Zarządzanie wydarzeniami i planowanie wydarzenia często są wymieniane zamiennie, mimo że są to dwie zupełnie różne rzeczy. Krótko mówiąc, planowanie i zarządzanie to nie to samo. Chociaż zestawy umiejętności tych dwóch funkcji pokrywają się, są to dwie różne funkcje. Stwarza to problemy tym, którzy mają do czynienia z klientami, którzy błędnie myślą, że potrzebują menedżera wydarzeń, podczas gdy potrzebują organizatora wydarzeń. I dla tych klientów, którzy mają wrażenie, że wszyscy menadżerowie wydarzeń zajmują się także planowaniem wydarzeń. Wyjaśnijmy więc zamieszanie, ponieważ ważne jest, aby Ty i Twoi klienci mieli takie samo zrozumienie.
Co jest w imieniu?
Branża planowania wydarzeń jest gospodarzem wielu stanowisk i opisów stanowisk. Planista wydarzeń, planista spotkań, koordynator wydarzeń, planista konwencji i menedżer wydarzeń, żeby wymienić tylko kilka. Lista wydaje się nie mieć końca. Wraz z rozwojem branży rośnie także lista stanowisk pracy.
Chociaż rozwój zatrudnienia jest zawsze dobrą rzeczą, zakres funkcji związanych z planowaniem wydarzeń i tytułami stanowisk związanych z zarządzaniem wydarzeniami może być dla nich mylący
Planowanie wydarzenia
Zacznijmy planowanie wydarzenia. Kluczowym słowem operacyjnym jest tutaj planowanie. Wszystkie wydarzenia – od wieczorów panieńskich, przez obchody urodzin z kamieni milowych po duże spotkania firmowe – zaczynają się od jakiegoś planu. Wstępne dyskusje z klientami dotyczące pomysłów na wydarzenia, tematów, pożądanych dat i wytycznych budżetowych są częścią procesu planowania wydarzenia.
Planowanie wydarzenia zaczyna się od początku, od bardzo wczesnych etapów koncepcji i trwa aż do faktycznego wydarzenia. I szczerze mówiąc, przez kilka tygodni po wydarzeniu planiści wydarzenia podsumowują szczegóły i zajmują się kolejnymi kwestiami. Planowanie wydarzenia obejmuje ścisłą współpracę z klientem w celu zaprojektowania wydarzenia, które odzwierciedla wizję klienta dotyczącą zgromadzenia i spełnia cel wydarzenia. Klienci, którzy zatrudniają planista wydarzeń zatrudnić osobę, która zaplanuje wszystkie aspekty wydarzenia, w tym powiązane szczegóły i elementy działania, oraz poprowadzi wydarzenie aż do jego zakończenia.
Obowiązki związane z planowaniem wydarzeń mogą obejmować między innymi:
- Wybór ogólnego tematu wydarzenia
- Opracowanie budżetu
- Wybór miejsca
- Negocjowanie kontraktów hotelowych
- Zatrudnianie zewnętrznych dostawców
- Planowanie menu
- Zatrudnię firmę cateringową
- Organizacja występów gościnnych lub rozrywki
- Koordynowanie transportu
- Wybór schematu kolorów
- Opracowywanie zaproszeń
Planowanie wydarzeń to wszystko, co wiąże się z organizacją wydarzenia. Funkcja ta wchodzi w zakres szerszego zakresu zarządzania wydarzeniami.
Zarządzanie zdarzeniami
Każdy rodzaj wydarzenia składa się z wielu części, które pasują do siebie niczym elementy układanki. Wszystkie te elementy ostatecznie łączą się, tworząc wydarzenie. W przypadku udanych wydarzeń wszystkie powiązane ze sobą elementy łączą się we właściwym czasie i miejscu, sprawnie, sprawnie i zgodnie z planem. Proces ten nazywa się zarządzaniem zdarzeniami. To w uproszczeniu zarządzanie projektem samego wydarzenia.
Zarządzanie zdarzeniami obejmuje tworzenie, koordynowanie i zarządzanie wszystkimi różnymi elementami wydarzenia, a także zespołami ludzi odpowiedzialnymi za każdy aspekt. Niektóre aspekty zarządzania wydarzeniami mogą obejmować między innymi:
- Rezerwacja miejsca na wydarzenie
- Koordynacja dostawców zewnętrznych
- Opracowanie planu parkingowego
- Projektowanie planów awaryjnych
- Zapewnienie przestrzegania standardów BHP
- Zarządzanie personelem odpowiedzialnym za każdą funkcję
- Nadzór nad realizacją wydarzenia
- Monitoring wydarzenia
- Rozwiązywanie sytuacji związanych ze zdarzeniami na miejscu
Menedżerowie wydarzeń i planiści wydarzeń współpracują ze sobą
Zdefiniowanie tych dwóch funkcji jest wyzwaniem, ponieważ nie tylko są one ściśle powiązane, ale także obowiązki często się pokrywają. Indywidualni planiści wydarzeń mogą oferować usługi zarządzania wydarzeniami, a menedżerowie wydarzeń mogą również oferować planowanie wydarzeń. Wszystko zależy od indywidualnego planisty lub zespołu zarządzającego wydarzeniem firmowym, miejsca i samego wydarzenia.
Ważne jest, aby zrozumieć różnice między nimi i określić, jakie usługi będziesz świadczyć. Na przykład; Jeśli oferujesz usługi planowania wydarzeń w przypadku wydarzenia na dużą skalę, będziesz współpracować z menadżerem wydarzenia, który będzie koordynował Twoje usługi z usługami kierownika cateringu, zespołu audiowizualnego itp. Zdefiniuj swoją rolę i usługi, które będziesz świadczyć, i jasno przekaż je potencjalnym klientom, aby uniknąć nieporozumień w procesie planowania.
