Udzielanie wskazówek dotyczących nowych zadań i zadań jest normalną częścią roli a kierownik lub menadżer. Sposób, w jaki podajesz wskazówki za pomocą tonu głosu, doboru słów i języka ciała, w dużym stopniu przyczynia się do uzyskania wsparcia i promowania zdrowego miejsca pracy.
Skuteczni przełożeni i menedżerowie ciężko pracują, aby rozwijać swoje umiejętności w zakresie udzielania wskazówek członkom zespołu. Istnieje wiele metod komunikacji, ale istnieją pewne ogólne praktyki, które menedżerowie powinni stosować, aby mieć pewność, że członkowie zespołu otrzymują jasne wskazówki.
7 pozytywnych praktyk komunikacyjnych
- Zawsze podawaj kontekst zadania, które ma zostać wykonane. Ludzie wykonują swoją najlepszą pracę, gdy rozumieją znaczenie zadania dla szerszej operacji. Kiedy poświęcasz czas na wyjaśnienie biznesowego znaczenia zadania, które chcesz wykonać, uczysz i okazujesz szacunek osobie, którą poprosiłeś o wykonanie pracy
- Bądź konkretny przy przydzielaniu zadań. Określ, kiedy zadanie musi zostać wykonane i podaj wszelkie standardy jakości
- Poproś członka zespołu o wykonanie zadań. Wybierz pełen szacunku ton głosu, uprzejme słowa i wygłaszaj wiadomość z odpowiednią głośnością. Porównaj te stwierdzenia: „Idź rozładować tę ciężarówkę” i „John, ładunek tej ciężarówki jest potrzebny na linii produkcyjnej. Prosimy o pomoc w rozładunku ciężarówki przed południem.” Nie ma wątpliwości, że to drugie podejście będzie postrzegane jako pozytywne, a pierwsze jako negatywne
- Daj swojemu zespołowi szansę na zadawanie pytań. Daj osobie (osobom) proszonej o wykonanie zadania możliwość wyjaśnienia swoich pytań. Ten krok pomaga wzmocnić komunikację między pracownikiem a przełożonym i zwiększa prawdopodobieństwo pomyślnego wyniku. Pracownik ma możliwość potwierdzenia, że naprawdę rozumie, o co się go prosi
- Zaufaj swoim pracownikom. Powstrzymaj chęć nadzorowania lub mikrozarządzania wykonaniem przez pracownika żądanego zadania. Częścią skutecznego przewodzenia jest nauczenie się zaufania, że Twój zespół może wykonać zadania bez Ciebie
- Wzmocnij pewność siebie swojego pracownika. Oferuj odpowiednie podziękowania i pozytywne opinie na temat prawidłowo wykonanych zadań
- Upewnij się, że przekazujesz konstruktywną informację zwrotną. Oferuj jasne, behawioralne i ukierunkowane informacje zwrotne dotyczące wszelkich zadań, które zostały wykonane nieprawidłowo
Kładź nacisk na nauczanie i udzielanie wskazówek
Jednym z zadań menedżera jest ocena, czy zadanie jest nowe, czy skomplikowane i wymaga przeszkolenia. Jeśli członkowie Twojego zespołu nigdy wcześniej nie wykonywali określonego zadania, możesz zorganizować szkolenie.
Zapewnij instrukcje, a następnie zaoferuj danej osobie możliwość przećwiczenia zadania pod Twoim pomocnym nadzorem. Gdy dana osoba nabierze pewności co do zadania, pozwól jej ukończyć pracę bez twojego nadzoru. Sprawdź później, aby sprawdzić ukończenie, terminowość i jakość.
Zaoferuj szkolenie wyrównawcze, gdy dana osoba ma trudności z wykonaniem zadania na czas lub na odpowiednim poziomie jakości.
Uwagi dotyczące komunikacji
Pracuj nad wydawaniem poleceń nieagresywnym tonem. Chociaż w pewnych okolicznościach warto wydać rozkaz, powstrzymaj się od chęci szczekania na swój zespół. Zawsze wracaj myślami do czasów, kiedy otrzymywałeś instrukcje i jak się czułeś, gdy nakrzyczano na ciebie.
Staraj się nie odpowiadać na pytanie: „Dlaczego?” z „Ponieważ tak powiedziałem”. Pracownicy lubią być informowani. Informacje te pomagają im nie tylko organizować własne priorytety w pracy, ale pozwalają im zaangażować się w swoje zadania. Akceptacja oznacza poczucie, że to, co robią, jest ważne i to, co robi firma, jest ważne.
Nie bądź niejasny, wydając instrukcje. Jasne instrukcje podczas przydzielania zadań członkom zespołu zwiększą produktywność zespołu i rozwiążą później konflikty dotyczące wydajności.
Ludzie są jednostkami i mają w swoim życiu inne okoliczności, które mogą na nich wpływać. Mogą to być problemy osobiste lub zawodowe. Nieświadomość, że poszczególne osoby mogą mieć sprzeczne interesy z pracą i zadaniami, może utrudnić komunikację.
Jeśli komunikujesz się jasno i okazujesz wdzięczność swojemu zespołowi oraz wykonanej przez niego pracy, członkowie zespołu będą wiedzieć, że darzysz ich dużym szacunkiem i odpowiednio zareagują.
