 r. przez Events Industry Council wykazało, że globalne wydarzenia biznesowe wygenerowały ponad 1 bilion dolarów bezpośrednich wydatków i zapewniły utworzenie 10,3 miliona miejsc pracy na całym świecie. Stany Zjednoczone przodują na świecie pod względem całkowitej produkcji wydarzeń, a za nimi plasują się Chiny i Niemcy.
Amerykańskie Biuro Statystyki Pracy definiuje trzy podstawowe kategorie planowania zawodowego: spotkania, konwencje i wydarzenia. W 2018 r. mediana wynagrodzenia każdego typu planisty wyniosła 49 370 dolarów rocznie.
- Spotykaj się z klientami, aby zrozumieć, dlaczego organizują spotkanie lub wydarzenie
- Zaplanuj szczegóły wydarzenia, w tym jego czas, lokalizację i koszt
- Zapytaj o oferty lokali, firm cateringowych i innych usługodawców
- Odwiedź miejsca, aby upewnić się, że są użyteczne i spełniają wymagania
- Koordynuj sale, menu, prezenty produktowe, transport i inne usługi
- Nadzoruj wszystkie działania, aby upewnić się, że wszyscy są zadowoleni
- Przeglądaj rachunki, faktury i zatwierdzaj płatności
„Planiści wydarzeń [w szczególności] będą koordynować uroczystości, takie jak rocznice, zjazdy i inne duże wydarzenia społeczne, a także imprezy firmowe, w tym premiery produktów, gale i wręczanie nagród ceremonie. Istnieją również planiści wydarzeń non-profit, którzy planują duże wydarzenia w celu gromadzenia datków na rzecz organizacji charytatywnej lub rzeczniczej. Wydarzenia mogą obejmować bankiety, wyścigi charytatywne i zbiórki żywności”.
Umiejętności planowania wydarzeń
Aby odnieść sukces, planiści wydarzeń muszą posiadać różnorodne umiejętności. Przede wszystkim powinni wyróżniać się komunikacją werbalną i pisemną oraz posiadać wyjątkowe umiejętności organizacji i zarządzania czasem. Ważne jest również, aby mieli doświadczenie w zarządzaniu projektami i potrafili wykonywać wiele zadań jednocześnie.
Osoby rozpoczynające działalność samodzielnie, które świetnie współpracują z zespołem i potrafią zachować spokój i życzliwość pod presją, również doskonale sprawdzają się jako planiści wydarzeń. Niezbędne są umiejętności negocjacji, zarządzania budżetem i personelem, a także umiejętność interakcji ze wszystkimi szczeblami zarządzania. Skuteczni planiści wydarzeń rozwinęli wrażliwość na wybór miejsca, catering, produkcję, rozrywkę, upominki, transport, zakwaterowanie i usługi konferencyjne.
Wymagany stopień
Osoby rozpoczynające karierę w planowaniu wydarzeń pochodzą z różnych zawodów i środowisk akademickich. Wielu pracodawców preferuje tytuł licencjata w zakresie zarządzania hotelarstwem, administracji biznesowej, marketingu, public relations lub komunikacji. Jednak wielu planistów rozpoczyna pracę w innych zawodach lub rozpoczyna pracę na stanowiskach administracyjnych obejmujących obowiązki związane z planowaniem spotkań.
Jeśli chcesz podnieść swoje kwalifikacje, rozważ podjęcie studiów Certyfikowany specjalista ds. spotkań (CMP) egzamin na stanowisko lub zdobądź swój Certyfikowany specjalista ds. spotkań rządowych (CGMP) oznaczenie. Poświadczenia CMP i CGMP są dostępne dla planistów konferencji, spotkań i wystaw.
Pierwsze kroki
Zaplanuj rozpoczęcie planowania wydarzeń w taki sam sposób, w jaki planujesz następne wydarzenie — korzystając ze strategii i szczegółowej dokumentacji. Zacznij od tych kroków:
- Aby zdobyć cenne doświadczenie, zgłoś się jako wolontariusz do organizacji non-profit lub innej firmy, np. firmy cateringowej, kwiaciarni, projektanta wydarzeń lub innego organizatora wydarzeń.
- Jeśli już planujesz wydarzenia dla innego organizatora wydarzeń, przejdź do wzięcia na siebie większej odpowiedzialności. Często jest to tak proste, jak poproszenie menedżera o dodatkową pracę w kontekście następnego wydarzenia.
- Dołącz do stowarzyszeń takich jak Spotkania planistów międzynarodowych albo Międzynarodowe stowarzyszenie zajmujące się wydarzeniami na żywo do sieci. Im więcej osób znasz i im więcej relacji rozwiniesz w branży, tym łatwiej będzie Ci zbudować karierę jako organizator wydarzeń.
- Utwórz portfolio wydarzeń, aby zaprezentować swoją wiedzę i doświadczenie.
- Oprócz rozwijania relacji z innymi planistami wydarzeń, nawiązuj kontakty z zewnętrznymi dostawcami lub partnerami. Firmy cateringowe, muzycy i osobistości medialne mogą zwiększyć Twoją widoczność i krąg wpływów.
Praktyki organizacji i zarządzania czasem w Twoim życiu są wyraźnym wskaźnikiem dla innych Twojego talentu do planowania wydarzeń. Niezależnie od tego, czy przeprowadzasz rozmowę kwalifikacyjną w sprawie pracy w innej firmie zajmującej się planowaniem, czy zakładasz i rozwijasz własną, Twoim celem będzie zachowanie spokoju, zorganizowanie i zawsze dotrzymywanie harmonogramu.
