Co pracodawcy robią z pracownikami surfującymi po Internecie w pracy

W zależności od analizowanego badania pracownicy spędzają w pracy od jednej do trzech godzin dziennie, surfując po Internecie w celach osobistych. Ponieważ większość badań opiera się na danych samodzielnie zgłaszanych przez pracowników, utrata produktywności w połączeniu z obawami pracodawców dotyczącymi tego, gdzie są ich pracownicy pracownicy surfują po Internecie w pracy powoduje, że coraz więcej pracodawców decyduje się na monitorowanie korzystania przez pracowników z Internetu.

Pracownicy robią zakupy, korzystają z usług bankowych, odwiedzają strony sportowe, płacą rachunki, rozmawiają na Facebooku, tweetują na Twitterze i nie tylko. W przypadku większości pracowników są to okazjonalne zajęcia, które wykonują podczas przerw i lunchu. Jeśli rzeczywiście poświęcą kilka minut w pracy, prawdopodobnie nadrobią to, odpowiadając na e-maile, gdy dzieci pójdą spać.

Nadużywanie Internetu w pracy

Odsetek pracowników nadużywa przywileju korzystania z Internetu w pracy. W jednej firmie niezadowolony przełożony spędzał 6–7 godzin dziennie na wszystkim, od poszukiwania pracy po wyszukiwanie przepisów, zakupy i pobieranie kuponów.

W innym przypadku pracownik zmienił położenie swojego komputera, przez co widok jego ekranu był niewidoczny dla nikogo poza pracownikiem. Wzbudziło to podejrzenia personelu IT, więc sprawdzili jego historię internetową i odkryli, że pracownik pobierał i oglądał filmy pornograficzne.

Gdyby pracodawca nie wiedział, że pracownik ogląda pornografię, mógłby spotkać się z poważnymi konsekwencjami pozew o molestowanie seksualne lub twierdzenie o wrogim środowisku pracy. Żaden z nich nie byłby mile widziany, więc pracodawca zwolnił pracownika. (Zasady pracodawcy dotyczące korzystania z Internetu jasno określają warunki, na jakich pracodawca może zwolnić pracownika.)

Nadzór pracodawcy nad pracownikami surfującymi po Internecie

Pracodawcy, którzy blokują dostęp pracownikom surfującym po Internecie w pracy, obawiają się, że pracownicy odwiedzają strony dla dorosłych treści o charakterze seksualnym, romantycznym lub pornograficznym, a także witryny z grami, sieciami społecznościowymi, rozrywką, zakupami/aukcjami i Sporty. Ponadto niektóre firmy stosują bloki adresów URL, aby uniemożliwić pracownikom odwiedzanie zewnętrznych blogów. Inni blokują dostęp do serwisów takich jak Facebook w pracy.

W zależności od firmy monitorowanie komputera przybiera różne formy: niektórzy pracodawcy śledzą zawartość, naciśnięcia klawiszy i czas spędzony przy klawiaturze; inni przechowują i przeglądają pliki komputerowe. Wiele firm korzysta z alertów, aby monitorować, co piszą o firmie pracownicy i inne osoby monitorować serwisy społecznościowe.

Kiedy firmy monitorują pocztę e-mail, niektóre korzystają z narzędzi technologicznych do obsługi zadania w poszukiwaniu kluczowych słów i fraz, podczas gdy inne wyznaczają pracownika do ręcznego przeczytania i przejrzenia wiadomości.

Dlaczego pracodawcy monitorują zachowania w Internecie

Pracodawcy uważają, że nadzór nad pracownikami jest niezbędny ze względu na produktywność pracowników, ze względów prawnych, bezpieczeństwo informacji firmowych oraz aby zapobiec atmosferze molestowania.

Manny Avramidis, prezes i dyrektor generalny American Management Association, pisze:

„Istnieją główne powody, dla których pracodawcy monitorują zachowania pracowników w Internecie w pracy, w zależności od organizacji i jej pracowników. Produktywność pracowników jest kluczowa. Niektóre firmy powiedzą, że kwestie tajemnicy handlowej są ważne, niekoniecznie dlatego, że pracownicy celowo dzielą się informacjami o firmie informacji, ale pracownicy mogą nie zdawać sobie sprawy ze znaczenia dla konkurencji takich elementów, jak nowe cechy produktu i organizacja wykresy.

„W witrynach intranetowych udostępniane są informacje, których pracodawcy nie chcą udostępniać osobom z zewnątrz ze względu na konkurencję i potrzebę wyprzedzenia konkurentów na rynku. Inne firmy obawiają się oszustw w zakresie bezpieczeństwa danych i dbania o to, aby informacje nie zostały skradzione.

