Jak stworzyć podręcznik wolontariatu dla swojej organizacji non-profit

Kiedy Twoja organizacja non-profit zacznie przyciągać wolontariuszy, może to być ekscytujący czas rozwoju i tworzenia społeczności dla wszystkich zaangażowanych osób. Jednakże, gdy wolontariusze zaczynają napływać, wdrażanie się na pokład, szkolenie, a nawet może być przytłaczające zarządzać wszyscy. Jest to poważny problem, ale Twoja organizacja może stworzyć systemy i standardy wspierające wolontariuszy.

W tym miejscu niezbędny jest podręcznik dla wolontariuszy. Podobnie jak podręczniki dla pracowników i materiałów szkoleniowych w przedsiębiorstwach, podręcznik dla wolontariuszy ma na celu informowanie, edukowanie i wspieranie wolontariuszy.

Czym jest podręcznik wolontariatu?

Zasadniczo podręcznik dla wolontariuszy to zasób (drukowany lub cyfrowy), który jasno określa, czym zajmuje się Twoja organizacja non-profit i w jaki sposób wolontariusze pomagają jej. Potrafi wyjaśnić zasady wolontariatu, określić zadania czy oczekiwania.

Jest to także „starszy” zasób, z którego każdy może korzystać w miarę rozwoju swojej organizacji.

Dlaczego warto go stworzyć?

Organizacje non-profit w wielu przypadkach mają ograniczone zasoby i personel. Czas poświęcany na rekrutację, szkolenie i nadzorowanie wolontariuszy może szybko się zsumować, szczególnie jeśli masz dużo zainteresowanych osób.

Na szczęście podręczniki dla wolontariuszy mogą pomóc w ograniczeniu czasu i pieniędzy związanych z rekrutacją i wdrażaniem wolontariuszy. Ponadto podręczniki dla wolontariuszy nie muszą być drogie ani skomplikowane. Prosty plik PDF dostępny online może ujednolicić doświadczenia wolontariuszy i nie wymaga dużo czasu, pieniędzy ani materiałów drukowanych.

A co najważniejsze, podręcznik dla wolontariuszy stanowi spójne źródło informacji, z którego mogą korzystać pracownicy, wolontariusze, a nawet darczyńcy. Dzięki temu wszyscy będą mieli jasny obraz tego, czym zajmuje się Twoja organizacja i w jaki sposób pomagają wolontariusze. Zamiast martwić się niespójnymi doświadczeniami szkoleniowymi lub wskazówkami przekazywanymi drogą pantoflową, wolontariusze i pracownicy mają do dyspozycji podręcznik, który pomoże im odnieść sukces.

Uwzględniając metody komunikacji i dane kontaktowe, zmniejszasz także ilość „przekazywania pałeczki”, jaką może zająć udzielenie odpowiedzi na pytanie wolontariusza lub organizacja harmonogramu. Podręcznik dla wolontariuszy umożliwia ludziom wykonywanie najlepszej pracy poprzez bezpośredni dostęp do osób, z którymi pracują.

Pisząc podręcznik, konieczne będzie uwzględnienie odbiorców. Możesz mieć młodych wolontariuszy, wolontariuszy rodzinnych i starszych wolontariuszy. W przypadku tych ostatnich szczególnie ważne jest, aby rozmawiać z nimi z szacunkiem, bez posługiwania się frazesami i stereotypami.

Co wchodzi w skład podręcznika wolontariatu?

W zależności od wielkości i branży Twojej organizacji non-profit Twój podręcznik będzie różnił się pod względem wielkości i zakresu. Każda organizacja non-profit jest inna i ma własną strukturę, więc nie ma jednego spisu treści dla Twojego podręcznika wolontariatu.

Jednak wiele organizacji non-profit, zarówno małych, jak i dużych, korzysta z podręczników zawierających takie elementy, jak:

• List powitalny. Może to obejmować podziękowanie lub ciepłe powitanie, aby zwiększyć zainteresowanie programem wolontariatu. Nadaje także ton stosunkom pracowników i wolontariuszy w Twojej organizacji. Możesz nawet podkreślić jakie korzyści wolontariat przynosi wolontariuszom aby jeszcze bardziej zainteresować ludzi dołączeniem do Twojego programu.
• Misja Organizacji. Misja wyjaśnia, kto, co i dlaczego działa w Twojej organizacji.
• Lista personelu i zarządu.
• Programy i kampanie. Wypisz wszystkie programy oferowane przez Twoją organizację non-profit, a także wszelkie działania społeczne. Uwzględnij oferowane usługi, finansowane programy i otwarte lokalizacje.
• Role i obowiązki wolontariuszy. Ta sekcja może zawierać stanowiska i zadania do obsadzenia. Możesz także podkreślić wpływ, jaki mają wolontariusze oraz informacje na temat różnorodności i reprezentacji.
• Zasady wolontariatu. Omów kwalifikacje na stanowiska wolontariuszy. Na przykład, jeśli potrzebują sprawdzenia przeszłości, testów lub certyfikatów. Włączać Formularze wniosków. Wyjaśnij zasady dotyczące nieobecności i zwolnień
• Postępowanie i zachowanie. Wyjaśnij zasady ubioru, oczekiwania dotyczące zachowania zawodowego i miejsca, w których wolontariusze mogą zgłaszać wątpliwości. Niektóre organizacje mogą uwzględnić swój kodeks etyczny, zwłaszcza jeśli praca wolontariusza jest delikatna, np. opieka nad dziećmi, osobami niepełnosprawnymi lub osobami starszymi.
• Operacje i zarysy pracy. Organizacje non-profit mogą dostosować tę sekcję do różnych ról wolontariuszy lub udostępnić ogólny szablon informujący o tym, gdzie należy się zgłosić i w co się ubrać. Uwzględnij także wytyczne dotyczące bezpieczeństwa, proces pracy oraz informacje o zmianach i harmonogramach.
• Informator. Uwzględnij odpowiedzialnych pracowników lub liderów wolontariuszy. Wymień niezbędne numery telefonów, narzędzia grupowe i strony internetowe, które pomogą wolontariuszom śledzić ich zadania i harmonogramy.

