List powitalny nowego klienta jest cenną częścią pozyskiwania nowych klientów, szczególnie jeśli Twoja firma koncentruje się na relacjach osobistych. Poświęcam czas na napisanie nowego list powitalny klienta ma wiele zalet, z których niektóre to:
- Pokaż swoim klientom, że cenisz ich biznes
- Oficjalne przedstawienie Twojej firmy nowym klientom
- Upewnienie nowych klientów, że podjęli właściwą decyzję wybierając Twoją firmę
- Udostępnianie ważnych punktów kontaktowych
Wygenerowanie nowego listu powitalnego dla klienta jest dość proste i dodaje osobistego charakteru nowej relacji biznesowej.
Papier firmowy
List powitalny nowego klienta powinien zostać wydrukowany na papierze firmowym lub przynajmniej zawierać dane kontaktowe.
Posiadanie profesjonalnego papieru firmowego z brandingiem firmy to doskonały sposób na wzmocnienie marki poprzez listy powitalne i całą komunikację z klientem. Jeśli jednak nie masz papieru firmowego na list powitalny nowego klienta, powinieneś dołączyć:
- Nazwa firmy
- Adres zwrotny
- Numer telefonu
- Adres e-mail
Możesz także podać numer faksu, stronę internetową firmy i inne dostępne metody kontaktu.
Data i adres odbiorcy
Początek listu powitalnego powinien zawierać datę listu i adres pocztowy odbiorcy, wszystkie wyrównane do lewej krawędzi.
Pole adresu odbiorcy powinno zazwyczaj zawierać:
- Pełna nazwa (z przedrostkiem)
- Tytuł
- Firma
- Adres pocztowy
Powitanie
W tej części listu do nowego klienta zazwyczaj witasz odbiorcę imieniem i nazwiskiem, po którym następuje przecinek lub dwukropek.
To, czy witasz odbiorcę imieniem (np. Jane), czy bardziej formalnie, przedrostkiem i nazwiskiem (np. Szanowna Pani Doe), zależy od Twojej relacja z klientem. Ogólnie rzecz biorąc, ponieważ jest to list formalny, powinieneś zachować się formalnie wobec każdego klienta, niezależnie od relacji.
Wiadomość powitalna
Zdanie otwierające list następuje po powitaniu i powinno zawierać wiadomość powitalną skierowaną do klienta.
Oto przykład pierwszego zdania w liście powitalnym nowego klienta:
W imieniu całego personelu Smith Consulting chciałbym skorzystać z okazji i powitać Państwa jako nowego klienta. Jesteśmy podekscytowani, że jesteś z nami.
Wprowadzenie do firmy
Treść listu powitalnego nowego klienta powinna zawierać wprowadzenie do Twojej firmy, a także powtórzenie Twoich możliwości.
Oto przykład wprowadzenia firmy:
W Smith Consulting jesteśmy dumni z oferowania naszym klientom szybkiej, kompetentnej i doskonałej obsługi. Nasi klienci są najważniejszą częścią naszej działalności i niestrudzenie pracujemy, aby zapewnić Ci pełną satysfakcję, teraz i tak długo, jak jesteś klientem.
W tej sekcji będziesz także chciał się przedstawić i poinformować klienta, jaką rolę będziesz odgrywał w jego kontaktach z Twoją firmą.
Oto przykład osobistego przedstawienia:
Miło mi również poinformować, że będę Państwa główną osobą kontaktową w firmie i zachęcam do kontaktu ze mną w każdej chwili w przypadku pytań, komentarzy i opinii.
Informacje kontaktowe
Jedną z najważniejszych części tego listu jest część zawierająca różne inne kontakty, których mogą potrzebować w Twojej firmie, oraz metody kontaktowania się z nimi. W tej części listu powitalnego należy podać, w jaki sposób i kiedy klient może się z Tobą skontaktować, jeśli ma pytania lub wątpliwości.
Reasekuracja
W tej ostatniej części listu powitalnego nowego klienta należy jeszcze raz podziękować klientowi za jego działalność, wzmocnij swoje zaangażowanie wobec nich i daj im znać, że jesteś gotowy zrobić wszystko, co konieczne, aby zaspokoić ich potrzeby są spełnione.
Chodzi o to, aby zakończyć list pozytywnym akcentem i sprawić, że nowy klient poczuje się mile widziany, doceniony i ważny.
Oto przykład ostatniego zdania listu powitalnego nowego klienta:
Jane, jeszcze raz dziękuję za powierzenie firmie Smith Consulting Twoich najważniejszych potrzeb biznesowych. Jesteśmy zaszczyceni, że możemy Ci służyć.
Zamknięcie
Zakończenie listu powitalnego nowego klienta zawiera pożegnanie (z poważaniem, pozdrawiam, szczerze itp.), pisemny podpis oraz imię i nazwisko oraz stanowisko.
Ważne jest, aby zawsze dołączać swój rzeczywisty podpis, a nie podpis lub pieczątkę wygenerowaną komputerowo w celu personalizacji listu. Twój podpis powinien znajdować się pomiędzy pożegnaniem a Twoim imieniem i nazwiskiem, więc zostaw na niego kilka dodatkowych spacji.