„Niektóre firmy powiedzą, że ich głównymi problemami są bezpieczeństwo i produktywność, co może wiązać się z monitorowaniem lokalizacji pracowników za pomocą GPS [global pozycjonowanie satelitarne], kamery wideo w obszarach pracy produkcyjnej oraz ochroniarze kontrolujący dokumenty tożsamości i zawartość przynoszonych przedmiotów praca. Inni pracodawcy będą powoływać się na potencjalną odpowiedzialność, ponieważ zostali spaleni w sądzie. Większość organizacji ma pewien kapitał do monitorowania i jest to dość tanie. Tak robią.”

Więcej obaw pracodawców dotyczących surfowania po Internecie w pracy

Oprócz obaw związanych z rodzajami witryn odwiedzanych przez pracowników w pracy z tych powodów, szereg dodatkowych obaw motywuje pracodawców do monitorowania pracowników surfujących po Internecie w pracy.

Postępowania sądowe to poważny problem dla pracodawców, stwierdziła Nancy Flynn, dyrektor wykonawcza The ePolicy Institute i autorka książki Podręcznik ePolityki i inne książki związane z polityką internetową.

Według Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM): „W dobie informacji cyfrowej menedżerowie biznesowi, specjaliści HR, Specjaliści IT i prawnicy muszą ściśle współpracować w celu opracowania zasad i procedur związanych z zatrudnieniem ewidencjonowanie. W przypadku sporów związanych z zatrudnieniem prawdopodobnie zostanie przeprowadzone dokładne przeszukanie dokumentacji elektronicznej pracodawcy.

„Dane elektroniczne obejmują pocztę elektroniczną, strony internetowe, pliki edytorów tekstu, komputerowe bazy danych i wszelkie inne informacja przechowywana na komputerze i istniejąca na nośniku, który można odczytać tylko za pomocą komputery. Może to również obejmować pozostawione ślady elektroniczne, na przykład gdy menedżer dodaje lub usuwa tekst do oceny wyników, formuły używane przez pracowników do wykonywania obliczeń w arkuszach kalkulacyjnych lub edycji memorandum i innych przypadkowo przechowywanych dane.

„Dane elektroniczne stają się coraz ważniejsze w postępowaniach sądowych. Konsultacje z radcą prawnym w sprawie elektronicznego przechowywania, przechowywania i niszczenia danych są szczególnie ważne, ponieważ Federalne przepisy postępowania cywilnego — Zasada 34 została zmieniona w szczególności w celu uwzględnienia zasad odkrywania dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej Informacja."

Zdaniem Avramidisa z AMA inwigilacja pracowników jest nieunikniona, ponieważ technologia umożliwiająca jej realizację staje się tańsza. On pisze:

„Tam, gdzie pracodawcy często popełniają błędy, informują pracowników, że będą monitorowani, ale nie opisują dokładnie, jakiego zachowania się oczekuje, a jakiego nie. Ważne jest dokładne wyjaśnienie ich oczekiwań w stosunku do polityki. Zaleca się edukowanie pracowników i wyjaśnianie definicji uczciwego i akceptowalnego rocznego korzystania z Internetu i poczty elektronicznej.”

Coraz większa liczba stanów i jurysdykcji wymaga tego od pracodawców powiadamiać pracowników o monitoringu elektronicznymwiększość pracodawców dobrze radzi sobie z ostrzeganiem pracowników, gdy są obserwowani.

Większość pracodawców informuje pracowników, że firma monitoruje zawartość, naciśnięcia klawiszy i czas spędzony na klawiaturze, a większość informuje pracowników, że firma sprawdza ich sposób korzystania z komputera. Większość ostrzega również pracowników o monitorowaniu poczty elektronicznej.

Czy należy monitorować pracowników?

Monitorowanie czasu pracowników i korzystania z Internetu jest sygnałem nieufności i niestosowności z kulturą zorientowaną na pracownika która traktuje pracowników jako główne aktywa firmy.

Jeśli według niektórych raportów mniej niż 1% pracowników nadużywa swojego dnia pracy i pracodawcy zaufanie online, dlaczego 100% pracowników czuje się niekomfortowo i nie ufa im? Zatem praktyka elektroniczny monitoring pracowników w pracy ma mocne zalety i wady.

Elektroniczny nadzór pracowników w pracy może przynieść rezultaty korzystne dla pracodawcy w zakresie zwalczania nadużyć. Mogą chronić interesy pracodawcy w procesie sądowym – lub nie – w zależności od charakteru sytuacji.

