Liderem spotkania jest pracownik, który nim jest odpowiedzialny za planowanie, organizowanie, zarządzanie szczegółami o spotkaniu i zapraszaniu uczestników na spotkanie. On lub ona jest pracownikiem odpowiedzialnym za i odpowiedzialny za postęp faktycznego spotkania. Podejmują określone działania przed, w trakcie i po spotkaniu, aby mieć pewność, że spotkanie pomyślnie osiągnie swoje cele.
Kim jest lider spotkania?
Lider spotkania odgrywa kluczową rolę aby spotkania i zespoły zakończyły się sukcesem. Na niektórych spotkaniach liderem jest już szef działu, lider zespołu lub osoba wyznaczona przez wyższą kadrę kierowniczą do kierowania inicjatywą. Pracownicy ci zostali wybrani do roli przywódczej ze względu na ich postrzegane umiejętności jako menedżera lub lidera.
Innym razem pracownik może w sposób naturalny wyłonić się na lidera. Liderzy ci to pracownicy, których inni pracownicy cenią i szanują. W innych przypadkach zespół może zdecydować o zmianie roli przywódcy wśród wszystkich członków. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu mogą w dalszym ciągu rozwijać swoje umiejętności jako liderzy spotkań i ogólnie w tworzeniu udanych spotkań.
Obowiązki Lidera Spotkania
Oto niektóre z kluczowych obowiązków lidera spotkania.
- Lider spotkania określa cel, zadanie lub cel, który musi zostać osiągnięty podczas spotkania. Często jest to zadanie lub część opisu stanowiska lidera.
- Lider spotkania decyduje, czy spotkanie jest najlepszą możliwą metodą osiągnięcia celu lub celu lub osiągnięcia pożądanego rezultatu. Odpowiedz na pytanie: czy spotkanie jest potrzebne?
- Lider spotkania określa, kto musi pomóc w zaplanowaniu spotkania.
- Lider spotkania decyduje o porządek obrad spotkania. (W przypadku trwających spotkań zadanie to jest wykonywane na koniec bieżącego spotkania.)
- Lider spotkania najczęściej określa datę, godzinę i lokalizację za pomocą udostępnionego kalendarza organizacyjnego.
- Lider spotkania przygotowuje prace poprzedzające spotkanie, takie jak czytanie, informacje finansowe, historia, powiązane protokoły ze spotkań zespołu i tak dalej.
- Lider spotkania zaprasza uczestników i przydziela zadania oraz prace wstępne, zostawiając jak najwięcej czasu, aby uczestnicy przyszli przygotowani na spotkanie.
- Lider spotkania upewnia się, że spotkanie ma rejestratora lub protokół dokumentować postępowanie oraz wszelkie zobowiązania, elementy działań lub decyzje. Wyznacza także chronometrażystę, jeżeli jest to konieczne dla prawidłowego przebiegu spotkania.
- Lider spotkania może użyj lodołamacza do rozgrzania uczestników i stwórz środowisko, w którym uczestnicy spotkania będą mogli swobodnie komunikować się ze sobą oraz wymieniać pomysły i informacje.
- Lider spotkania przybywa wcześniej i prowadzi spotkanie poprzez utrzymywanie go na właściwej drodze i angażowanie wszystkich uczestników, aby każdy miał poczucie, że ich obecność na spotkaniu była niezbędna. Zapewnia to ich udział w kolejnym spotkaniu
- Lider spotkania urozmaica spotkanie firmowe aby uczestnicy nie czuli się zmęczeni i znudzeni. Niezależnie od tego, czy używasz lodołamaczy, humoru czy zabawnych przykładów, żadne spotkanie nie powinno zakończyć się bez śmiechu.
- Lider spotkania dba o to, aby kolejne kroki i elementy działań zostały przydzielone i zrealizowane.
- Lider spotkania podsumowuje spotkanie i planuje porządek obrad następnego spotkania.
- Lider spotkania kontaktuje się z uczestnikami pomiędzy spotkaniami, aby upewnić się, że elementy działania są realizowane zgodnie z planem oraz zaoferować pomoc i/lub zasoby, jeśli wolontariusz doświadcza problemów.
Dodatkowe role lidera
Lider spotkania przejmuje te obowiązki, ale także je ma role związane z komunikacją, raportowanie i występ kolegi z drużyny.
Każdy członek zespołu lub spotkania o charakterze przekrojowym ma obowiązek na bieżąco informować swój dział lub funkcję o działaniach i postępie spotkania lub trwającego zespołu. Mają także obowiązek zasięgnąć opinii współpracowników, którzy nie są w zespole ani na spotkaniu. Nie każdy pracownik może uczestniczyć w każdym spotkaniu.
Jeżeli uczestnik spotkania zachowuje się nieefektywnie podczas spotkania, lider ma obowiązek skorygować swoje zachowanie podczas spotkania za pomocą skutecznych technik lidera spotkania oraz skuteczny coaching poza spotkaniem. Uczestnik spotkania, który monopolizuje spotkanie swoimi opiniami lub krytykuje innych jego członków, musi zostać skorygowany, zanim ten sam sabotuje powodzenie spotkania.
Konkluzja
Skuteczny lider spotkań nie gwarantuje pomyślnego wykonania projektu lub zespołu, ale jest kluczowym czynnikiem przyczyniającym się do powodzenia projektów, działów, spotkań lub zespołów.
