Posiadanie odnoszącej sukcesy firmy, a faktyczne jej prowadzenie to dwie zupełnie różne rzeczy. Możesz mieć ogromny kapitał i mnóstwo stałych klientów, ale Twoja firma nie będzie prosperować, jeśli będziesz to robić nie posiadasz również skutecznych umiejętności prowadzenia księgowości – przynajmniej jeśli zamierzasz zajmować się sprawami finansowymi się.
Księgowość to podstawowa rola, z którą powinien sobie poradzić każdy właściciel firmy, a jeśli on nie jest w stanie tego zrobić, powinien skorzystać z pomocy kogoś, kto może się tym zająć. Nie musisz koniecznie zatrudniać księgowego lub wewnętrznego księgowego, aby zrobił to za Ciebie. Zamiast tego wielu właścicieli firm zleca swoje potrzeby księgowe na zewnątrz.
Oto niektóre korzyści i rozważania związane z zatrudnieniem zewnętrznej usługi księgowej dla Twojej firmy.
Otrzymasz bezstronną opinię finansową
Wadą zatrudnienia wewnętrznego księgowego jest to, że może on emocjonalnie zaangażować się w codzienne prowadzenie firmy. Zewnętrzna usługa księgowa nie ma nic wspólnego z Twoją firmą. Jego celem jest zapewnienie Ci jasnego wglądu w sytuację finansową Twojej firmy, a nie klepanie po plecach i wmawianie, że wszystko będzie dobrze, nawet jeśli tak nie jest. Usługa księgowa musi jedynie wykonać prace księgowe niezbędne do utrzymania działalności Twojej firmy i pokazać jej mocne i słabe strony finansowe. Z technicznego punktu widzenia nie jest to część Twojej firmy.
Unikniesz konfliktu interesów
Powierzenie księgowości jednemu z właścicieli może być ryzykowne dla niektórych przedsiębiorstw, takich jak spółki osobowe. Oskarżenia o niewłaściwe postępowanie mogą potencjalnie zrujnować relacje biznesowe, nawet jeśli błąd w prowadzeniu dokumentacji jest niezamierzony. Właściciel może znaleźć się w niefortunnej sytuacji konieczności dokonania wyboru między tym, co jest najlepsze dla niego samego, a tym, co jest najlepsze dla firmy. Nie oznacza to, że nie stawiałby biznesu na pierwszym miejscu, ale inni w firmie mogą zastanawiać się nad jego zamiarami, gdyby coś poszło nie tak. Korzystanie z niezależnej usługi księgowej pozwala uniknąć tej pułapki i może zwiększyć pewność wśród właścicieli, że wszystkie sprawozdania księgowe są prawdziwe, dokładne i pozbawione stronniczości.
Na co zwracać uwagę w usługach księgowych
Zewnętrzni księgowi to zazwyczaj osoby posiadające odpowiednie doświadczenie w zakresie usług księgowych i audytorskich świadczonych na rzecz różnorodnych rodzajów przedsiębiorstw. Rozmawiając z księgowymi, wybierz tego, który dobrze zna Twój rodzaj działalności. Poszukaj zewnętrznego księgowego, który specjalizuje się we współpracy z firmami podobnymi do Twojej, ale nie zapomnij o podstawowej wiedzy specjalistycznej w tym procesie. Usługa powinna także posiadać doskonałe umiejętności ogólne i doświadczenie w ustalaniu zysków, obroty i straty, a także inne wskaźniki finansowe, które pomogą Ci określić sytuację finansową Twojej firmy biznes.
Obniżysz koszty
Jednym z kluczowych elementów prowadzenia każdej firmy jest dokładne kontrolowanie całkowitych poniesionych kosztów. Celem właściciela firmy jest zmniejszenie całkowitych kosztów swojej działalności, a jednym ze sposobów osiągnięcia tego jest kontrolowanie wynagrodzeń pracowników — zwykle poprzez zatrudnianie mniejszej liczby osób.
Wynagrodzenie i świadczenia wypłacane wewnętrznemu księgowemu mogą być znaczące. Firma może działać bez księgowego, jeśli właściciel firmy lub jeden z właścicieli firm zbiera faktury, płatności, sprzedaż kredytową i inne istotne informacje finansowe. Może wówczas przekazać niezbędną dokumentację zewnętrznemu księgowemu dla celów księgowych. Koszt outsourcingu księgowości jest zazwyczaj znacznie niższy niż zatrudnienie księgowego na pełny etat.
