Niezależnie od tego, czy jesteś planista wydarzeń firmowych lub osoba administracyjna, podstawy planowania wydarzeń wymagają silnych umiejętności organizacyjnych, komunikacyjnych i dokumentacyjnych. Niezależnie od Twojego poziomu doświadczenia, nawet entuzjasta hotelarstwa może zorganizować niesamowite wydarzenie biznesowe przy odrobinie kreatywności i dobrej organizacji. Ale jeśli chodzi o planowanie wydarzeń, szczególnie dla zapracowanych organizatorów wydarzeń, którzy mają na koncie więcej niż jedno wydarzenie, utrzymanie porządku może być większą przeszkodą, niż większość zdaje sobie sprawę.
Jak planiści wydarzeń dbają o organizację
Organizacja jest jednym z wielu kluczy do sukcesu dla większości planistów wydarzeń. Opanowanie umiejętności organizacyjnych może nie tylko zmniejszyć stres, ale może także zwiększyć Twoją kreatywność jako wydarzenie Planner pozwala zobaczyć szerszą perspektywę i myśleć nieszablonowo, wiedząc, że masz pewny chwyt Detale. Oto kilka sposobów, dzięki którym odnoszący sukcesy planiści wydarzeń będą dobrze zorganizowani.
Utwórz segregatory zdarzeń
Tworzenie segregatorów wydarzeń i planowania wydarzeń to prawdopodobnie najskuteczniejszy sposób na utrzymanie porządku podczas planowania seminariów, konferencji, szkoleń wewnętrznych, spotkania wykonawczeoraz wszelkiego rodzaju wydarzenia. Podczas gdy wielu planistów wydarzeń przechodzi na bardziej elektroniczne i cyfrowe narzędzia organizacyjne, fizyczne segregatory mogą służyć jako miejsce na najważniejsze szczegóły wydarzenia i programu. Przechowywanie papierowych kopii niektórych dokumentów, notatek i innych szczegółów może uratować życie przez cały czas trwania wydarzenia.
W idealnym przypadku każde wydarzenie i/lub program powinno mieć swój własny segregator. W zależności od złożoności wydarzenia segregator może zawierać kilka sekcji, w tym:
- Plan podróży/Agenda
- Kluczowe kontakty
- Uczestnicy
- Komunikacja
- Umowy
- Zamówienia na imprezy bankietowe
- Rozrywka
- Lista kwater/pokojów
- Przyloty odloty
- Zajęcia
- Prezenty
- Budżet
- Różnorodny
Dzięki regularnie aktualizowanemu planowi wydarzeń i segregatorowi z łatwością będziesz udostępniać informacje swoim wewnętrznym współpracownikom i klientom, nawet jeśli nie dadzą Ci dużo czasu na przygotowania.
Skorzystaj z oprogramowania do planowania wydarzeń lub przechowywania dokumentów online
Chociaż segregatory wydarzeń powinny zawierać wszystkie najważniejsze szczegóły każdego wydarzenia w formie papierowej, resztę notatek referencyjnych, pomysłów i korespondencji również należy uporządkować razem. Obecnie wielu planistów wydarzeń korzysta z oprogramowania do planowania i zarządzania wydarzeniami, ale znacznie więcej szuka opcji przechowywania plików online, aby zachować porządek.
Narzędzia online, takie jak Dysk Google i Dropbox, mogą zapewnić uporządkowane miejsce na wszelkiego rodzaju dokumenty elektroniczne, od arkuszy kalkulacyjnych po faktury. Narzędzia te umożliwiają przesyłanie, przechowywanie i organizowanie dokumentów w plikach i folderach online, do których można uzyskać łatwy dostęp z dowolnego miejsca. Dokumenty możesz otwierać na laptopie, smartfonie lub tablecie. Możesz także łatwo załączyć te pliki do wiadomości e-mail lub udostępnić dokument współpracownikom, dostawcom i klientom. Może to być idealne rozwiązanie organizacyjne dla planistów wydarzeń, którzy są zawsze w ruchu.
Konkluzja organizacyjna
Ostatecznie to od Ciebie zależy, jak uporządkujesz swoje dokumenty, notatki i korespondencję. Każdy planista wydarzeń ma inny system, który sprawdza się w przypadku nich i ich wydarzeń. Najważniejszym czynnikiem powinna być zawsze dostępność i gotowość do informacji. Upewnij się więc, że niezależnie od systemu, z którego korzystasz, możesz szybko i łatwo zlokalizować informacje, których szukasz.