Istnieją jednak istotne powody, dla których pracodawca może nie chcieć korzystać z monitorowania Internetu pracowników. Avramidis twierdzi, że ta decyzja zależy od firmy i środowiska pracy, jakie pracodawca chce stworzyć:

„W zależności od poziomu wolności dozwolonej w firmie lub rodzaju pracodawcy elektroniczny nadzór pracowników może nie być pożądany. Przykładem są firmy, które zatrudniają nowych absolwentów szkół wyższych, którzy mają całkowicie zamazane granice i są online przez cały dzień.

Podczas ważnych dni zakupów online, takich jak Cyberponiedziałek czy Prime Day, ważnych wydarzeń sportowych, takich jak marcowe szaleństwo mistrzostw NCAA i innych popularnych wydarzeń, pracodawcy mogą ulec pokusie przesadnej reakcji. Pracownicy mogą czuć się tak, jakby musieli się podkraść i oszukać, aby wykonywać swoje czynności w Internecie. Jednak zdrowa równowaga przynosi korzyści wszystkim stronom.

Pracodawcy mogą zastanowić się dwa razy nad opracowaniem i wdrożeniem zasad zabraniających korzystania z komputerów osobistych w trybie online w ciągu dnia pracy, gdy pracownicy nadal odpowiadają na e-maile po godzinach pracy.

Pracownicy muszą także przestrzegać zasad rozsądnego korzystania z Internetu. Niewielu pracodawców będzie sprzeczać się o kilka minut przed złożeniem zamówienia, ale wielu zasłużenie sprzeciwia się, gdy pracownik porównuje ceny online przez połowę dnia pracy. Tymczasem działy IT mają uzasadnione obawy dotyczące tego, jak przesyłanie strumieniowe spowalnia systemy firmowe.

Pracownicy powinni znać zasady i oczekiwania pracodawcy dotyczące Internetu, poczty elektronicznej i komputerów. Pracodawcy, którzy zwalniali pracowników za niewłaściwe korzystanie z poczty elektronicznej, zrobili to z następujących powodów:

• Naruszenie polityki firmy
• niestosowny lub obraźliwy język
• Nadmierne wykorzystanie osobiste
• Naruszenie zasad poufności firmy

Zapoznaj się z polityką pracodawcy dotyczącą korzystania z Internetu i poczty elektronicznej. To, czego nie wiesz lub na co nie zwracasz uwagi, może zaszkodzić Twojej pozycji u pracodawcy.

Alternatywy dla monitorowania pracowników

Oto sposoby na stworzenie środowiska organizacyjnego, w którym pracownicy nie nadużywają zaufania pracodawcy:

• Opracuj ciało stałe zasady korzystania z Internetu i poczty elektronicznej który zapewnia pracownikom jasne oczekiwania na temat stanowiska pracodawcy w sprawie czasu pracy online. Polityka ta może ogólnie zabraniać pewnych działań i odwiedzania witryn, nie wywołując przy tym poczucia, że ​​pracownicy czują się przestępcami. Polityka może podkreślać odpowiedzialność, wiarę, pewność zawodową i zaufanie.
• Przekaż zasady, korzystając z wielu przykładów, aby pracownicy nie byli zdezorientowani co do wymagań. Komunikuj na bieżąco swoje oczekiwania i zwracaj się indywidualnie do pracowników, którzy wykorzystują czas swojego pracodawcy. Jeśli produktywność lub wkład pracownika spadnie, skontaktuj się z nim, aby ustalić, czy korzystanie z Internetu wpływa na wydajność. Używać postępowa dyscyplina z pracownikami, którzy wielokrotnie naruszają Twoje oczekiwania i zaufanie.
• Szkoluj swoich menedżerów i przełożonych w zakresie ustalania i utrzymywania oczekiwań i zasad obowiązujących w miejscu pracy. Przeszkol ich, aby rozpoznawali sytuacje, w których pracownik może nadużywać czasu lub stron internetowych w pracy.
• Rozwijaj i utrzymuj kulturę zaufania. Najskuteczniejszym podejściem jest stworzenie środowiska, w którym pracownicy samodzielnie monitorują swój czas pracy online. Postępuj indywidualnie z pracownikami, którzy przekraczają granicę. Nie obciążaj większości swoich ciężko pracujących pracowników zbyt obciążające polityki z powodu działań kilku. Pozbądź się nielicznych.

Monitorowanie powoduje, że pracownicy marnują energię na zamartwianie się, czy to, co robią, jest akceptowalne, i zachęca do działania w trybie pracy od 9 do 17. Jakiś Pracodawca z wyboru znajduje alternatywy dla monitorowania Internetu pracowników.