Często podręczniki dla wolontariuszy zawierają znacznie więcej pozycji, niż te wymienione tutaj. Na przykład National Wildlife Foundations zawiera sekcje dotyczące zarządzania dokumentacją, zasad ubioru, frekwencji i czasu, wymaganej minimalnej liczby godzin, szkoleń, ocena, uznanie, postępowanie, palenie i narkotyki, bezpieczeństwo i odpowiedzialność, zwrot wydatków, bezpieczeństwo i ochrona, molestowanie seksualne i konflikty odsetki. 

Dostosowywanie

Powyższa lista to tylko punkt wyjścia dla Twojej organizacji non-profit; w żadnym wypadku nie jest to jedyny format, jaki możesz wybrać. Organizacje non-profit mogą przygotować pełną wersję podręcznika lub mogą przyjąć podejście bardziej oparte na „orientacji” na wolontariuszy.

Podręcznik orientacyjny może skupiać się wyłącznie na rolach i zadaniach, jakie wolontariusze będą pełnić w Twojej organizacji. Opisy te można dostosować do każdego stanowiska lub mogą służyć jako ogólny podręcznik orientacyjny, który otrzymują wszyscy wolontariusze. Orientacja może również obejmować filmy wideo, do których wolontariusze mogą uzyskać dostęp zdalny, lub spotkania grupowe lub indywidualne.

Niektóre organizacje non-profit mogą wymagać umieszczenia w swoich podręcznikach dodatkowych sekcji, takich jak wytyczne dotyczące zwrotu kosztów lub procedury ewakuacji w sytuacjach awaryjnych. Mogą też być takie należy uwzględnić zastrzeżenia prawne lub ubezpieczeniowe, takie jak informacje o odpowiedzialności za obrażenia oraz informacje na temat „Prawa o dobrym Samarytanie” obowiązującego w Twoim stanie.Poświęć chwilę, aby zapytać, czy są jakieś „nietypowe” zadania, które poprosisz swoich wolontariuszy, i utwórz sekcję w swoim podręczniku, która będzie o nich mowa.

Jak stworzyć podręcznik wolontariatu (szybko)

Piękno podręcznika dla wolontariuszy polega na tym, że nie musi być on skomplikowany. Możesz wykorzystać istniejące dokumenty szkoleniowe lub dyskusje pomiędzy personelem i wolontariuszami, aby zdecydować, co uwzględnić.

Możesz także skorzystać z podręczników innych organizacji non-profit jako konspektu (ale nie kopiuj!). Pamiętaj też, że Twój podręcznik nie musi być doskonały; Można zacząć od pierwszej edycji i aktualizować ją w miarę rozwoju.

Kluczem jest po prostu zacząć.

Korzystając z programu Microsoft Word lub Dokumentów Google, jeden z wolontariuszy lub pracowników może dokonać wyboru profesjonalna instrukcja szablony, szablony broszur lub po prostu użyj podstawowego dokumentu. Aby jednak ułatwić przeglądanie, spróbuj uwzględnić:

• Przejrzysty tytuł ze wszystkimi istotnymi informacjami (imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe)
• Spis treści
• Podziały stron pomiędzy sekcjami
• Prosta, łatwa do odczytania treść
• Czytelna czcionka i kolory
• Dane kontaktowe koordynatora programu w celu zapewnienia bezpiecznej komunikacji

Możesz oznaczyć swój podręcznik tak, aby pasował do kolorów, czcionek i stylu obrazu Twojej organizacji. Spraw, aby Twój podręcznik był jak najbardziej przejrzysty, uporządkowany i zwięzły.

Przykłady

Szukasz inspiracji? Oto kilka przykładów tego, jak mógłby wyglądać Twój podręcznik dla wolontariuszy:

• Centrum Słuchu i Mowy i Głuchoty Podręcznik orientacji wolontariuszy
• Katolickie organizacje charytatywne w stanie Maine Podręcznik wolontariatu
• Warunki i procedury. Narodowa Fundacja Przyrody
• Wzmocnienie pozycji kobiet Podręcznik wolontariatu
• ZNAJDŹ Bank Żywności Podręcznik wolontariatu

Pamiętaj, że nie ma uniwersalnego podejścia do tworzenia podręcznika dla wolontariuszy. Zastanów się, jakimi informacjami musisz konsekwentnie dzielić się ze swoimi wolontariuszami i jakie zasoby chciałbyś im udostępnić. Zawsze możesz dodać aktualizację później.

Oszczędzaj czas, pieniądze, energię i stres, udostępniając swoim pracownikom i wolontariuszom zasoby, z których mogą skorzystać, aby wywrzeć jak największy wpływ przy najmniejszym nadzorze.